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Projekt "Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung"

Pro Jahr werden an der JLU über 100.000 Eingangsrechnungen im Papierformat mehrfach geprüft, weitergeleitet, manuell im SAP-System der JLU erfasst und anschließend archiviert. Nach der erfolgreichen Einführung des Late-Scans von Rechnungsbelegen und deren Anbindung an die Buchungsbelege im SAP-System im Jahr 2010 steht nun die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung an.

Analoge RechnungDie elektronische Rechnungsbearbeitung ist bei vielen Unternehmen bereits gängige Praxis und hält nun auch Einzug in die öffentliche Verwaltung. Damit wird auch dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, veröffentlicht im Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Hessen am 24.09.2018 sowie dem Gesetz zur Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungstellung im öffentlichen Auftragswesen entsprochen. Diese Gesetze verpflichten alle Auftraggeber bis zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen (E-Rechnung), die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, anzunehmen und zu verarbeiten.

Viele Lieferanten fragen bereits heute an, ob die JLU E-Rechnungen annimmt; es ist zu erwarten, dass die Lieferanten von ihrem Recht auf den Versand von E-Rechnungen Gebrauch machen, sobald die gesetzlichen Grundlagen in Kraft treten. Die JLU, wie auch die übrigen hessischen Hochschulen, schaffen bis zum Frühjahr 2020 die Voraussetzungen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bietet die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung durch die Optimierung von Geschäftsprozessen und Reduktion von Prozess- und Sachkosten weitere Vorteile wie z.B.:

  • Steigerung der Transparenz (der Bearbeitungsstand der Belege ist jederzeit einsehbar; die Budgetkontrolle ist früher möglich)
  • Beschleunigung im Beleglauf vom Posteingang bis zur Zahlung; Einhaltung von Skontofristen
  • Qualitätssteigerung durch automatisierte Prüfroutinen und umfangreiche Validierungen
  • Reduktion von Papierverbrauch (Nachhaltigkeits- und Kostenaspekt)
  • Sukzessive Reduktion von Lagerkapazität von Papierbelegen/-akten