Im X.500-Verzeichnisdienst des HRZs ist mit der X.500-Datenbank die Struktur der Universität nachgebildet mit ihren Fachbereichen und Fachgebieten, ihrer Verwaltung und deren Unterstrukturen, den Zentren und Betriebseinheiten etc. Die personenbezogenen Einträge darin enthalten jeweils die E-Mail-Adresse der betreffenden Person.

Im Unterschied zu anderen Verteilern bestehen dynamische Mail-Verteiler nicht aus einer festen Liste von E-Mail-Adressen. Diese werden erst zum Verteilzeitpunkt dynamisch aus denjenigen X.500-Einträgen ermittelt, die aufgrund der Regeln (Filter) des Verteilers in der X.500-Datenbank angetroffen werden.

Die Verteiler bedienen nur die in der X.500-Datenbank eingetragenen Personen. Alle Studierenden sind eingetragen und sollten ihre JLU-Mail-Adresse benutzen. Beschäftigten der JLU wird daher empfohlen, sich eine E-Mail-Adresse mit Benutzerkennung am HRZ zu besorgen.

Besonders einfach sind damit Verteiler zu definieren, die E-Mail-Adressen einer Teilstruktur der X.500-Datenbank ansprechen sollen. Beispiele hierzu sind die Mitarbeiter eines Dezernats oder die Studierenden bzw. Mitarbeiter eines Fachbereichs. Dynamische Mail-Verteiler können nur im Auftrag der Verantwortlichen durch das HRZ angelegt und betreut werden.

Neu anzulegende Verteiler

Der Wunsch nach neu anzulegenden Verteilern ist in Absprache mit dem HRZ umzusetzen, sofern es möglich ist. Dies ist der Fall bei Verteilern, deren Filter Teilstrukturen der X.500-Datenbank erfassen und die für die weitere Auswahl nur auf (vom HRZ) gepflegte Merkmale der angetroffenen Personeneinträge zugreifen. Das Einbeziehen eines neuen Merkmals ist technisch möglich und erfordert eine Zusammenarbeit mit seinem Lieferanten. Dies kann sich jedoch als aufwendig und vom Datenschutz her als problematisch erweisen. Beispielsweise wird das Merkmal Geschlecht derzeit nicht geführt und ein nachträgliches Einbeziehen wäre aufwendig und datenschutzrechtlich problematisch.

Ein vom HRZ gepflegtes Merkmal eines Personeneintrags ist beispielsweise der Employee Type.

Employee Type = 11   Student/Studentin

                19   11 im Adios-Service


                00   Betreffende Person gehört nicht zur JLU

                21   Mitarbeiter/in mit den Unterklassen:

                     22   Beamter/Beamte

                     23   Professor/in

                     24   frei etwa für Angestellter/Angestellte

                     25   frei etwa für Arbeiter/in

                29   21 im Adios-Service

Dies ermöglicht die hier beschriebenen Verteiler.

who/submit Rechte

Die E-Mail-Adressen in den Verteilerlisten werden zum Zeitpunkt der Anwendung aus der X.500-Datenbank erzeugt und umfassen somit alle aktiven Personeneinträge. Damit diese Listen nicht missbraucht werden können, wird von den Verantwortlichen der betreffenden Bereiche nur wenigen Personen das Recht eingeräumt, die jeweiligen Verteilerlisten zu nutzen. Die Umsetzung geschieht mit Hilfe eines formlosen Antrags an das HRZ.

Hinweise für die Nutzung

Personen mit Beauftragungs- oder Nutzungsrechten für dynamische Mail-Verteiler mögen folgende Punkte beachten.

• Angesprochen wird ein dynamischer Mail-Verteiler Listenname durch:

    From: E-Mail-Adresse

    To: Listenname@uni-giessen.de

E-Mail-Adresse muss für den Verteiler Listenname submit-Rechte haben.

• Die Adressaten eines Verteilers Listenname lassen sich abfragen mit der E-Mail:

    From: E-Mail-Adresse

    To: DLmanager@hrz.uni-giessen.de

    Subject: (wird nicht beachtet)



    who Listenname

    end

E-Mail-Adresse muss für den Verteiler Listenname who-Rechte haben.

• Wie bei allen E-Mails ist auch hier die Subject:-Angabe ohne Umlaute und "ß" zu schreiben. Über dynamische Mail-Verteiler dürfen keine Anhänge versandt werden, weil deren Zustellung einerseits nicht zuverlässig funktioniert und andererseits eine Vervielfältigung des Platzbedarfs der Anlage (in den Postfächern der Adressaten) bewirkt.
  

• Sollten Sie dennoch einen Anhang versenden müssen, speichern Sie diesen im Ordner Ihrer persönlichen Homepage und geben Sie die Web-Adresse des Anhangs in der E-Mail an.

• Oftmals werden über einen dynamischen Mail-Verteiler sehr viele Personen angesprochen. Respektieren Sie daher die Verhältnismäßigkeit beim Einsatz von Rundschreiben, um auf Dauer deren Beachtung nicht zu gefährden. Dazu gehört auch die mühelose Lesbarkeit (ansprechende Strukturierung von Inhalt und Form - zielgruppenabhängig) des Schreibens.