Zentraler Fax-Dienst

Inhalt:

1. Allgemeines
2. Fax-Empfang als E-Mail
3. Fax-Versand über einen Druckertreiber
4. Nutzungsvoraussetzungen
5. Antrag auf Zuteilung einer persönlichen Faxnummer

1 Allgemeines

Das System besteht aus einem an die ISDN-Telefonanlage der Universität angeschlossenen Linux-PC, auf dem das Programm HylaFAX läuft.

Der zentrale Fax-Dienst steht nur den Mitarbeitern und Instituten der Universität Gießen zur Verfügung. Studierende können ihn nicht in Anspruch nehmen.

Die persönliche Faxnummer wird auf Antrag vom HRZ vergeben.

Der zentrale Fax-Dienst bietet insbesondere

• Faxanschluss ohne Faxgerät
• Faxvesand auch vom häuslichen Arbeitsplatz (wenn mit VPN verbunden)
• Faxempfang überall, wo E-Mail-Empfang möglich
• Vertraulichkeit (gegenüber gemeinsam bzw. zentral genutzer Faxgeräte).

2 Fax-Empfang

Auf Grund der angerufene Telefonnummer sucht der Fax-Server in der HRZ-Benutzer-Datenbank die E-Mail-Adresse des Empfängers und stellt das Fax zu. Die erzeugte E-Mail enthält das Fax als Anhang im pdf-Format.

Zum Lesen bzw. Drucken von pdf-Dateien wird z.B. das kostenlose Programm Acrobat-Reader benötigt.

3 Fax-Versand

Aus Sicherheitsgründen ist der Fax-Versand nur von Rechnern aus möglich, die sich im Datennetz der Universität Gießen befinden (einschließlich derjenigen außerhalb, die mit VPN verbunden sind.)

Die vom Fax-Dienst des HRZs versendeten Faxschreiben enthalten auf der schmalen Zusatzzeile auf dem oberen Rand die Absender-Faxnummer +49 641 99-19900. Diese Nummer ist den HRZ-Operateuren zugeordnet. Ihre persönliche Fax-Nummer müssen Sie im Fax-Schreiben bei Bedarf selbst angeben.

Protokoll: Das versandte Fax wird als PDF-Datei an die E-Mail-Benachrichtigung angehängt, die der Absender anfordern kann. (Diese Datei enthält nicht die grafischen Qualitätsverluste, die beim Versand entstehen.)

Amtsvorwahl 0

Der Fax-Server ist im Telefonnetz der Universität angeschlossen, d.h. die Amtsvorwahl ist die 0. Ohne 0 werden universitätsinterne Fax-Nummern angesprochen.

Installations- und Bedienungsanleitung

• Linux
• MS Windows

Antworten auf empfangene Fax-Schreiben

Wenn Sie Teile aus dem empfangenen Fax in die Antwort übernehmen wollen, ist folgendes Vorgehen zu empfehlen.

Das empfangene Fax wird als Grafik vom PDF-Betrachter (z.B. Acrobat Reader) dargestellt. Markieren und kopieren Sie die Grafik in die Zwischenablage (Auswählen, Schnappschuss bzw. Select, Snapshot). Fügen Sie die Grafik in Ihren Editor (z.B. OpenOffice) ein und vervollständigen Sie die Antwort, die Sie dann auf dem Fax-Drucker Hylafax ausgeben.

4 Nutzungsvoraussetzungen

Für die Nutzung des zentralen Fax-Dienstes ist die Zuteilung einer persönlichen Faxnummer und deren Eintrag in der HRZ-Benutzer-Datenbank erforderlich. Mit dem Antrag bestätigt der Antragsteller die Übernahme der Telefonkosten beim Versenden von Faxschreiben über diesen Dienst.

Die persönliche Faxnummer wird in einer der beiden folgenden Formen in die HRZ-Benutzer-Datenbank eingetragen und sollte öffentlich lesbar sein:

• facsimileTelephoneNumber= +49 641 99-19nnn (PC)
• facsimileTelephoneNumber= ++49 641 99-19nnn (PC)

Für den programmtechnischen Abruf wird zusätzlich verwendet:

• faxToEmailNumber= 19nnn

Das Eintrag "facsimileTelephoneNumber" kann mehere Nummern aufnehmen, also auch die normale Nummer des Faxgerätes im Institut. Mit dem ++ am Anfang kann erreicht werden, dass bei Abfragen diese Angabe an den Anfang gestellt wird. Manche Programme zeigen in Tabellen nur eine (die erste) Faxnummer aus dem Directory an.

Wird eine solche Faxnummern-Angabe mit dem Zusatz (PC) durch die HRZ-Operateure in die HRZ-Benutzer-Datenbank eingetragen, kann der Faxnummern-Eintrag des Benutzers nicht mehr von ihm selbst mit dem Web-Interface abgeändert werden. Änderungen sind dann nur über die HRZ-Operateure möglich (formlose E-Mail).

Aufgrund der begrenzten Anzahl von virtuellen Faxnummern behält sich das HRZ vor, zugeteilte, aber mehr als 3 Monate nicht benutzte persönliche Faxnummern wieder einzuziehen und anderen Interessenten zuzuteilen.

5 Antrag auf Zuteilung einer persönlichen Faxnummer

• Antrag zur Teilnahme am zentralen Fax-Dienst des HRZs (einschl. Zuteilung einer persönlichen Fax-Nummer)