Im Rahmen der Abrechnung von Reisekosten wird gegenwärtig ein Ausdruck des SAP-Reisekostennachweises in Papierform per Hauspost verschickt. Dieses Vorgehen beinhaltet neben dem enormen Papierverbrauch auch erhöhten administrativen Aufwand und führt zu entsprechend höherem Aufkommen an interner Dienstpost.

Mit dem Ziel einer Kostenreduzierung und einer höheren Verwaltungseffektivität wird ab 01.01.2012 das bisherige Verfahren durch eine technische Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug ersetzt.

Die Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug erfolgt durch die Erstellung der Reisekostenabrechnung als PDF-Dokument innerhalb des SAP-Systems. Das Dokument wird direkt an den Kontoauszug angehängt und kann von dort per Doppelklick auf die Buchungsposition als Beleg angesehen werden. Somit wird der zweiseitige Reisekostennachweis nicht mehr in Papierform, sondern als PDF-Beleg innerhalb des SAP-Kontoauszugs dem Kostenstellen-/Projektverantwortlichen zur Verfügung gestellt. Wie Sie den Beleg anzeigen können erfahren Sie im entsprechenden Handbuch.

Der Verfahrensumstellung haben der Datenschutzbeauftragte sowie der Personalrat zugestimmt.

Bitte beachten Sie diese Neuregelung; für Rückfragen stehen Ihnen die für die Abrechnung zuständigen Beschäftigen im Finanzdezernat gerne zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie auch im Bereich Reisekosten und im Rundschreiben 2011/26.