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Teilprojekt HRZ-Account für Alle

Im Rahmen des Vorgehensmodells zur Einführung eines Identity Managements an der JLU wurde ermittelt, dass der Prozess "Organisationseintritt von neuen Bediensteten" hochkomplex ist. Es gelingt kaum, das Zusammenspiel der daran beteiligten Organisationseinheiten abzubilden. Bis zu vierzehn unterschiedliche Anstoßpunkte sind notwendig, um bei Arbeitsantritt möglichst vollständig arbeitsfähig zu sein. Diese Anstoßpunkte entstehen durch die unterschiedlichen Accounts und Zugänge (E-Mail, Telefon, Schlüssel, Chipkarte, Zugang zu Verzeichnisdiensten und Softwaresystemen…), die neue Bedienstete benötigen.

Bild - HRZ-AccountDie AG 1 des IDM-Projekts (AG „Life Cycle“) hat einen Sollprozess zum Organisationseintritt erstellt, der die im Vorprojekt identifizierten Schwächen abstellen soll. Gemeinsam mit Mitgliedern der anderen AGs wurden diejenigen Subprozesse definiert, die für eine erste Ausstattung mit Arbeitsmitteln notwendig sind. Dies umfasste u.a. auch die automatisierte Bereitstellung eines E-Mail-Accounts ohne Antragsverfahren.


Voraussetzung für einen E-Mail-Account der JLU ist der HRZ-Account ("g-Kennung"), der wiederum auch Anstoßpunkt für die Erlangung weiterer Berechtigungen (Stud.IP, SAP,  Plone etc.) darstellt. Zur Zeit  kann jedoch nicht sichergestellt werden, dass Bedienstete über einen HRZ-Account verfügen, da es den Bediensteten selbst überlassen bleibt, diesen zu beantragen. Zahlreiche neue Bedienstete (auch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler) nutzen auch noch Monate nach Dienstbeginn ihren privaten E-Mail-Account für dienstliche Korrespondenz. Bedienstete, die nicht über einen JLU-E-Mail-Account verfügen, werden jedoch nicht über Rundschreiben oder Hinweise der Universität erreicht. Im elektronischen Wahlverfahren empfiehlt es sich ebenso, dienstliche E-Mail-Adressen zu nutzen, da Pins und TANs ansonsten an nicht authentifizierte Privatadressen geschickt werden müssten.


Der Lenkungsausschuss des IDM-Projekts hat daher beschlossen, dass alle Bediensteten automatisch vor Arbeitsbeginn (unabhängig ihrer Tätigkeit) mit einem HRZ-und E-Mail-Account ausgestattet werden sollen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im IDM-Unterprojekt "HRZ-Account für alle Bediensteten" haben sich zum Ziel gesetzt, eine flächendeckende lückenlose Versorgung aller Bediensteten mit einem HRZ-Account (inklusive E-Mail-Adresse) vor Arbeitsantritt durch Automatisierung des Prozesses sicherzustellen. Vorrangig stehen hierbei zunächst neu eingestellte Bedienstete im Fokus, die beim Dezernat C geführt werden und bisher nicht an der Universität tätig waren. Für alle weiteren Personengruppen müssen ebenfalls verbindliche Regelungen definiert werden.


Nähere Informationen:
Oliver Bäumer, HRZ
E-Mail: