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Teilprojekt Organigramm

Es gibt an der JLU zurzeit keine verbindliche Organisationsstruktur und auch kein führendes System für die Abbildung von Organisationen. Das hat zur Folge, dass Organisationsstrukturen an verschiedenen Stellen für eigene Bedürfnisse mit unterschiedlichen Attributen und Bezeichnungen gepflegt werden. Daten gleicher Einrichtungen werden zurzeit inkonsistent in verschiedenen Systemen gehalten und können so nicht mehr sinnvoll zusammengebracht werden.

Bild - OrganigrammMit der inkonsistenten Organisationsstruktur verbunden sind ineffiziente Arbeitsabläufe, sowohl für die Anwender als auch für die Betreiber dieser Systeme. Durch verschiedene Zuständigkeiten bei der Administration dieser Datenbestände auf zentraler wie dezentraler Ebene werden hohe Personalressourcen gebunden, es fehlt eine übergeordnete Sicht auf die Gesamtstruktur. Die daraus wiederum resultierenden Inkonsistenzen werden aktuell durch beständige Korrekturen und Nachsteuerungen in den einzelnen Dezernaten und Sachgebieten – allerdings jeweils nur im Rahmen der eigenen Zuständigkeiten – teilweise ausgeglichen, sind aber in ihrer Reichweite beschränkt und ermöglichen keine schrittweise Vereinheitlichung der Organisationsstruktur. Die Problematik wächst mit der ständigen Weiterentwicklung der JLU und wurde im Rahmen des IDM-Projekts beschrieben und dokumentiert.

 

Sollen Systeme zukünftig unter Einsatz eines IDM-Systems zusammen arbeiten, kann dies nur in einheitlichen und verbindlichen Strukturen geschehen. Im Rahmen des IDM-Projekts wurde hierfür eine Organigrammvorlage erarbeitet, notwendige Attribute zu den Organisationseinheiten definiert, Geschäftsprozesse modelliert sowie mögliche IT-Anwendungen zur Abbildung von Organisationsstrukturen andiskutiert. Es wurde herausgearbeitet, dass eine verbindliche Organisationsabbildung für alle Systeme der JLU perspektivisch nur bereitgestellt und gelebt werden kann, wenn dafür eine verantwortliche Stelle benannt und die Geschäftsprozesse für Veränderungen der Organisationsstruktur neu und verbindlich definiert werden.

 

Ziel des IDM-Unterprojekts ist daher die Einführung einer verbindlichen Organisationsstruktur an der JLU mit verbindlichen Bezeichnungen und Kontaktdaten in Deutsch und Englisch, für die Integration der IT-Systeme bei Einführung eines Identity Managements und für die einheitliche Darstellung der JLU nach innen und außen, hier v.a. im Rahmen des Internetauftritts der JLU über das CMS Plone.


Nähere Informationen:
Mario Kahl, B2
E-Mail: