Von den Dienststellen der JLU

Gemäß den Bestimmungen des Hessischen Archivgesetzes sind alle Dienststellen und Verwaltungseinheiten der Justus-Liebig-Universität verpflichtet, diejenigen Akten und Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienstbetrieb benötigt werden, vor der Aussonderung und Vernichtung dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Diese Anbietungspflicht gilt auch für elektronische Unterlagen. Das Universitätsarchiv entscheidet dann darüber, welche Unterlagen archivwürdig sind und übernommen werden bzw. welche Unterlagen nicht archivwürdig sind. Letztere können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kassiert (vernichtet) bzw. im Fall elektronischer Unterlagen gelöscht werden.

Wenn in einer Dienststelle der JLU Altakten ausgesondert werden sollen, ist das Universitätsarchiv möglichst rechtzeitig zu benachrichtigen. Es wird dann ein Termin vereinbart, an dem ein Archivmitarbeiter die auszusondernden Unterlagen vor Ort sichtet und bewertet. Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen werden anschließend in das Archiv zur weiteren Aufbewahrung und Bearbeitung übernommen. 

Aus privater Hand

Neben der Archivierung der im Dienstbetrieb der Justus-Liebig-Universität und ihren Dienststellen erwachsenen Akten ist das Universitätsarchiv daran interessiert, Unterlagen aus privater Hand zur Dokumentation der Gießener Universitätsgeschichte zu sammeln, aufzubewahren und für Forschungszwecke zur Verfügung zu stellen. Das Spektrum reicht dabei von Nachlässen ehemaliger Gießener Wissenschaftler über Vorlesungsmitschriften und Fotoalben bis zu einzelnen Schriftstücken (etwa einem Brief) oder einem Flugblatt einer Gießener Studentenorganisation. Wenn Sie solche Unterlagen besitzen, die Sie an ein öffentliches Archiv abgeben möchten, dann wenden Sie sich an uns. Wir freuen uns über Ihre Nachricht. Ihre Unterlagen können Sie dem Universitätsarchiv entweder als Schenkung überlassen oder als Depositum (mit Eigentumsvorbehalt) nach Abschluss eines Depositalvertrags übergeben. In beiden Fällen wird das übergebene Material im Universitätsarchiv sorgfältig aufbewahrt und der Forschung zugänglich gemacht.