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Artikelaktionen

Rundmails

Über die HRZ-Dienstleistungen "Hinweise.der.JLU", "Rundschreiben.der.JLU" oder "Hinweise der Studierendenschaft" können JLU-Mitglieder via E-Mail angesprochen werden.

Dazu betreibt das HRZ dynamische Mail-Verteiler der Nutzer-Datenbank, damit für diverse Teilbereiche der Universität Studierende, MitarbeiterInnen und ProfessorInnen mit Informationen versorgt werden können.

Hinweise und Regelungen zur Nutzung von Rundmails

Bitte beachten Sie vor der Beauftragung Ihrer Rundmail die nachfolgenden Hinweise und Regelungen zur Nutzung

Präsidiale "Richtlinien zur Nutzung elektronischer Informationssysteme"

Grundsätzlich gelten die per Rundschreiben des Präsidenten 5/2013 bekanntgegebenen und im MUG veröffentlichten "Richtlinien zur Nutzung elektronischer Informationssysteme". Details zu Regeln für Rundschreiben des Präsidenten finden Sie hier.

Übermaß an Rundmails vermeiden

  • Ein Übermaß an Rundmails wird von vielen Empfängern als Belästigung wahrgenommen. Dies kann dazu führen, dass vermehrt Empfänger die "Hinweise der JLU" abbestellen und diese Mails gar nicht mehr erhalten.
  • Zudem entsteht bei Mitarbeitern ein nicht unerheblicher Zeit- und damit auch Kostenaufwand für das Aufbereiten, Versenden und Lesen der Rundmail. Eine Rundmail an alle Mitarbeiter und Professoren beansprucht - abgeschätzt mit einer Lesezeit von 15s bei mehr als 5000 erreichten Empfängern - in Summe etwa zweieinhalb Arbeitstage und kostet damit mehrere hundert Euro.
  • Überlegen Sie sich daher gut, ob Ihr Anliegen oder Ihre Veranstaltung wirklich per Rundmail allen Mitgliedern der JLU kenntlich gemacht werden muss
  • Veranstaltungen werden nun nicht mehr über die Hinweise der JLU versandt; die betreffenden Veranstaltungen können stattdessen im Veranstaltungskalender der JLU angekündigt werden.

Rundmail rechtzeitig beantragen

Bitte beantragen Sie eine Rundmail rechtzeitig, mindestens zwei Arbeitstage vor einem gewünschten Versandtermin um genügend Spielraum auch für mögliche Rückfragen und Änderungen zu lassen. Als mögliche Versandzeiträume gelten die üblichen Arbeitszeiten.

Anhänge bei Rundmails vermeiden

  • Rundmails werden zur ökonomischen Nutzung des Mail-Systems grundsätzlich ohne Anhang versandt. Verweisen Sie in Ihrer Mail ggf. durch einen Link auf im WWW abgelegte Poster, Einladungen o.ä.
  • Beachten Sie, dass Rundmails als normale Text-Mails versandt werden und beim Empfänger daher anders aussehen (Umbrüche, Zentrierungen, ...) können als auf Ihrem Bildschirm.
  • Um alle Adressaten (mit einem beliebigen Mail-Klienten) erreichen zu können, muss im Inhalt der Mail auf viele in Word üblichen Sonderzeichen verzichtet werden, wie z.B. typographische Anführungszeichen, typographische Gedankenstriche, usw.

Wer kann Rundmails beauftragen?

  • Derzeit können

    • JLU-Mitglieder,
    • JLU-Einrichtungen,
    • der Betreiber der Tagungsstätte Schloss Rauischholzhausen,
    • das Studentenwerk Gießen,
    • Personalrat,
    • AStA und Fachschaften,
    • JLU-Vertrauensleute der Gewerkschaften und
    • der Verein KULTOUR2000

    Hinweise oder Rundschreiben beauftragen.

  • Neben den Rundschreiben des Präsidenten, verteilt das HRZ E-Mail an die gewünschten Adressaten, wenn die Ziele der JLU unterstützt werden bei

    • Schreiben des Studentenwerks Gießen an JLU-Studierende
    • Veranstaltungen oder Ereignisse, die direkt mit der JLU zu tun haben:

      Bitte berücksichtigen Sie, dass für die Ankündigung von Veranstaltungen das Vorlesungsverzeichnis bzw. der Veranstaltungskalender das zu bevorzugende Mittel ist. Veranstaltungen sollten daher nur im Ausnahmefall - z. B. bei Themen von tatsächlich besonderem und allgemeinen Interesse, mit hochkarätigen/prominenten Referenten, ... - zusätzlich per E-Mail angekündigt werden.

    • Veranstaltungen, die der Verein KulTour2000 organisiert
    • AStA-, Fachschafts- oder JLU-Personalrats-Rundschreiben
  • Andere Fälle müssen vom Präsidenten genehmigt werden - ebenso das Verteilen von Demo-, Boykott- oder Streikaufrufen (auch bei vorliegender Generalerlaubnis).
  • Bitte prüfen Sie rechtzeitig selbst, ob eine präsidiale Erlaubnis notwendig ist, und holen Sie diese rechtzeitig ein. Liegt dem HRZ in Zweifelsfällen keine solche Erlaubnis vor, wird der Wunsch zunächst abgelehnt oder beim Präsidenten rückgefragt, was zu Verzögerungen beim Versand führen kann.

JLU-Mailadresse angeben

Bis auf wenige Ausnahmen kann Ihre Rundmail nur bearbeitet werden, wenn Sie bei den Adressen für Auftraggeber und Rückfragen Ihre offizielle, vollständige JLU-E-Mailadresse (aus der auch die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Fachgebeiet zu ersehen ist) angeben. Gerade bei der Suche nach Versuchspersonen kann es nur die Seriosität steigern, wenn dort keine private E-Mail-Adresse (wie z. B. mausi0815@gmweb.dorg) verwendet wird.

Datenschutz bei Umfragen

Achten Sie bei Online-Umfragen auf den Datenschutz. Bei anonymen Umfragen kann es sicher nicht schaden, wenn dies schon im Rundmailtext erwähnt wird.

Wahren Sie die Umgangsformen

Dieser  Hinweis sollte eigentlich überflüssig sein; achten Sie aber bitte auf korrekte und höfliche Umgangsformen in der Rundmail. Verwenden Sie eine angemessene Anrede und vermeiden Sie beleidigende und offensive Inhalte.

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