Die rechtliche Grundlage hierfür ist das Hessische Archivgesetz. Universitätsarchive haben ebenso wie die Staatsarchive einen klar ausgewiesenen Zuständigkeitsbereich, den sogenannten Archivsprengel. Darin haben sie die alleinige Zuständigkeit für die aus dem laufenden Dienstbetrieb auszusondernden Unterlagen und für die Dokumentation dieser Materialien. Der Archivsprengel des Gießener Universitätsarchivs umfasst den gesamten Bereich der Justus-Liebig-Universität mit allen dazugehörigen Dienststellen, Fachbereichen, Instituten, Seminaren und sonstigen wissenschaftlichen Einrichtungen.

Die nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigten Akten sind von den Dienststellen der JLU dem Universitätsarchiv zur Archivierung anzubieten. Dieses hat dann zu bewerten, welche der angebotenen Unterlagen rechtswahrenden Charakter und historischen Wert haben und somit „archivwürdig" sind. Die archivwürdigen Unterlagen werden vom Archiv übernommen und auf Dauer aufbewahrt. Sie bilden die Grundlage für spätere Forschungen und können bei Bedarf von der Universitätsverwaltung genutzt werden. Nicht archivwürdige Akten, also Akten, deren Inhalt keine dauernde Aufbewahrung erfordert, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet (kassiert) werden. An die Aktenübernahme schließen sich im Archiv Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten an, deren Abschluss die Erstellung von Findmitteln bildet. Durch diese Findmittel, die zum Teil auch bereits online verfügbar sind, wird den Benutzern ein leichter Zugang zu den Archivbeständen ermöglicht.