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Abwesenheitsnotiz

Sie können Ihr Konto so einrichten, dass Exchange automatisch eine Antwort an den E-Mail-Absender sendet, wenn Sie nicht anwesend sind

Wenn man für einen gewissen Zeitraum seine E-Mails nicht abruft oder nicht beantwortet, sollte man eine Abwesenheitsnotiz einstellen. Sobald dann jemand eine E-Mail an Ihre Adresse sendet, bekommt er automatisch eine Antwort mit einer zuvor von Ihnen festgelegten Benachrichtigung.

 

Benutzen Sie bitte nicht die Funktion im X.500. Die dort hinterlegten Einstellungen werden nicht verwendet wenn man ein Exchange-Konto hat.

Bitte verwenden Sie auch keine Regeln, diese führen zu Ping-Pong-Mails zwischen Servern und belasten sowohl interne als auch externe Dienste und Server.

 

Outlook (alle Versionen ab 2010)Outlook on the Web

Wählen Sie zunächst den Menüpunkt Datei Abwesenheitsnotiz Outlook 1

um dann Automatische Antwort auszuwählen.

Abwesenheitsnotiz Outlook 2

Im Browser fenster gehen Sie oben rechts bitte auf Einstellungen und wählen dann "Automatische Antworten"

Abwesenheitsnotiz OWA 1

Die folgenden Einstellungen sind in beiden Fällen identisch. Der einzige Unterschied ist die Anzeige, im Browser werden keine Tabs verwendet sondern die beiden Einstellungen "innerhalb meiner Organisation" und "außerhalb meiner Organisation" untereinander dargestellt.

 

Im Fenster für "Automatische Antworten" können Sie folgende Einstellungen vornehmen.

1. Hier wird die "Automatische Antwort" aktiviert.

2. Hier können Sie den Zeitraum auf die Minute genau bestimmen in der die Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll.

3. Hier legen Sie die Optionen fest für Empfänger innerhalb von Exchange (diese Antwort erhalten alle anderen Exchangenutzer innerhalb der Universität) bzw. außerhalb von Exchange (alle Personen die zwar einen E-Mailaccount an der Universitäz haben aber eben kein Exchangekonto) inkl. außerhalb der Universität (Beschreibung siehe unten).

4. Ihre Antwort.

Abwesenheitsnotiz Outlook 3

 

Um allen Kollegen zu antworten müssen Sie auch "Außerhalb ihrer Organisation" definieren.

5. Hier aktivieren Sie die "Automatische Antwort".

6. Hier geben Sie den Text für alle Nutzer außerhalb von Exchange ein.

Abwesenheitsnotiz Outlook 4