Inhaltspezifische Aktionen

EVER – Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Das Handlungsfeld "Digitalisierung" ist von entscheidender Bedeutung für die zukunftsorientierte Weiterentwicklung der JLU. Die gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen stellt diesbezüglich einen Baustein dar. Der künftige Rechnungsbearbeitungsprozess ist entsprechend einzurichten mit dem Ziel, die möglichen Verbesserungspotentiale für alle Prozessbeteiligten voll auszuschöpfen.

Pro Jahr werden an der JLU über 100.000 Eingangsrechnungen im Papierformat mehrfach geprüft, weitergeleitet, manuell im SAP-System der JLU erfasst und anschließend archiviert. Nach der erfolgreichen Einführung des Late-Scans von Rechnungsbelegen und deren Anbindung an die Buchungsbelege im SAP-System im Jahr 2010 steht nun die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung an.

Projekt "EVER – Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen an der JLU"

In einem organisatorischen Vorprojekt unter Federführung des JLU-Finanzdezernats mit Beteiligung von Vertreterinnen und Vertretern aus Referenzeinrichtungen wie Fachbereichen, Instituten, HRZ, UB und Dezernat E erfolgte 2017/18 eine Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse rund um Beschaffung und Rechnungsbearbeitung sowie die Konzeption von Soll-Prozessen für die JLU. 2019 haben die hessischen Hochschulen im CCHH-Verbund gemeinsam eine Software ausgewählt für die Umsetzung der Soll-Prozesse.

Mehr Informationen zum Projekt

Der zukünftige Rechnungsprozess

Die JLU hat mit der Umstellung auf eine elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Rahmen eines Testbetriebs mit Pilotbereichen begonnen. Eine flächendeckende Umsetzung innerhalb der Universität soll im Jahr 2023 beginnen.

Um dieses Ziel zu erreichen, empfiehlt die JLU für die Durchführung von Beschaffungen soweit wie möglich das Online-Bestellsystem JustOS zu verwenden. Dies bringt wesentliche Vorteile im Beschaffungsprozess mit sich und erleichtert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung von der Bestellung bis zur Zahlung. Eine Beschaffung über JustOS ist aber nicht immer möglich. Wie sieht der Rechnungsbearbeitungsprozess für Beschaffungen außerhalb von JustOS aus?