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Artikelaktionen

Telefonieren und Leistungsmerkmale von A bis Z

Die folgenden Stichworte sollen motivieren, dass eigene Telefongerät zu einem individuell gestalteten Teil des Arbeitsplatzes zu machen. Diese haben jedoch nicht den Anspruch, die vom Hersteller zur Verfügung gestellte umfassende, oft nicht leicht verständliche Dokumentation zu ersetzen.

 

 

 

Diese Zusammenstellung ist eine für die Universität Gießen überarbeitete Version einer an der Universität Frankfurt entwickelten Anleitung, die uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt wurde.

Für die eilige Leserin bzw. für den eiligen Leser dürften die Abschnitte "Rufumleitung" und " Sekretariatsfunktion (Team-Gruppe)" von besonderem Interesse sein.

 

Abrechnung
Abgehende dienstliche Gespräche und private Gespräche werden für die Gebührenabrechnung mit einem automatischen System erfasst. Der Umfang der gespeicherten Gebührendaten ergibt sich aus der VV Telekommunikation. Nähere Informationen sind dem Merkblatt "Nachweis von Gesprächsdaten im ISDN-TK-System" zu entnehmen. Auskünfte gibt gerne Erich Stingel (Helpdesk, Tel. (99) 13100).

Amtsberechtigung
Die Nebenstellen sind in der Regel fernamtsberechtigt; von ihnen können innerhalb Deutschlands beliebig Gespräche geführt werden. Darüber hinaus ist eine Einschränkung auf Gespräche im Orts- und Nahbereich (Telekom-Tarifbereich City) und Uni-Intern (ohne Amtsberechtigung) ebenso möglich wie eine allgemeine Auslandsfreischaltung. Eine höherwertige Amtsberechtigung schließt selbstverständlich alle unteren Klassen ein - Beispiel: Fernamtsberechtigung Deutschlandweit beinhaltet City- und Uni-Intern-Berechtigung. Sonderrufnummern wie "0180er" oder "0900er" sind ebenso auf Antrag freischaltbar. Entsprechende Anträge (Standardantragsformular) sind an die ­ Nachrichtentechnik (NT) ­ zu richten.

Analoge Endgeräte
siehe Endgeräte

Anklopfen
Wenn am Apparat das Anklopfen (Anklopfen: Ein- oder Ausschalten 725) erlaubt ist, also Eingeschaltet ist, bekommt der Anrufer ein Freizeichen, obwohl gerade ein Gespräch geführt wird. Das ankommende zweite Gespräch wird mit einem Hinweiston, dem Anklopfton, signalisiert. Wenn das Anklopfen nicht erlaubt ist, also Ausgeschaltet ist, hört der Anrufer ein Besetztzeichen.

Anrufbeantworter (Voice-Mail-Server "VM")
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können den zentralen Anrufbeantworter (Sprachverarbeitungssystem) im Rahmen der verfügbaren Kapazität mit individuellen Sprach-Boxen nutzen. Die Vertraulichkeit der hinterlassenen Nachricht ist gewährleistet.

Der Voice-Mail-Server (Sprachverarbeitungssystem) wird an- bzw. abgeschaltet, indem die jeweilige Nebenstelle auf die Rufnummer 114 umgeleitet wird (Eingabe: 81-114 bzw. 82-114). Dem Anrufenden wird mitgeteilt, dass der jeweilige Anschluss gegenwärtig nicht erreichbar ist, und er wird gebeten, eine Nachricht zu hinterlassen. An digitalen Endgeräten wird angezeigt, wenn Anrufe gespeichert worden sind (blinkende grüne Anzeige). Nach Rückkehr und ggf. Abschaltung des zentralen Anrufbeantworters kann durch Aufhebung der Rufumleitung (Eingabe: 80) die Nachricht abgehört werden, indem die Nebenstelle 114 angerufen wird. Der Anrufbeantworter teilt mit, welche Eingaben nötig sind. Sie erfolgen jeweils über den Ziffernblock des Endgerätes.

Es wird dringend empfohlen, dass vom System voreingestellte Passwort ("Anfangspasswort") durch ein eigenes zu ersetzen. Weiterhin ist es möglich, den Ansagetext individuell zu gestalten oder einen Text für längere Abwesenheit (nur Ansagetext) einzustellen. Diese Möglichkeiten werden vom Anrufbeantworter per Sprachansage in Deutsch abgefragt.

Schriftliche Anträge (Standardantragsformular) zur Teilnahme an diesem Dienst sind ebenfalls an die ­ Nachrichtentechnik (NT) ­ zu richten.

Eine Anleitung ist unter Downloads und Anleitungen zu finden!

 

Anruferidentifikation (Rufnummernanzeige)
Bei digitalen Endgeräten wird die Nummer des rufenden Teilnehmers beim Angerufenen vor dem Abnehmen und während des Gespräches angezeigt. Die Anzeige erfolgt auch dann, wenn die rufende interne Nebenstelle ein analoges Endgerät ist.  An analogen Endgerätenwird keine Rufnummer des rufenden Teilnehmers angezeigt.

Im Internverkehr, bei "großen" digitalen Endgeräten wird im Display das Leistungsmerkmal als Tastenfunktion mit "GEHEIM->" angezeigt und ist individuell nutzbar. In diesem Fall erscheint beim Angerufenen im Display die Anzeige "Identität geheim". Im gehenden Amtsverkehr wird die Rufnummer ebenfalls nicht beim Angerufenen angezeigt. Bei verschiedenen digitalen Endgeräten muss dieses Leistungsmerkmal freigeschaltet werden.


Auskunft (intern)
Die interne Auskunft und Vermittlung wird unter der Nummer 118 erreicht. Die Mitarbeiter erteilen gerne eine Rufnummernauskunft und verfügen über moderne Datenbanken.

Auslandsgespräche
Auslandsgespräche sind mit entsprechender Amtsberechtigung direkt wählbar. Bei Bedarf kann eine "Auslandsfreischaltung" eingerichtet werden, die eine unmittelbare Wahl von Auslandsgesprächen erlaubt. Entsprechende schriftliche Anträge (Standardantragsformular) sind an die ­ Nachrichtentechnik (NT) ­ zu richten.

Datenübertragung
Datenendgeräte (z.B. Personalcomputer), die über eine S0-Schnittstelle verfügen, können über in digitale Endgeräte einzubauende S0-Einschübe mit anderen an das ISDN-TK-System angeschlossenen Datenendgeräten verbunden werden. Nähere Informationen gibt Thomas-Alexander Ladach (Helpdesk, Tel. (99) 13100).

Dienstliche Gespräche
Dienstliche Gespräche in das externe Netz werden durch Wahl der Ziffer "0" eingeleitet. Nach Beendigung eines Amtsgespräches erfolgt eine automatische Gebührenerfassung (Datum und Uhrzeit, Zahl der Gebühreneinheiten sowie die Rufnummer, von der die letzten fünf Stellen abgeschnitten werden.

Digitale Endgeräte
siehe Endgeräte

Elektronisches Telefonbuch
In der Zentrale (Vermittlung) des ISDN-TK-Systems wird ein elektronisches Telefonbuch eingesetzt. Die in ihm gespeicherten Daten werden unmittelbar für die Erstellung des Fernsprechverzeichnisses genutzt.

Endgeräte
An das ISDN-TK-System sind sowohl analoge Endgeräte als auch digitale Endgeräte angeschlossen. Telefax-Geräte sind ebenfalls "analog" angeschlossen. In der "Übersicht digitale und analoge Endgeräte" sind die am ISDN-TK-System installierten Telefone der Serie Alcatel 40xxdargestellt. Alle anderen Endgeräte sind analoge.

Die Funktionen einzelner analoger Endgeräte entsprechen im wesentlichen der im privaten Bereich genutzten Telefongeräte. Sie können eine Sekretariats-/Vorzimmerfunktion haben, sofern sie Teil einer speziellen Vorzimmeranlage - siehe Sekretariatsfunktion - sind. Zu den analogen Endgeräten zählen auch die Schnurlostelefone (DECT/GAP - Geräte) und Fax (Kombi) - Geräte mit Druck- und Kopierfunktion. Wichtige Einstellungen an den Geräten sind durch unsere Servicetechniker bei Einrichtung vor Ort einstellbar. Grundfunktionen wie "Nebenstellenbetrieb" und "Flashzeit" aber auch "Amtsholung" und "MFV - Wahl" werden immer am Endgerät individuell einprogrammiert.

Digitale Endgeräte bieten sehr viel Komfort. Sie können nahezu beliebig in Sekretariats- und Team-Anlagen zusammengeschaltet werden. Es sind "kleine" (Alcatel 4010, 4012, 4019) und "große" (Alcatel 4029, 4034, 4035, 4039) digitale Endgeräte installiert. Die Gerätetypen verfügen über ein Display, auf dem vor, während und nach dem Gespräch verschiedene Informationen angezeigt werden (z.B. Nummer des anrufenden Teilnehmers, Ziel einer Rufumleitung,  Anschaltung der Sekretariats-/ bzw. Team-Funktion, Hinterlegung einer Nachricht).

"Kleine" und "große" digitale Endgeräte unterscheiden sich im wesentlichen nur hinsichtlich der Größe des Displays und der Anzahl der Funktionstasten:

"Große" Geräte verfügen über normale Funktionstasten sowie Softkey-Tasten. Softkey-Tasten haben im Verlauf der einzelnen Abläufe (z.B. Sekretariatsfunktion) vom System unterschiedliche Funktionen. Sie werden im Display ober- bzw. unterhalb der einzelnen Taste angezeigt. Vom ISDN-TK-System nicht belegte Funktionstasten können von den jeweiligen Nutzern mit Rufnummern bzw. Funktionen programmiert werden. Die Einzelheiten der Programmierung sind unter dem Stichwort siehe Tasten / Tastenprogrammierung dargestellt.

 

Freisprechen und Lauthören
Bei digitalen Endgerätenmit Display besteht die Möglichkeit, ohne Abheben des Hörers zu sprechen (frei sprechen) bzw. bei laufendem Gespräch einen Lautsprecher einzuschalten (laut hören).

Das Freisprechen wird an- bzw. abgeschaltet durch die Taste "Freisprech".

Das Lauthören wird durch Drücken des Lautsprechersymbols an- bzw. abgeschaltet.

 

Gebührenerfassung
siehe Abrechnung

Gespeicherte Daten
siehe Speicherung von Daten

Kennzahlen
Aufhebung der Rufumleitung 80
Sofortige Rufumleitung 81 und 5-ziffrige Nebenstelle
Rufumleitung nach Zeit (nach viermaligem Klingeln) 82 und 5-ziffrige Nebenstelle
Rufumleitung bei besetzt sofort und nach Zeit 83 und 5-ziffrige Nebenstelle
Ruf heranholen mit gezielter Rufnummer 85 und 5-ziffrige Nebenstelle
Wahlwiederholung 88 bzw. fest programmierte Funktionstaste
Anklopfen Ein-/Ausschalten (2ter Anruf bekommt besetzt) 725
Passwort des Apparates ändern (vier Ziffern) 728
Sperren des Apparates (Anrufe kommen weiter an) 89
Entsperren des Apparates 89 und Eingabe des Passworts
Terminruf aktivieren: Terminruf vereinbaren; Rufzeit im Format Stunde Minute (z.B. 1530 für 15.30 Uhr) 741 und Eingabe der Rufzeit
Kontrast des Displays verändern 744
Anzeige der letzten Gebühren 747

Nachwahlkennziffern - im laufenden Anruf bzw. Gespräch
Rückruf - nur für digitale Endgeräte 2 bzw. Taste "Rückr"
Konferenz einleiten (3 Teilnehmer!) 3
Ende der Rückfrage 0 bzw. Taste "RückAus"

MFV-Nachwahl (Tonwahl)

727


Konferenz

Bei einer standardmäßigen Konferenzschaltung über die Telefonanlage der Universität sind bis zu drei (3) Teilnehmer gleichzeitig verbunden bzw. können durch einen Teilnehmer innerhalb der Universität verbunden werden. Eine Konferenzschaltung kann sowohl innerhalb der Universität als auch unter Beteiligung externer Teilnehmer durchgeführt werden. Konferenzschaltungen sollten nur von "großen" digitalen Endgeräten aus eingeleitet werden. Standardmäßig sind ohne weiteres drei (3) Teilnehmer in einer Konferenzschaltung möglich!


Beispiel für Systemtelefone:

  • Teilnehmer A ruft Teilnehmer B an und vereinbart die Konferenzschaltung.
  • Teilnehmer A spricht mit Teilnehmer B und ruft Teilnehmer C an.
  • Teilnehmer B ist dabei in Warteposition.
  • Nachdem Teilnehmer C abgenommen hat, wird die Taste "Konf" (Konferenz) angeboten und dann gedrückt. Bei kleineren oder analogen Apparaten ist dies durch Wahl der Ziffer 3 (Nachwahlziffer) möglich.
  • Damit ist die Konferenzschaltung eingeleitet.
  • Im Display werden die Nummern der beiden beteiligten anderen Nebenstellen angezeigt.
  • Die Konferenzschaltung wird durch erneutes Drücken der Softkey-Taste "Konf" beendet.
  • Will man seine Teilnahme an der Konferenzschaltung beenden und die beiden anderen Teilnehmer sollen verbunden bleiben, so ist die Softkey-Taste unterhalb der Anzeige "Verb" zu drücken.

Beispiel für analoge Telefone:

Zweiten Teilnehmer anwählen und Gespräch führen.

Dritten Teilnehmer hinzuwählen wie folgt beschrieben .....

  • Drücken Sie während eines laufenden Gesprächs die Konferenztaste. Das erste Gespräch wird automatisch gehalten.
  • Wählen Sie die Nummer des gewünschten dritten Gesprächsteilnehmers.

  • Drücken Sie die "R" Taste und dann die Ziffer "3", um das dritte Gespräch an der Konferenz zu beteiligen.

Durch Auflegen werden die Aufgebauten Verbindungen/Gespräche beendet!

 

Als zusätzlichen Service bietet die Nachrichtentechnik ab sofort für die Teilnehmer der Universität Gießen die Schaltung von erweiterten Telefonkonferenzen mit mehr als 3 Teilnehmern an.

Im Leistungsumfang sind sogenannte „Dial-Out“- Konferenzen für bis zu max. 20 Teilnehmern, die gemäß Antrag zum bestellten Datum/Uhrzeit automatisch aufgebaut werden. Auch das nachträgliche Beitreten zu einer Telefonkonferenz ist per Einwahl aus jedem Netz möglich. Hier ist die Nachrichtentechnik der JLU im Hochschulrechenzentrum (HRZ) Ansprechpartner!

 

Wir beraten sie gerne: Herr E. Stingel oder Herr T. Ladach (99)13100 im Helpdesk!


Kurzwahlen

Es ist möglich, bei digitalen Endgeräten längere Rufnummern auf nicht belegte Tasten zu legen. Nach Drücken einer Taste wird die Rufnummer automatisch gewählt. Siehe auch Tasten/Tastenprogrammierung.


Lauthören

siehe Freisprechen und Lauthören


Mehrfrequenzwahlverfahren

Zur Ansteuerung und Bedienung eines externen Anrufbeantworters bzw. eines automatischen Anrufbearbeitungssystems und auch bei Konferenzschaltungen, welches bereits Standard geworden ist, muss das Endgerät auf das Mehrfrequenzwahlverfahren (MFV - Nachwahl) umgestellt werden. Die Umstellung erfolgt bei den eingesetzten Endgeräten unterschiedlich mit Kennzahl oder programmierter Taste. Siehe auch unter Kennzahlen.


Nachrichten

Zwischen "großen" digitalen Endgeräten können kurze Textnachrichten übertragen werden, sofern der jeweilige Teilnehmer sich nicht meldet. Hierzu wird die Softkey-Taste unterhalb der Anzeige "Texte" gedrückt. Anschließend hat der Nutzende die Möglichkeit, sowohl feste Texte (z.B.: "Bitte rufen Sie mich zurück") als auch eigene, freie Texte zu übermitteln. Zur Übermittlung eigener, freier Texte wird die Buchstabentastatur genutzt, die nach Drücken auf den unteren, mittleren Bereich des "großen" digitalen Endgerätes erscheint. Die Angabe wird durch Drücken auf die Softkey-Taste unterhalb der Anzeige "Bestätigen" im Display beendet.

Beim Angerufenen blinkt es neben der Taste "Nachricht". Wird diese gedrückt, erscheint im Display die Information, wie viele Text- bzw. Sprachnachrichten gespeichert worden sind. Diese können dann durch Drücken der Softkey-Tasten unterhalb der verschiedenen, selbst erklärenden Anzeigen im Display abgerufen werden. Es ist zu beachten, dass eine Nachricht, die über mehrere Zeilen geht, erst dann gelöscht wird, wenn auch die zweite Zeile gelesen wurde.

 

Personensuchanlagen

Die Vorwahlen für die Funknummern (Displayruf) ist 75.

Beispiel: 75 + Nummer des Empfängers + 5 ziffrige eigene Rufnummer.

 

Private Gespräche

Grundsätzlich dürfen Privatgespräche im notwendigen Umfang von Nebenstellenanschlüssen geführt werden, wenn der Dienstbetrieb nicht beeinträchtigt wird. Bei privaten Gesprächen dürfen nach den Regelungen der "VV Telekommunikation" neben der Nebenstelle nur Datum und Uhrzeit des Gespräches sowie die angefallenen Gebühreneinheiten erfasst werden. Deshalb können keine weitere Informationen zu einzelnen Privatgesprächen, etwa zu den angewählten Ortsnetzen, gegeben werden.


Rufnummernanzeige

siehe Anruferidentifikation


Rufumleitung (sofort und verzögert)

Anrufe für ein Endgerät können auf jedes andere Endgerät innerhalb des ISDN-TK-Systems umgeleitet werden. Es besteht die Möglichkeit, die Rufumleitung sofort bzw. verzögert (nach viermaligem Klingeln) anzuschalten. Die Rufumleitung steht für analoge Endgeräte und digitale Endgeräte zur Verfügung.

Rufumleitung (sofort), Einleiten

Beispiel:

Teilnehmer A aktiviert Rufumleitung zu Teilnehmer B mit der Nebenstelle 23456

  1. Hörer abnehmen
  2. 81 wählen (bei digitalen Endgeräten erscheint die Anzeige "Rufumleitung sofort")
  3. Eingabe der Nebenstelle: 23456. Im Display erscheint die Meldung "Programm akzeptiert". Nach Auflegen des Hörers bzw. Drücken der Trenntaste erscheint die Anzeige "RUL > Sofort 23456". (Bei analogen Endgeräten ertönt nach fünf Sekunden ein Quittungston).
  4. Beim Abnehmen des Hörers wird die Rufumleitung durch einen Sonderton angezeigt.

Rufumleitung (sofort), Löschen

Beispiel:

Teilnehmer A holt die Rufumleitung vom Teilnehmer B zurück. Die aktivierte Rufumleitung wird durch einen Sonderton beim Abheben des Hörers sowie ggf. im Display angezeigt.

  1. Hörer abheben
  2. 80 eingeben
  3. Der Sonderton ist durch den normalen Rufton wieder ersetzt worden (bei digitalen Endgeräten erfolgt die Anzeige "Rufumleitung gelöscht").

Rufumleitung (nach Zeit)

Neben der eben geschilderten "sofortigen Rufumleitung" ist eine "verzögerte Rufumleitung" (Rufumleitung nach Zeit) möglich. Diese wird durch die Kennziffer 82 angeschaltet und durch die Kennziffer 80 abgeschaltet. Ansonsten entsprechen die Arbeitsschritte denen der "sofortigen Rufumleitung". Im Display wird ggf. die Information "RUL > N.Zeit" und die gewählte Nebenstelle angezeigt.

Ruft ein Teilnehmer mit Display eine Rufnummer an, die auf eine andere umgeleitet ist, so wird dies im Display angezeigt. Ist beispielsweise ein Anruf auf die Nebenstelle "21234" auf die Nebenstelle "23456" umgeleitet, so erscheint im Display die Anzeige: "21234 > 23456". Der Anrufer hat dann die Möglichkeit, den Anruf ggf. abzubrechen.

 

Rückruf

Sowohl im Frei- als auch im Besetzt-Fall kann ein automatischer Rückruf veranlasst werden.

Im Frei-Fall kann bei "großen" digitalen Endgeräten eine Rückrufbitte entweder durch Absenden einer Nachricht oder, beschränkt auf den eigenen Systemknoten, durch Drücken der Softkey-Taste "Rückru" erbeten werden. Es steht dann im Ermessen des Abwesenden, ob er diesem Wunsch nachkommt oder nicht. (Dieses Merkmal steht für analoge Endgeräte nicht zur Verfügung!)

Im Besetzt-Fall wird nach Drücken der Softkey-Taste "Rückru" ("große" digitale Endgeräte) bzw. durch Drücken der Kennziffer "2" ("kleine" digitale Endgeräte) ein Rückruf eingeleitet, sobald der gewünschte Teilnehmer sein Gespräch beendet hat: Das Endgerät klingelt beim Angerufenen; nimmt er ab, wird das Gespräch hergestellt.

 

Schloss (Apparat sperren)

Das ISDN-TK-System der Universität verfügt über die Möglichkeit, Apparate gegen die unberechtigte Nutzung durch Dritte zu sperren. Von einem gesperrten Apparat aus sind nur noch interne Anrufe einschließlich Notrufe möglich. Gesperrte Apparate können in vollem Umfang intern und extern angerufen werden. Eine Aufhebung der Sperre ist nur nach Eingabe eines individuell wählbaren Passwortes möglich.

Es sollten nur digitale Endgeräte gesperrt werden, da nur sie die Sperrung anzeigen. Bei der Sperrung von analogen Endgeräten besteht die Gefahr, dass die Sperrung nicht bekannt wird und eine Störung im Amtsverkehr an die Zentrale gemeldet wird.

Abschließen bzw. Sperren des Endgerätes (Es gehen nur noch interne Nummern sowie Notrufe!):

  1. Eingabe der Kennziffer "89"
  2. Im Display digitaler Endgeräte erscheint die Anzeige "Sperre ein", nach Auflegen des Hörers "Apparat gesperrt".

Vor dem Sperren digitaler Endgeräte ist das Passwort zu ändern.

Änderung des Passwortes:

  1. Eingabe der Kennziffer "728". Auf dem Display erscheint die Angabe "Passwort eingeben:"
  2. Altes Passwort eingeben (vom System ist standardmäßig das Passwort "0000" eingegeben). Im Display erscheint die Anzeige "Neues Passwort:"
  3. Das neue, individuelle Passwort ist einzugeben. Bei "großen" digitalen Endgeräten ist die Passworteingabe nach Aufforderung zu wiederholen.

Entsperren des Endgerätes

  1. Eingabe der Kennziffer "89". Im Display erscheint die Anzeige "Passwort eingeben:"
  2. Passwort eingeben (vier Ziffern, systembedingte Standardeinstellung: "0000"). Im Display erscheint die Anzeige "Sperre aus", die nach Auflegen des Hörers verschwindet.

Vergessene Passwörter können durch die Techniker nicht ermittelt werden, da die Passwörter der einzelnen Nebenstellen vom ISDN-TK-System verschlüsselt abgespeichert sind. Sollten Passwörter vergessen sein, kann eine Entsperrung über das ISDN-TK-System erfolgen (Rücksetzung auf Standardeinstellung "0000"). Hierzu ist ein schriftlicher Antrag "Antrag - Neues Passwort einrichten" an das HRZ ­ Nachrichtentechnik ­ zu richten.

 

Sekretariatsfunktion (Team-Gruppe)

Zwei und mehr digitale Endgeräte können zu einer Sekretariats-/ bzw. Team-Anlage zusammengeschaltet werden. Ihre Einrichtung erfolgt durch die Techniker der Zentrale des ISDN-TK-Systems. Sie wird durch das Drücken der Taste "Chef/Sekr", beim Chef bzw. "abwesend" beim Sekretariat an- bzw. abgeschaltet. Nach Anschaltung der Sekretariatsfunktion werden die Anrufe des Chefs auf das Sekretariat umgeleitet. Das Sekretariat kann dann beim Chef anfragen, ob die entsprechende Verbindung durchgestellt werden soll oder nicht.

Das ISDN-TK-System zeigt auf dem Display die verschiedenen möglichen Optionen an, die durch das Drücken der jeweiligen Taste realisiert werden können. Im Anhang ist die Tastenbelegung der gegenwärtig standardmäßig geschalteten Konfigurationen 1 Chef/1 Sekretariat bzw. 2 Chefs/1 Sekretariat wiedergegeben. Darüber hinaus sind spezielle Lösungen nach Absprache möglich. Eine Einweisung in die Funktionen von Sekretariats- und Team-Anlagen sollte jeweils vor Ort weiter durch Kolleginnen bzw. die Techniker erfolgen.

Der wichtigste Ablauf in einer Chef-/Sekretariatsanlage (Ankommen, Abfragen und Durchstellen von Anrufen) wird im folgenden am Beispiel eines einfachen Chef-/Sekretariatsablaufes erläutert:

Ablauf einer Vermittlung (Anruf für den Chef):

  1. Anschaltung der Chef-Funktion durch Drücken der Taste "Chef/Sekr" auf dem Chef-Gerät. Am Chef-Gerät erscheint im Display die Anzeige "Filter ein". Nach einiger Zeit bzw. Drücken der Taste "Trenn" erlischt sie und es leuchtet der Balken neben der Taste "Chef/Sekr" (beim Chef) bzw. der Taste "Chef" (im Sekretariat) auf.
  2. Anruf für Chef kommt beim Sekretariat an, Sekretariat nimmt ab, Gespräch soll durchgestellt werden, Drücken der Taste "Ltg. Chef".
  3. Es klingelt beim Chef. Im Display des Sekretariatsgerätes erscheint die Anzeige "Verb" (Verbinden). Wird diese gedrückt, bevor der Chef abnimmt, ist das Gespräch ohne vorherige Anfrage an ihn abgegeben. Nimmt der Chef wider Erwarten nicht ab, kann das Gespräch im Sekretariat durch Drücken der Leitung des Chefs (Taste "Ltg. Chef") zurückgeholt werden.
  4. Nimmt der Chef ab, ändert sich das Display in "Rückfr" (Rückfrage) und "Verb" (Verbindung). Je nach Entscheidung des Chefs wird das Gespräch nun verbunden (Drücken von "Verb") oder nicht (Drücken von "Rückfr"). In diesem Fall kommt das Gespräch zum Sekretariat zurück.
  5. Soll das Gespräch, nachdem mit dem Chef gesprochen worden ist, in das Sekretariat zurückgegeben werden, geschieht dies durch Drücken der Taste "Sekr" auf dem Chef-Gerät. Nach Auflegen oder Drücken der Softkey-Taste "Verb" ist das Gespräch dann wieder im Sekretariat.

Abschalten der Sekretariatsfunktion beim Chef-Gerät:

Erneutes Drücken der Taste "Chef/Sekr".

Abschalten der Sekretariatsfunktion beim Sekretariatsgerät:

Drücken der Taste "Sekr abwesend".

Das Drücken dieser Taste wird im Display des Chefgerätes angezeigt (blinkendes Symbol).

Ankommende Gespräche werden vom ISDN-TK-System selbständig zum Chef geleitet. Diese Funktion wird durch erneutes Drücken der Taste "Sekr abwesend" abgeschaltet.

Direktes Holen durch den Chef und Sekretariat

Während eines Anrufes beim Chef, der in das Sekretariat umgeleitet wird, dort aber noch nicht abgehoben worden ist, leuchtet das Symbol "Läuten" neben der Monitor-Taste auf. Der Chef kann nun durch Drücken der Monitor-Taste das Gespräch unmittelbar holen. Diese Möglichkeit endet, sobald das Sekretariat aufgenommen hat. Diese Möglichkeit des Heranholen durch Drücken der "Monitor-Taste" besteht für das Sekretariat selbst dann, wenn die "Chef-Funktion" deaktiviert wurde.

 

Speicherung von Daten

Vom ISDN-TK-System werden während des Gesprächs spezielle Verbindungsdaten sowie anschließend Daten für Zwecke der Abrechnung verarbeitet. Umfang und Struktur der gespeicherten und verarbeiteten Daten ergeben sich aus der "VV Telekommunikation".


Sperrung von Endgeräten

siehe Schloss


Störungsstelle (Hotline)

Die Störungsstelle und Hotline der HRZ-Nachrichtentechnik wird über die interne Nummer des Helpdesk, Tel. (99) 13100 erreicht.


Tasten / Tastenprogrammierung

Bei digitalen Endgeräten können (Funktions-)Tasten programmiert werden. Für die Programmierung einer Taste (siehe Anleitungen unter Downloads) bei "großen" digitalen Endgeräten sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Drücken der Taste "i" (Endgerät schaltet den Programmiermodus ein).
  2. Drücken der Taste unterhalb der Anzeige "Taste" (Auswahl der Programmierung von Funktionstasten).
  3. Suchen einer leeren Taste (verwendbar sind alle leeren "weißen" Tasten sowie Softkey-Tasten mit der Bezeichnung "Leer".
  4. Eingabe der Rufnummer, beispielsweise 0-069-12345 (Rufnummer mit Amtsholung "0" und Vorwahlnummer "069"). Eine interne Rufnummer kann mit 5 Ziffern, beispielsweise Helpdesk, Tel. 13100, direkt ohne die "99" eingegeben werden.
  5. Bestätigung der Eingabe durch die Taste "Bestät" (Bestätigung). Sollte eine Fehleingabe erfolgt sein, kann die Eingabe gelöscht werden (Softkey-Taste).
  6. Eingabe der Bezeichnung für die Taste (beispielsweise "HRZ-NT", möglich sind bis zu 6 Zeichen.
  7. Bestätigung: Damit ist das Kurzwahlziel programmiert. Bei zukünftigen Anrufen an das HRZ-NT muss nur noch die Taste gedrückt und anschließend die betroffene Nebenstelle im HRZ-NT gewählt werden.

Entsprechend ist es möglich, Rufumleitungen zu einzelnen Nebenstellen bzw. andere Funktionen (beispielsweise eine Sperre) auf einzelne Tasten zu legen.

Bei "kleinen" digitalen Endgeräten können nur vom System nicht belegte, "weiße" Funktionstasten (siehe Anleitungen unter Downloads) sowie die zehn Ziffern des Wahlblockes verwendet werden. Der Funktionsablauf ist hierbei geringfügig anders:

  1. Einschaltung des Hilfe-Modus durch Drücken der Taste "i" bzw. "menü".
  2. Eingabe von "2" zur Wahl des Programmiermodus.
  3. Eingabe einer "2" zur Auswahl des Merkmales "Ind.KW" (Individuelle Kurzwahl) sowie Eingabe der gewünschten Rufnummer mit Amtskennziffer.
  4. Bestätigung durch Drücken der Taste "Kurzwahl".
  5. Zuweisung der Kurzwahl auf eine Taste des Ziffernblocks ("0" - "9", "#").
  6. Beendigung des Hilfe-Modus durch Drücken der Trenntaste.


Telefax (Fax)

An das ISDN-TK-System können Telefax-Geräte gegenwärtig nur analog angeschlossen werden. Da es bei Telefax-Geräten nicht möglich ist, eine Verbindung ins Ausland über die Zentrale herzustellen, müssen sie ggf. "Auslandsberechtigt" geschaltet werden.
Vielfach werden Sonderrufnummern bei Faxanschlüssen verwendet, z.B. 0182.... , dann sollte natürlich eine entsprechende Berechtigung zur Wahl von Sonderrufnummern eingerichtet sein. Schriftliche Anträge (Standardantragsformular) zur Berechtigungsänderung sind an das HRZ ­ Nachrichtentechnik (NT) ­ zu richten.


Telefonverzeichnis

In einer Stammdatei (Datenbank) werden die Informationen über Rufnummer, Name, Funktion, etc. festgehalten. Aus dieser Stammdatei können die Daten für das zu druckende Telefonbuch, für die Darstellung im WWW (World-Wide-Web) und für das sog. ETB (elektronische Telefonbuch) der TK-Anlage herausgezogen werden.

Alle Änderungen werden über die Pflege der Stammdatei vorgenommen.

Das Suchen im WWW ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nur vom Bereich www.uni-giessen.de aus möglich.

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden gebeten, jede Änderung unverzüglich und schriftlich an Telefonbuch, HRZ Nachrichtentechnik (Helpdesk, Tel. (99) 13100) zu melden, damit eine Änderung der Stammdatei erfolgen kann.

 

Terminruf (Erinnerungsruf)

Es besteht die Möglichkeit, sich vom ISDN-TK-System zu einem beliebigen Zeitpunkt des jeweiligen Tages anrufen zu lassen. Wird zum Zeitpunkt des gewünschten Anruftermins gesprochen, wartet das System bis das Gespräch beendet wurde und meldet sich dann. Der Hörer muss dazu abgenommen werden. Eine Rufumleitung wird ignoriert.

Der Terminruf sollte bei analogen Endgeräten nicht genutzt werden, da eine Kontrolle über die Eingaben mangels Display nicht möglich ist.

Anschaltung:

  1. Wahl der Kennziffer 741. Im Display erscheint der Hinweis "Ihr Terminruf:".
  2. Eingabe des Termins, z.B. 1530 für 15.30 Uhr.
  3. Auflegen des Hörers bzw. Drücken der Trenntaste.

Abschaltung:

  1. Wahl der Kennziffer 740.

Umlegung

Unter der Umlegung versteht man das "Durchstellen eines Gespräches" von einem Endgerät zu einem anderen. Für das ISDN-TK-System ist bedeutsam, dass es nicht wie bei bisherigen TK-Anlagen zum Teil üblich, über eine "Erd-Taste" verfügt, sondern das ein Vermitteln unmittelbar möglich ist.

Beispiel einer Vermittlung vom Teilnehmer A zum Teilnehmer B:

  1. Teilnehmer A führt ein Gespräch mit einem Dritten.
  2. Wird eine Rückfrage oder eine Vermittlung nötig, kann die gewünschte Nummer entweder unmittelbar oder bei "großen" digitalen Endgeräten nach vorherigem Drücken der Taste "Rückfr" gewählt werden.
  3. Das Rückfrage-Gespräch wird beendet bzw. die Vermittlung durchgeführt: Entweder durch einfaches Auflegen des Hörers, Drücken der Trenntaste oder der Softkey-Taste "Verb". In diesem Fall ist das Gespräch vermittelt bzw. weitergegeben. Bei "großen" digitalen Endgeräten kommt durch Drücken der Softkey-Taste "Rückaus" oder der Ziffer "0" die alte Verbindung zu A zurück.


Unterdrückung der Rufnummernanzeige

siehe Anruferidentifikation


Voice-Mail-Server (VM)

siehe Anrufbeantworter


VV Telekommunikation

Die Einzelheiten des Betriebs von Telekommunikationsanlagen im Land Hessen regeln die "Verwaltungsvorschriften über die Einrichtung und Nutzung von Telekommunikationsanlagen - VV Telekommunikation vom 8. Januar 1993" (Staatsanzeiger für das Land Hessen vom 25. Januar 1993, Seite 245-249).


Wahlwiederholung

Kommt eine Verbindung nicht zustande, kann durch Eingabe der Ziffer "88" bzw., bei digitalen Endgeräten durch Drücken der Taste, die zuletzt gewählte Rufnummer erneut gewählt werden.