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Jahresgespräche (JG)

Einführung von Jahresgesprächen an der JLU

Basierend auf den von der hessischen Landesregierung beschlosseneGrafik Jahresgesprächn Grundsätzen über Zusammenarbeit und Führung in der hessischen Landesverwaltung führt die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ab 2019 verbindlich das Personalentwicklungsinstrument der Jahresgespräche ein. Alle Beschäftigten werden somit angehalten, zusätzlich bzw. ergänzend zur alltäglichen Kommunikation Jahresgespräche mit den jeweiligen Vorgesetzten bzw. unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen. Das Rundschreiben 2018/32 informiert zur Einführung der Jahresgespräche an der JLU.

Was ist das Jahresgespräch und was sind die Ziele?

Das Jahresgespräch ist ein Gespräch, das zwischen der Führungskraft und den Beschäftigten einmal jährlich, strukturiert, vertraulich und losgelöst vom Alltagsgeschäft durchgeführt wird. Das Jahresgespräch ergänzt die alltägliche Kommunikation und fördert einen strukturierten Dialog. Es soll andere Gespräche (wie z. B. Beurteilungs-, Feedback- und Planungsgespräche) nicht ersetzen, sondern ergänzen. Dabei werden in der Regel folgende Themenfelder behandelt:

  • Rückblick auf das vergangene Jahr und die Gegenwart im Hinblick auf die Arbeitssituation, Arbeitsleistung, Arbeitszufriedenheit und Zusammenarbeit mit der Führungskraft und den Kolleginnen und Kollegen
  • (über-)fachliche Kompetenzen und Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten
  • Vereinbarungen und Ziele für das folgende Jahr.

Das Jahresgespräch dient somit der Bestandsaufnahme und Reflexion der bisherigen Arbeitsziele und Arbeitsergebnisse, dem Kennenlernen und Verstehen der Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie der gemeinsamen Gestaltung der weiteren Arbeitsprozesse und möglichen Entwicklungsperspektiven. Darüber hinaus gibt das Jahresgespräch Führungskräften ein wertvolles Feedback über ihre Führungstätigkeit.

Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU

Die Regeln der Durchführung sind in den Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU festgehalten, welche u.a. folgende Vorgehensweisen festlegen:

  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Das Jahresgespräch ist zwischen unmittelbaren Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen. Unmittelbare Vorgesetzte sind diejenigen Personen, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Arbeitsalltag Anordnungen erteilen können und die fachliche Weisungsbefugnis haben. Im Falle einer großen Führungsspanne kann das Führen der Jahresgespräche auch an eine Stellvertreterin bzw. einen Stellvertreter delegiert werden, sofern diese bzw. dieser ebenfalls fachlich weisungsbefugt ist.
  •  Verbindlichkeit: Auf das Jahresgespräch kann nur im gegenseitigen Einverständnis verzichtet werden. Ein einseitiger Verzicht bzw. eine einseitige Ablehnung eines Jahresgespräches ist nicht möglich.
  • Vertraulichkeit: Die Inhalte des Jahresgesprächs sind vertraulich. Grundsätzlich gilt für das Jahresgespräch das „Vier-Augen-Prinzip“. Informationen dürfen an Dritte nur im beiderseitigen Einvernehmen weitergegeben werden. Hinweise über die Durchführung oder Inhalte des Jahresgesprächs werden nicht in die Personalakte aufgenommen.
  • Dokumentation: 
    • Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzugegeben. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.
    • Die Gesprächsergebnisse und die ggf. vereinbarten Ziele sollten unabhängig hiervon schriftlich als vertrauliches Protokoll zum Jahresgespräch dokumentiert und von beiden Seiten unterschrieben werden. Die Gesprächsinhalte und -ergebnisse sowie die ggf. vereinbarten Ziele sind vertraulich, das Protokoll ist daher von beiden Seiten unzugänglich für Dritte aufzubewahren.
    • Sofern im Jahresgespräch Personalentwicklungsbedarfe festgestellt werden, können diese in beiderseitigem Einvernehmen in einem separaten Dokument als Bedarfsmeldung Personalentwicklung an die Abteilung Personalentwicklung adressiert werden.

Vorbereitung und Durchführung des Jahresgesprächs

Die Vorbereitung des Jahresgespräches beginnt schon einige Wochen vor der Durchführung. Für die Organisation stehen Ihnen eine Checkliste und Beispieleinladung zur Verfügung.

 

Als Führungskraft oder Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter sollten Sie sich ausführlich auf das Jahresgespräch vorbereiten. Eine gute Vorbereitung erhöht die Qualität der Gespräche und führt zu besseren kurz- und langfristigen Ergebnissen. Vorbereitungszeit ist also sinnvoll investierte Zeit. Mit den Gesprächsleitfäden (Version für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen) können Sie sich einen Überblick über die Gesprächsstruktur und -inhalte verschaffen. Zur intensiven inhaltlichen Vorbereitung können Sie die Beispielfragen auf dem Vorbereitungsbogen für das Jahresgespräch (Vorbereitungsbogen für Führungskräfte; Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen) als Denkanstöße für die unterschiedlichen Themengebiete nutzen. Bearbeiten Sie nicht alle Fragen und Themen, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Was wollen Sie konkret im Gespräch thematisieren und was davon hat für Sie hohe Priorität? Halten Sie diese schriftlich fest.

 

Das Jahresgespräch ist ein partnerschaftlicher Dialog. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung obliegt beiden Beteiligten. Die Verantwortung für die Gesprächsführung und den Gesprächsablauf liegt vorwiegend bei der/dem Vorgesetzten, wenngleich beide Gesprächspartnerinnen bzw. -partner für das Gesprächsergebnis und die getroffenen Vereinbarungen verantwortlich sind. Die Gesprächsleitfäden (siehe oben), Vorbereitungsbögen (siehe oben) und Hinweise zur Gesprächsführung und Zielsetzung (Zusammenstellung zu Gesprächstechniken) unterstützen bei der Durchführung des Gespräches.

Unterlagen für Führungskräfte

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Führungskraft bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

 

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen nutzen.

  •  Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzugegeben. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

 

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

Unterlagen für Mitarbeiter/innen

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

 

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen nutzen.

  •  Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzugegeben. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

 

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

E-Learnings zum Jahresgespräch

Hier werden Sie vsl. ab Februar 2020 unsere neuen E-Learnings zum Jahresgespräch finden.

Derzeit befinden sich die E-Learnings in Entwicklung und Sie können zur Vorbereitung die anderen Unterstützungsmaterialien, welche Sie rechts in den "Nützlichen Links" finden, nutzen.

 

Ziele der E-Learnings:

Alle Beschäftigten der JLU sollen sich mittels der E-Learnings flexibel auf ihr persönliches Jahresgespräch vorbereiten können. Von Seiten der Personalentwicklung möchten wir ermöglichen, dass man sich unabhängig von den persönlichen Arbeitszeiten und dem Zeitpunkt des eigenen Jahresgesprächstermins auf das Jahresgespräch vorbereiten kann. Die E-Learnings sollen dabei eine Ergänzung und Vertiefungsoption zu den bestehenden Unterstützungsmaterialien, welche Sie rechts in den "Nützlichen Links" finden, nutzen.

 

E-Learning Angebote:

E-LearningInhalt
Rahmen-bedingungen Jahresgespräch an der JLU Was ist das Jahresgespräch? Wie sehen die Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU aus und was bedeutet das für die Ausgestaltung und Durchführung? Das etwa 1-stündige E-Learning beantwortet u. a. diese Fragen. Es geht auf die Definition und den Nutzen von Jahresgesprächen allgemein ein, zeigt die Anwendung an der JLU auf und gibt wichtige Impulse zu der Gestaltung der Rahmenbedingungen.
Vorbereitung & Durchführung des Jahresgesprächs Haben Jahresgespräche tatsächlich einen positiven Effekt auf die Zusammenarbeit und Leistung? Worauf muss ich achten, wenn ich diesen positiven Effekt erzielen möchte? Wie sollte meine Vorbereitung auf das Jahresgespräch aussehen und wie lange dauert diese eigentlich? Wie sieht der ideale Ablauf eines Jahresgesprächs aus und was sollte ich tun, damit beide Gesprächspartner/innen ausreichend zu Wort kommen? Woran sollte ich nach der Durchführung denken? Das etwa 2-stündige  E-Learning beantwortet u. a. diese Fragen und gibt Ihnen wichtige Impulse zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Jahresgesprächs.
Ziele und Vereinbarungen im Jahresgespräch Welche Arten von Zielen gibt es und wie sehen Ziele aus, die sinnvollerweise in einem Jahresgespräch gesetzt werden können? Wie kommen Sie von allgemeinen Zielformulierungen zu konkreten, überprüfbaren Zielen? Wie halten Sie diese Ziele fest? Wie nehmen Sie eine Priorisierung der Ziele vor? Wie verfolgen Sie die Zielerreichung? Wie gehen Sie damit um, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern und die vereinbarten Ziele nicht mehr sinnvoll bzw. erreichbar sind? Das etwa 2-stündige E-Learning beantwortet u. a. diese Fragen und gibt Ihnen wichtige Impulse zur Zielformulierung, Zielpriorisierung und Zielverfolgung, die Sie direkt im E-Learning umsetzen.
Lösungsorientierte Kommunikation im Jahresgespräch Wie gehe ich damit um, wenn der Austausch im Jahresgespräch stockt oder mein Gegenüber blockiert? Mit welchen Fragen kann ich einen Perspektivwechsel anregen? Wie kann ich mit meiner/meinem Gesprächspartner/in gemeinsam aktiv an Lösungen für Herausforderungen arbeiten? Wie kann ich mit bestimmten Fragetechniken die Motivation zur aktiven Problemlösung erhöhen? Das
etwa 2-stündige E-Learning beantwortet u. a. diese Fragen und gibt Ihnen eine Einführung in lösungsorientierte Gesprächs- und Fragetechniken, die Sie direkt im E-Learning umsetzen.
Feedback geben und nehmen im Jahresgespräch Worauf sollte ich achten, wenn ich Feedback gebe und erhalte? Was ist die Ich- Botschaft im Feedback? Warum fällt es oft schwer negatives Feedback zu geben und anzunehmen. Wie sollte es formuliert und aufgebaut sein, damit dies doch funktioniert? Das etwa 2-stündige E-Learning beantwortet u.a. diese Fragen und gibt Ihnen wertvolle Anwendungstipps, die Sie direkt im E-Learning umsetzen.

 (die Dauer der E-Learnings wird bei ca. 2h liegen)

 

Die E-Learnings finden Sie auch im aktuellen Weiterbildungsprogramm 2020.

 

Teilnahme- und Anmeldemodalitäten:

  • Eine Anmeldung zu den E-Learnings, über den Anmeldebogen des Weiterbildungsprogramms, wird nicht(!) erforderlich sein.
  • Sofern Beschäftigte die E-Learnings in ihrer Arbeitszeit absolvieren möchten, so ist die mit der jeweiligen direkten Führungskraft vorher abzusprechen und zu vereinbaren.
  • Bestandteil der Schulungen "Workshop zum Jahresgespräch für Führungskräfte / Mitarbeiter/innen" ist, dass die Teilnehmenden vor Beginn des Workshops die E-Learnings "Rahmenbedingungen Jahresgespräch an der JLU" (2h) und "Vorbereitung & Durchführung des Jahresgesprächs" (2h) durcharbeiten. Sofern Beschäftigte die Workshops, nach Rücksprache mit ihrer Führungskraft, in der Arbeitszeit besuchen, zählen die 4h E-Learning ebenfalls als Arbeitszeit, da sie fester Bestandteil der Workshops sind.

Kontakt, Beratung und Schulung

Beratung und Kontakt

Sowohl als Mitarbeiterin und Mitarbeiter als auch als Führungskraft können Sie sich an die Abteilung Personalentwicklung (C5) wenden, wenn Sie:

  • Fragen zum Thema Jahresgespräche haben,
  • allgemeine Beratung zum Jahresgespräch wünschen,
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von (schwierigen) Gesprächen benötigen oder
  • Bedarf an Hilfsangeboten (Beratung, Coaching, Fortbildungen, etc.) haben.

 

Ihre Ansprechpartnerin:

Personaldezernat Abteilung Personalentwicklung (C5)

Jessica Grazi, 0641/9912305

 

Schulungen

Die Abteilung Personalentwicklung führt regelmäßig Schulungen zum Thema Jahresgespräche durch.

Für das Jahr 2019 sind folgende Termine geplant:


Vortrag für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen:                                                                    

Das Jahresgespräch als Führungs- und Förderinstrument                                                                   

15. Februar 2019, 13.00-14.30 Uhr; Raum 201, Goethestraße 58


Workshop für Führungskräfte: Das Jahresgespräch an der JLU                                                 

20. und 21. März 2019, jeweils 9.00-13.00 Uhr; Raum 201, Goethestraße 58


Jahresgespräche - Wie bereite ich mich als Mitarbeiter/in darauf vor                                        

22. + 26. März 2019, jeweils 9.00-13.00 Uhr; Raum 309, Goethestraße 58


Führungsimpuls mit anschließendem Austausch: Das Jahresgespräch an der JLU           

28.März 2019, 12.00-14.00 Uhr; Rektorenzimmer Universitätshauptgebäude, Ludwigstraße 23


Workshop für Führungskräfte: Das Jahresgespräch an der JLU                                                 

13. und 14. Juni 2019, jeweils 9.00-13.00 Uhr; Raum 201, Goethestraße 58


Vortrag für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen:                                                                    

Das Jahresgespräch als Führungs- und Förderinstrument                                                                 

30. August 2019, 12.00-13.30 Uhr; Raum 201, Goethestraße 58


Jahresgespräche - Wie bereite ich mich als Mitarbeiter/in darauf vor                                       

20. + 24. September 2019, jeweils 9.00-13.00 Uhr; Raum 334, Goethestraße 58


Workshop für Führungskräfte: Das Jahresgespräch an der JLU

31. Oktober und 1. November 2019, jeweils 9.00-13.00 Uhr; Raum 201, Goethestraße 58

 

Ab der 2. Januarwoche finden Sie die aktuellen Termine und Kursbeschreibungen unter www.uni-giessen.de/pe/fortbildung.

 

Wünschen Sie sich eine gesonderte Schulung für Ihren Bereich, so sprechen Sie uns gerne an.