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Umgang mit elektronischer Post

Wichtige Hinweise für den Umgang mit elektronischer Post.

 

Schlüsselwörter:

Viren, Spam, ausbleibende Post, abgewiesene Post, Verfügbarkeit, SMS-Dienst, unerwünschte Post, mit SSL geschützte Verbindungen, digitale ID, Verschlüsseln, Zertifizieren, Posteingang, Konfiguration.

Inhalt:

Kenntnisse über die Handhabung und Bedienen des verwendeten Mail-Programms allein reichen nicht aus, mit elektronischer Post wirkungsvoll und effektiv umzugehen. Nehmen Sie daher bitte folgende weitere Information zur Kenntnis:

1 Ausbleibende elektronische Post

Um das Ausbleiben elektronischer Post zu beurteilen, muss ein Zugriff auf den Rechner Ihrer Mailbox mit den Zugangsdaten Benutzerkennung und Passwort überhaupt erst möglich sein. Häufig beginnen hier schon die Probleme, dass etwa

  • Passwort nach einer Neuanmeldung beim HRZ noch nicht gültig ist,
  • Passwort vergessen wurde,
  • Eingabefehler gemacht werden und
  • die Groß-/Kleinschreibung bei Benutzerkennung und Passwort unbeachtet bleibt.

Es gibt nun unterschiedliche Gründe, warum elektronische Post ausbleibt:

Sie schauen nicht in denjenigen Briefkasten, wohin das Mail-System des HRZs Post für Sie ablegt.
Die Zustelladresse Ihres Eintrags in der X.500-Datenbank legt fest, wohin vom Mail-System des HRZs Post für Sie abgelegt wird. Dort können an Sie adressierte Briefe vorgefunden werden (sofern hier keine Briefumleitung gesetzt ist). Die meisten Zustelladressen führen zu den HRZ-Rechnern imap.stud.uni-giessen.de und imap.hrz.uni-giessen.de, viele jedoch auch zu entsprechenden Rechnern der Institute, Kliniken oder Zentren.

Lassen Sie sich vom Mail-Support (Tel. 99-13100) die Zustelladresse geben, um überprüfen zu können, ob das von Ihnen verwendete Mail-Programm auf den richtigen Briefkasten zugreift.

Ist dies sichergestellt und Post für Sie bleibt nach wie vor aus, dann studieren Sie folgende weitere Situationen.

Keiner nutzt Ihre E-Mail-Adresse für den Briefversand.
Ist Ihre E-Mail-Adresse unbekannt oder wird sie (noch) nicht genutzt, dann bekommen Sie keine Post. Schreiben Sie sich also selbst einen Brief. Trifft dieser ein oder erreicht Sie stattdessen ein Fehlerbrief, dann ist der Postempfang erwiesen. Nur haben Sie im Falle des Fehlerbriefs Ihre eigene E-Mail-Adresse falsch geschrieben. Die richtige Adresse entnehmen Sie bitte der X.500-Datenbankund leiten sie ggf. an Ihre Briefpartner weiter.

Erfolgt dagegen (auch nach Stunden) keine Reaktion, dann liegt einer der folgenden Fälle vor.

Briefpartner benutzen nicht Ihre gültige E-Mail-Adresse.
Dies kann etwa daran liegen, dass Sie Ihren Briefpartnern eine E-Mail-Adresse haben zukommen lassen, die fehlerhaft oder ungültig ist. Dies kann dadurch geschehen, dass im verwendeten Mail-Programm eine falsche Absenderadresse konfiguriert ist. Die Antworten abgehender Briefe werden zwangsläufig abgewiesen. Überprüfen Sie die Konfiguration.

Ist dies sichergestellt und Post für Sie bleibt nach wie vor aus, dann studieren Sie folgende weitere Situationen.

Ihre Mailbox ist noch nicht ansprechbar.
Nach einer Neuanmeldung dauert es etwa 2 bis 3 Tage, bis die beantragte E-Mail-Adresse funktioniert. Das Eintreffen der Begrüßungs-Mail signalisiert dies.

Sollte auch dieser Fall nicht zutreffen, dann lesen Sie weiter.

Ihr X.500-Eintrag ist nicht ansprechbar.
Bei abgelaufenem X.500-Eintrag (Stichwort Adios-Service) erfolgt keine Briefzustellung, ebenso bei fehlerhaftem X.500-Eintrag. Wenden Sie sich an operat@hrz.uni-giessen.de(Tel. 99-13013).

Sollte auch dieser Fall nicht zutreffen, dann lesen Sie weiter.

Die Zustelladresse Ihres X.500-Eintrags ist nicht ansprechbar.
Nehmen Sie Kontakt auf mit dem Mail-Support (Tel. 99-13100), wenn die Zustelladresse zu den HRZ-Rechnern imap.stud.uni-giessen.de oder imap.hrz.uni-giessen.de führt.
Zentrale Viren-Scanner löschen von Viren befallene Briefe.
Weltweit eingerichtete zentrale Viren-Scanner unterschiedlicher Bereiche (auch der von uni-giessen.de) müssen wegen des sehr hohen Aufkommens oftmals Briefe löschen ohne den Absender zu informieren.
Die Zustellung erfolgte, aber die Briefe können via POP oder IMAP nicht zum PC gebracht werden.
Für diese Situation gibt es mehrere Ursachen:
  • Benutzerkennung oder Passwort für den POP-/IMAP-Server sind falsch. Überprüfen Sie Ihre Zugangsdaten.
  • Der erste vom POP-Server zu transportierende Brief ist sehr groß (etwa eine graphische Datei von mehreren MBytes) und kann deswegen nicht auf den PC übertragen werden. Alle folgenden Briefe sind dadurch nicht erreichbar. Wenden Sie sich an die für den POP-Server zuständige Person.
  • Die Datenstruktur Ihrer Mailbox auf dem POP-/IMAP-Server ist defekt. Dies kann mit Telnet/Teraterm und einem Mail-Programm (etwa Pine) überprüft werden. Wenden Sie sich an die für den POP-/IMAP-Server zuständige Person.
  • Ein weiterer mit Ihrer Mailbox befasster POP-/IMAP-Prozess des POP-/IMAP-Servers kann weitere Zugriffe blockieren. Sofern Sie ihn nicht selbst beenden können, wenden Sie sich an die für den POP-/IMAP-Server zuständige Person.
  • Andere Ursachen kommen selten vor. Wenden Sie sich an die für den POP-/IMAP-Server zuständige Person.
Die Zustellung erfolgte, aber Briefanlagen können nicht eingesehen werden.
Für diese Situation gibt es mehrere Ursachen:
  • Betreffender Brief enthält keine Anlagen. Im Eingangsordner werden Briefe mit Anlagen von den meisten Mail-Programmen markiert.
  • Der Codierungstyp wird nicht erkannt oder ist nicht vorhanden. Bitten Sie den Absender des Briefes, die Anlage mit einem bekannten Codierungstyp (z.B. MIME) erneut zu schicken.
  • Die Namenserweiterung der Anlage wird nicht erkannt oder ist nicht vorhanden. Sofern er dem Mail-Programm durch Konfiguration nicht bekannt gemacht werden kann, speichern Sie die Anlage mit dem Dateityp ab und rufen explizit das zugehörige PC-Programm auf (bei datei.doc etwa das PC-Programm Word).
    Zum Schutze der Briefempfänger verändern Viren-Scanner mancher Mail-Systeme den Dateityp der Anlage, damit sie nicht ausgeführt werden kann. Bitte beachten Sie entsprechende Änderungshinweise und vermeiden das explizite Ausführen der Anlage.
  • Das zum Dateityp gehörige Programm ist auf dem PC nicht aufrufbar. Machen Sie es ggf. durch Installation aufrufbar (beim Dateityp xls etwa das PC-Programm Excel).
Die Domäne des Absenders steht auf einer Black- oder Grey-Liste für Spam.
Zur Eindämmung der Spam-Flut verwendet das Mail-System des HRZ für Spam-Absenderdomänen Black- und Grey-Listen. Post von darin aufgeführten Domänen wird nicht angenommen.
Ihre Mailbox ist voll.
Durch viele oder große Briefe kann das Fassungsvermögen Ihrer Mailbox erreicht werden und weitere Post bleibt aus. Bereits ein sehr großer Brief, wie etwa ein gut gemeintes Bild, kann diese Situation hervorrufen. Schaffen Sie Platz in Ihrem Briefkasten möglichst jedoch nicht unter Verwendung eines POP-Klienten (, da hierzu der Inhalt der gesamten Mailbox übertragen werden muss - ein meist zeitraubender und fehleranfälliger Prozess).
Andere Fehlersituationen
Andere Fälle treten selten auf und können, sofern die Ursache nicht klar ist, beim Mail-Support (Tel. 99-13100) erfragt werden.

Das Eintreffen elektronischer Post ist Voraussetzung für die Hinweise des folgenden Kapitels.

2 Abgewiesene elektronische Post

Elektronische Briefe aus dem Bereich uni-giessen.de müssen dem zentralen Mail-Server des HRZs übergeben werden, der den Weitertransport aufgrund der jeweils angegebenen Zieladresse organisiert. Briefe anderer Bereiche werden abgewiesen, wenn keine Zugangsdaten angegeben wurden.

Entstehen bereits bei der Übergabe an den zentralen Mail-Server Schwierigkeiten, dann können

  • fehlerhafte Konfiguration des verwendeten Mail-Programms,
  • Probleme an der Verbindung zum HRZ oder
  • Probleme am zentralen Mail-Server des HRZs

Ursache dafür sein. Überprüfen Sie die Konfiguration und wenden Sie sich ggf. an die zuständigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des HRZs.

Abgewiesene elektronische Post entsteht dann, wenn eines der beteiligten Mail-Systeme seinen Transport- oder Ablageauftrag nicht wahrnehmen kann. Es schickt das Schreiben mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Absender zurück. Bei vielen Briefen, die den Bereich uni-giessen.de nicht verlassen können oder sollen, leistet dies bereits das zentrale Mail-System des HRZs.

Hauptursache für abgewiesene elektronische Post sind fehlerhafte E-Mail-Adressen. Es gibt jedoch auch andere Gründe, warum elektronische Briefe abgewiesen werden.

2.1 Fehlerhafte E-Mail-Adressen

Für den Anfänger gibt es viele Möglichkeiten, E-Mail-Adressen falsch zu schreiben. Die meisten Adressierungsfehler lassen sich vermeiden, wenn folgende Punkte über den Aufbau einer E-Mail-Adresse beachtet werden:

  • E-Mail-Adressen enthalten bei der hauptsächlich verwendeten Domain-Schreibweise das Zeichen @ genau einmal, das lokalen und globalen Adressteil trennt. Sie haben die Form local@domain. Eine formal richtige E-Mail-Adresse ist etwa Dietmar.F.Schaefer@sowi.uni-giessen.de
  • Akzeptiert wird auch text<local@domain>, also etwa Hugo Mueller<muh@vax.dom.edu>.
    Mit text kann die E-Mail-Adresse kommentiert werden. local kennzeichnet den Eigentümer der E-Mail-Adresse innerhalb des Bereiches domain. Oftmals ist domain auch die Internet-Adresse eines Rechners und local eine Benutzerkennung darauf.
  • local und domain müssen frei von Leerzeichen sein und bestehen i.a. aus mehreren durch das Zeichen Punkt getrennten Teilen, wobei domain mindestens einen Punkt enthält.
  • text, local und domain dürfen keine Kommata, Umlaute, akzentuierte Zeichen und ß enthalten. Die Groß-/Kleinschreibung ist nicht signifikant und kann überall verwendet werden.

Auch wenn der Aufbau einer E-Mail-Adresse formal richtig ist, kann betreffender Brief dennoch abgewiesen werden (meistens mit dem Subject: Undeliverable mail, seltener mit dem Subject: Nondeliverable mail oder Returned mail: Service unavailable) mit einer der folgenden Fehlerangaben im Rumpf des Briefes:

No such host oder ähnlich lautende Angabe
Den durch die Angabe domain zu ermittelnden Zielrechner gibt es nicht. Dies stellt i.a. bereits das zentrale Mail-System des HRZs fest. Überprüfen Sie den Adressteil domain. Flüchtigkeitsfehler sind oftmals die Ursache, indem etwa

tonline.de, t-online.d, t_online.de statt t-online.de,
aol.co, al.com statt aol.com,
compuserv.com statt compuserve.com,
uk.ac.oxford statt oxford.ac.uk
uni.giessen.de, uni_giessen.de, uni-giessen.d statt uni-giessen.de

geschrieben wird. Häufig sind Buchstabendreher oder ein fehlendes Zeichen (z.B. ein Punkt oder der letzte Buchstabe) der Grund für den abgewiesenen Brief. Wird kein Fehler gefunden, dann kann beim Mail-Support nachgefragt werden, indem der abgewiesene Brief mit entsprechender Anmerkung dorthin weitergeleitet wird.

User unknown oder ähnlich lautende Angabe
Diese Fehlermeldung stammt von einem für den Bereich domain zuständigen Mail-System. Sie besagt, dass local im Bereich domain nicht auffindbar ist. Überprüfen Sie den Adressteil local. Häufig sind einfache Schreibfehler die Ursache. Notfalls kann auch der für domain zuständige Postmaster konsultiert werden, indem der abgewiesene Brief mit entsprechender Frage an postmaster@domainweitergeleitet wird.

Beispielsweise wurde bei

550 <IngridSeibolt@rz.uni-greifswald.de>...User unknown
...

ein Punkt zwischen Ingrid und Seibolt vergessen.

Mail-Systeme mit angeschlossener X.500-Datenbank bieten Möglichkeiten zum Auffinden von E-Mail-Adressen. Für den Bereich uni-giessen.de ist der Einstieg bei https://ldapsearch.uni-giessen.de zu finden.

Ambiguous name oder ähnlich lautende Angabe
Diese Fehlermeldung stammt von einem für domain zuständigen Mail-System mit angeschlossener (X.500)-Datenbank. Sie besagt, dass local im Bereich domainnicht eindeutig auffindbar ist. Das Mail-System des HRZs wird dem abgewiesenen Brief das Suchergebnis -- also welche Namen gefunden wurden -- mitgegeben. Schicken Sie den Brief erneut ab mit eindeutiger E-Mail-Adresse.

Beispielsweise könnte die E-Mail-Adresse Michael.Schmidt@uni-giessen.de zu einer Fehlermeldung mit folgendem Suchergebnis führen:

Michael.Schmidt@wirtschaft.uni-giessen.de
Michael.Schmidt@psychol.uni-giessen.de
Michael.Schmidt@math.uni-giessen.de

Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse aus und schicken den Brief erneut ab.

Andere Fehlermeldungen
treten selten auf. Sie können beim Mail-Support erfragt werden, indem der abgewiesene Brief mit entsprechender Anmerkung dorthin weitergeleitet wird.

An dieser Stelle soll ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass oben genannte Fehler auch bei einer E-Mail-Adresse auftreten können, die dem From:-Feld eines bereits zugestellten Briefes entnommen worden ist (wie etwa bei der Funktion Reply zum Beantworten eines Briefes). From:-Adressen werden als solche selten überprüft und können fehlerhaft sein.

2.2 Ursachen der Unzustellbarkeit

Sehr viel seltener werden Briefe mit gültiger E-Mail-Adresse abgewiesen. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe, von denen hier die wichtigsten genannt werden:

Zielsystem zur Zeit nicht verfügbar
Ist das durch die E-Mail-Adresse festgelegte Zielsystem nicht erreichbar, dann kann betreffender Brief nicht zugestellt werden. Das Mail-System des HRZs wiederholt den Zustellversuch nach 15 bis 30 Minuten. Nach 4 Stunden wird der Briefabsender darüber informiert, dass bislang noch kein Brieftransport möglich war. Erst wenn innerhalb von 72 Stunden keine Zustellung erfolgreich war, wird der Brief mit einer entsprechenden Meldung abgewiesen.

Dieser Umstand kann unterschiedliche Ursachen haben und ist durchaus nicht ungewöhnlich. Wenn er eintritt, sollten Sie einen kurzen Testbrief an betreffende E-Mail-Adresse schicken mit der Bitte um Eingangsbestätigung. Es könnte sein, dass das Zielsystem inzwischen wieder ansprechbar ist.

Brief zu lang für ein beteiligtes Mail-System
Kann eines der beteiligten Mail-Systeme den Brief wegen seiner Größe nicht aufnehmen (wofür es viele Gründe gibt), dann wird der Brief mit einer entsprechenden Meldung abgewiesen.

Sie können Ihren Brief ggf. in kleineren Portionen versenden.

Brief zu lang für die Ziel-Mailbox
Im allgemeinen können elektronische Briefkästen nicht beliebig viele oder beliebig große Briefe aufnehmen, da betreffende Systemdateien von den Rechnerbetreibern limitiert sind. Kann die durch die E-Mail-Adresse festgelegte Ziel-Mailbox den Brief nicht aufnehmen, dann wird er mit einer entsprechenden Meldung abgewiesen.

Kontaktieren Sie ggf. telefonisch den Inhaber der Ziel-Mailbox.

Abgebrochene Mail-Schleifen
Die meisten Mail-Systeme gestatten die Briefumleitung. Zu jeder Adresse bzw. Mailbox kann vom Inhaber veranlasst eine Umleitung gesetzt werden, die eintreffende Post an eine andere E-Mail-Adresse weiterleitet. Eine Mail-Schleife entsteht dann, wenn eine Umleitungsadresse auf die Absenderadresse zurückführt. Dabei können mehrere Mail-Systeme beteiligt sein.

Es kann durchaus vorkommen, dass ein Brief beim empfangenden Mail-System eine Mail-Schleife auslöst. Sie kann von einem guten Mail-System erkannt, abgebrochen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgewiesen werden. Bitte informieren Sie den Postmaster des Zielsystems, damit er den Fehler beheben kann.

Unzureichende Zugriffsrechte der Ziel-Mailbox
Vergleichsweise selten passiert es, dass die durch die E-Mail-Adresse festgelegte Ziel-Mailbox falsche Zugriffsrechte besitzt und deswegen keine Briefe mehr angefügt werden können. Auch hier wird vom empfangenden Mail-System der Brief mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgewiesen. Bitte informieren Sie den Postmaster des Zielsystems.
Andere Fehlersituationen treten selten auf
und können, sofern die Ursache nicht klar ist, beim postmaster@uni-giessen.de erfragt werden, indem der abgewiesene Brief mit entsprechender Anmerkung dorthin weitergeleitet wird.

3 Verfügbarkeit elektronischer Post bei Ortswechsel

Bei einem Ortswechsel können unterschiedliche Maßnahmen für die Verfügbarkeit elektronischer Post getroffen werden.

3.1 E-Mail-Zugriff von Außen (anderer Provider)

Es gibt zwei Möglichkeiten, elektronische Post an der JLU von außerhalb (etwa über t-online.de, gmx.de, web.de etc.) zu bearbeiten. Dazu müssen die verwendeten Mail-Programme entsprechend konfiguriert werden.

3.2 Abwesenheitsmeldung oder E-Mail-Um- bzw. Weiterleitung

Ihr X.500-Datenbankeintrag kann entweder eine Abwesenheitsmeldung oder eine E-Mail-Weiterleitung enthalten:

  • Briefpartner, die Ihre Adresse im To:-Feld verwenden, sollen eine Abwesenheitsmeldung erhalten, die Sie selbst eintragen bzw. ändern können. Die anfallende Post kann dann auflaufen, Briefabsender werden jedoch über Ihre Abwesenheit höchstens einmal innerhalb von 7 Tagen informiert (zur Vermeidung von Mail-Schleifen). Wird über eine Inline-Liste eine interne Zustelladresse angesprochen oder ein Brief zentral als Spam markiert, dann erhält der Briefabsender keine Abwesenheitsmeldung.
  • Die anfallende Post soll weitergeleitet werden an eine andere E-Mail-Adresse, die Sie selbst eintragen bzw. ändern können. Bitte beachten Sie, das HRZ kann keine Verantwortung für den Verlust wichtiger E-Mails übernehmen, wenn diese an einen externen Mailanbieter umgeleitet werden. Wichtige universitäre E-Mails sollten in jedem Fall an Ihr Uni-Postfach zugestellt werden. Nur dann können die HRZ-Mitarbeiter zur Lösung von Problemen voll umfänglich tätig werden. Es ist nicht garantiert, dass eine umgeleitete E-Mail vom externen Mailanbieter angenommen und ordnungsgemäß zugestellt wird. Es ist empfehlenswert, Weiterleitungen allenfalls in Kopie vorzunehmen und regelmäßig das Uni-Postfach zu überprüfen.
  • Mit Inkrafttreten der neuen Benutzungsordnung des HRZ ist die Nutzung der JLU E-Mail-Adresse verpflichtend. Daher können keine Umleitungen auf externe Adressen mehr eingerichtet werden. Bestehende Umleitungen müssen mit einer Frist von 6 Monaten nach Inkrafttreten der Ordnung in der Benutzerdatenbank entfernt bzw. auf Weiterleitung in Kopie umgestellt werden, damit sicher gestellt ist, dass universitäre E-Mails in Ihrem JLU Postfach abgelegt werden. Darüber hinaus bestehende Umleitungen werden nach vorheriger Ankündigung automatisch umgestellt. Externe Adressen in Studieninformationssystemen wie Stud.IP und FlexNow werden ebenfalls nach vorheriger Ankündigung auf die universitären Adressen umgestellt.

3.3 E-Mail-Kopie (etwa für den SMS-Dienst eines Mobiltelefons)

Die anfallende Post soll zusätzlich an eine weitere E-Mail-Adresse geschickt werden, die Sie wie bei einer Umleitung selbst eintragen bzw. ändern können. Geht die E-Mail-Kopie beispielsweise an die E-Mail-Adresse des SMS-Dienstes eines Mobiltelefons, dann kann dort das Eintreffen des Briefes erkannt werden. Es hängt vom SMS-Dienst ab, was Ihnen auf dem Mobiltelefon anzeigt wird.

4 Unerwünschte elektronische Post (Viren und Spam)

Wir alle bekommen täglich unerwünschte elektronische Post. Die Anzahl derartiger Briefe wäre erheblich größer, wenn das Mail-System des HRZs nicht bereits jetzt schon Post mit ungültigen E-Mail-Adressen, von nicht registrierten Rechnern oder ausgewiesenen Spam-Domänen im Internet verweigern und einen großen Teil der mit Viren befallenen E-Mail in Quarantäne stellen und aussondern würde.

Beachten Sie folgende allgemeine Hinweise:

  • Ein großer Teil eingehender Spam-Briefe werden zentral erkannt und zur dezentralen Filterung vorbereitet (markiert).
  • Die Absender und Briefköpfe fast aller solcher Botschaften sind gefälscht, nur die angebotenen Adressen stimmen (mindestens kurzzeitig), weil damit Geld verdient werden soll. Eine Anzeige bei der Polizei ist sinnlos und führt nur dazu, dass sie sich beim HRZ nach verwertbarer Information erkundigt und die Sache schon bald unter keine Aussicht auf Erfolg ablegt und einstellt. Wenn Sie tatsächlich in der Lage sind, einer realen Person oder einer Firma eine Straftat nachzuweisen, so können Sie praktisch nur im Inland Anklage erheben.
  • Die Vorgabe von Interesse oder das Angebot der Möglichkeit, sich aus Adresslisten austragen zu lassen, sind vorgetäuscht. Nichts davon ist wahr oder funktioniert. Sie haben nur juristischen oder finanziellen Wert für den Absender.
  • Reagieren Sie nie, insbesondere auch nicht auf die häufig vorgeschlagene remove me-Aufforderung. Sollte die angegebene Adresse wirklich funktionieren, liefern Sie dem Absender eine willkommene Lesebestätigung, die für ihn Zeichen einer aktiv genutzten und verlässlichen Adresse ist.
  • Trotz zentralen Virenfilters und weiterer Sicherheitsvorkehrungen im Mail-System des HRZs ist nicht auszuschließen, dass von Viren befallene Briefe zugestellt werden. Seien Sie daher vorsichtig beim Öffnen von Briefanlagen, und halten Sie die Software für den Virenschutz auf Ihrem Rechner aktuell.
  • Beachten Sie auch folgende ergänzende Information.

Eine dezentrale Filterung, die in eigener Verantwortung durchgeführt wird und das Aussondern von Spam zum Ziel hat, sollten Sie unbedingt einsetzen. Nutzen Sie dazu bei Briefkästen auf den Servern imap.stud.uni-giessen.de und imap.hrz.uni-giessen.de die Filter-Möglichkeiten des Spamcheck im HRZ mit SpamAssassin. Hierbei werden auch zentral markierte Spam-Briefe erfasst. Falls Sie einen anderen Posteingangs-Server verwenden, bleiben Ihnen u.U. nur noch die Filter-Möglichkeiten des verwendeten Mail-Programms.

5 Schutz und Sicherheit

Das Arbeiten mit SSL geschützten Verbindungen ist mit den Servern des HRZs ebenso möglich wie das Verschlüsseln und Zertifizieren der elektronischen Post.

5.1 Geschützte Verbindungen

Mit den IMAP/POP3-Servern imap.stud.uni-giessen.de und imap.hrz.uni-giessen.de sind SSL-geschützte Verbindungen möglich, wenn das verwendete Mail-Programm diese Einstellung bei "Posteingang" zulässt. Ebenso ist diese Einstellung für den "Postausgang" mailout.uni-giessen.de möglich.

5.2 Sicherheit durch Verschlüsseln und Unterzeichnen

Digitale IDs stellen eine Möglichkeit dar, die Identität des Absenders elektronischer Post nachzuweisen.

Nachrichten an andere können verschlüsselt und unterzeichnet werden. Der Empfänger kann damit überprüfen, dass die Nachricht vom ausgewiesenen Absender stammt und nicht von jemanden, der sich als solcher ausgibt. Um eine Nachricht zu unterzeichnen und verschlüsselte E-Mail empfangen zu können, benötigt man eine eigene digitale ID.

Senden von sicheren Nachrichten

Je mehr Menschen vertrauliche Informationen via E-Mail senden, desto mehr muss gewährleistet sein, dass auf diesem Wege versandte Dokumente nicht gefälscht sind und gesendete Nachrichten nicht von anderen Personen als dem beabsichtigten Empfänger abgefangen und gelesen werden können.

Durch den Einsatz digitaler IDs können Sie Ihre Identität bei elektronischen Transaktionen auf ähnliche Art nachweisen, als würden Sie beim Einlösen eines Schecks Ihren Personalausweis vorzeigen. Die digitale ID können Sie auch zur Verschlüsselung von Nachrichten verwenden, um diese geheim zu halten.

Wie funktionieren digitale IDs?

Eine digitale ID besteht aus einem privaten Schlüssel, einem öffentlichen Schlüssel und einer digitalen Signatur, die auch die E-Mail-Adresse des Eigentümers enthält. Die Kombination aus öffentlichem Schlüssel und digitaler Signatur wird als Zertifikat bezeichnet. Wenn Sie eine Nachricht unterzeichnen, wird Ihrem Zertifikat eine für Ihre Nachricht spezifische Information hinzugefügt.

Empfänger können Ihre digitale Signatur zur Überprüfung Ihrer Identität verwenden und Ihren öffentlichen Schlüssel, um Ihnen verschlüsselte E-Mail zu senden, die nur Sie mit Ihrem privaten Schlüssel lesen können. Um verschlüsselte Nachrichten zu senden, muss das Adressbuch Zertifikate der Empfänger enthalten. Auf diese Weise können Sie deren öffentliche Schlüssel verwenden, um Nachrichten an sie zu verschlüsseln. Wenn der Empfänger Ihre verschlüsselte Nachricht erhält, wird sie mit seinem privaten Schlüssel zum Lesen entschlüsselt.

Bevor Sie unterzeichnete Nachrichten senden können, müssen Sie eine digitale ID erwerben und das Mail-Programm für deren Einsatz einrichten. Wenn Sie verschlüsselte Nachrichten senden wollen, brauchen Sie zu jedem Adressaten ein Zertifikat.

Wo erhalten Sie digitale IDs?

Digitale IDs werden von unabhängigen Zertifizierungsstellen ausgegeben. Wenn Sie eine digitale ID auf der Web-Seite einer Zertifizierungsstelle beantragen, wird vor der Ausgabe Ihre Identität geprüft. Es existieren unterschiedliche Klassen digitaler IDs, die unterschiedlichen Stufen der Vertrauenswürdigkeit entsprechen. Weitere Informationen erhalten Sie im Hilfesystem auf der Web-Seite der betreffenden Zertifizierungsstelle.

Wenn Sie das Zertifikat einer anderen Person erhalten möchten, können Sie die Person auffordern, Ihnen unterzeichnete E-Mail zu senden, oder Sie können auf der Web-Seite einer Zertifizierungsstelle die Datenbank für Zertifikate durchsuchen. Außerdem können Sie auch in Verzeichnisdiensten suchen, die Zertifikate zusammen mit anderen Eigenschaften aufführen.

Wie überprüfen Sie eine digitale Signatur?

Durch die Gültigkeitsprüfung können Sie die Gültigkeit einer unterzeichneten E-Mail feststellen. Wenn Sie eine solche Überprüfung vornehmen, fordert ein dafür eingerichtetes Mail-Programm von der entsprechenden Zertifizierungsstelle Informationen zu der digitalen ID an. Die Zertifizierungsstelle sendet Informationen über den Status der digitalen ID. Dazu gehört auch, ob die digitale ID noch gültig ist. Zertifizierungsstellen speichern Daten zu Zertifikaten, die aufgrund von Verlust oder Kündigung entzogen wurden.

6 Behandlung des Posteingangs

Elektronische Post ist leicht zu benutzen und bietet faszinierende Möglichkeiten zur weltweiten, schnellen Kommunikation. Genau wie bei Ihrem Briefkasten am Hause ist auch hier der richtige Umgang mit dem Posteingang zu beachten. Insbesondere muss für die Briefablage ausreichend Platz vorhanden sein.

  • Die Vertraulichkeit unverschlüsselter elektronischer Post ist nicht garantiert, da E-Mail von jedem Empfänger weitergeleitet, ausgedruckt oder dauerhaft gespeichert werden kann. Ferner kann E-Mail unbeabsichtigt fehlgeleitet werden.
  • Vergewissern Sie sich vor dem ersten Brief an einen neuen Partner darüber, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist. Umlaute führen dort immer zu Fehlern.
  • Die Betreff-Zeile sollte immer angegeben werden. Sie ist zutreffend, kurz und aussagekräftig zu formulieren.
  • Nehmen Sie Rücksicht auf weniger versierte Briefpartner. Nutzen Sie neue und raffinierte Techniken nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger damit klarkommt.
  • Blähen Sie Ihre Signatur-Datei nicht unnötig auf. Sie ist sonst eine unnötige Basislast.
  • Wenn Sie eine wichtige Nachricht versenden, bitten Sie den Empfänger um eine kurze Bestätigung.
  • Schreiben Sie niemals im Affekt und vermeiden Sie Ironie und unfreundliche Umgangsformen.
  • E-Mail lässt sich leicht an andere Empfänger weiterleiten. Das ist nicht immer angemessen. Ggf. sollte der Urheber gefragt werden.
  • Seien Sie tolerant gegenüber Mängeln eines Partners, die sich in Rechtschreibung, Grammatik, Ausdruck oder E-Mail-Gewohnheiten äußern können.
  • Die Echtheit von nicht unterzeichneter E-Mail kann nicht garantiert werden. Briefe mit ungewöhnlichem, anonymen oder gar fehlendem Absender sollten nicht ernst genommen werden.
  • Löschen Sie gelegentlich Briefe, die nicht mehr benötigt werden. Damit wird auch für Sie wieder Speicherplatz frei.