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IDM-Projektphase 2

Erstellung der Sollkonzepte, Schaffung der Rahmenbedingungen

Vor der technischen Implementierung eines IDM-Systems gilt es, eine umfangreiche fachliche Planung zu leisten: Neben der Klärung technischer und rechtlicher Fragen ist dabei insbesondere die Festlegung einer hochschulweit einheitlichen Systematik der organisationalen Informationen erforderlich, die mit den personenbezogenen Daten im IDM verknüpft werden. Darauf aufbauend werden ebenfalls die Arbeitsprozesse vereinfacht und standardisiert, in denen die personen- und organisationsbezogenen Daten miteinander verknüpft werden. Ziel der Projektphasen 2 und 3 war es, diese für die spätere Implementierung des IDM notwendigen Vorarbeiten zu leisten.

Im Mittelpunkt der Projektarbeit standen sechs Arbeitsgruppen, die mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der JLU besetzt waren. Mit diesen als Expertengruppen konzipierten Arbeitsgruppen wurde das Fachwissen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der JLU an einen Tisch gebracht. Jede der sechs Arbeitsgruppen widmete sich dabei einem thematischen Schwerpunkt des Projektes (einige der  Fragestellungen werden auch in Projektphase 4 weiter diskutiert und behandelt):

 

  1. Die Arbeitsgruppe Life Cycle (Leitung Annette Schütz, Kanzlerbüro) war dafür zuständig, Sollprozesse für die unterschiedlichen Personengruppen an der Universität zu entwickeln und zu beschreiben, die im Rahmen der IDM-Einführung berücksichtigt werden sollen. Hierzu gehörten beispielsweise Bedienstete, Studierende und Gäste. Schwächen bestehender Prozesse wurden dabei analysiert und in einheitliche vereinfachte Sollprozesse für Eintritte, Veränderungen und Austritte überführt. Ziele waren die Vermeidung redundanter Personendatenhaltungen, der Abbau aufwändiger Nutzerverwaltungen, die Identifizierung notwendiger Attribute, Serviceorientierung (empfohlen wurde die Einrichtung einer Servicestelle als zentrale Anlaufstelle für Bedienstete) und die Aktualität der Identitätsdaten in den zu berücksichtigenden Systemen.
  2. Die Arbeitsgruppe OrgManagement (Leitung Carola Sann, Dezernat D) hat damit begonnen, die im zukünftigen IDM hinterlegte Abbildung der Organisationsstruktur für die JLU festzulegen. Hierzu wurden zunächst die bestehenden Strukturabbildungen aufgenommen und analysiert und Festlegungen zur Detailtiefe der zukünftig im IDM abzubildenden Aufbauorganisation und ihrer zugehörigen Funktionen getroffen. Als Ergebnis werden in der folgenden Projektphase neben einer optimierten Organisationsstrukturabbildung auch Sollprozesse feststehen, die die Zuständigkeiten für ihre Pflege und deren Kommunikation innerhalb der Hochschule festlegen.
  3. Die Arbeitsgruppe Beauftragtenwesen und institutionelle Funktionen (Leitung Alexander Kratz, Dezernat C) hat die verschiedenen Beauftragtenfunktionen und Wahlämter an der JLU in den Blick genommen. Einige dieser Funktionen und Ämter sind durch Rechtsvorschriften begründet, andere nehmen für die Ablauforganisation der Universität eine zentrale Rolle ein. Die Arbeitsgruppe hat die technischen Voraussetzungen für eine vollständige Dokumentation der im IDM abzubildenden Beauftragtenfunktionen und Wahlämter geschaffen. Hieran anschließend müssen in der nächsten Projektphase Sollprozesse entwickelt werden, die über einen geregelten Informationsfluss eine kontinuierliche Pflege dieser Daten sicherstellen.
  4. Die Arbeitsgruppe Mitarbeiterkarte (Leitung Claudia Schick, Dezernat B) hat sich damit beschäftigt,  den Prozess zur Beantragung, Erstellung und Ausgabe der Mitarbeiterchipkarte an der JLU zu optimieren. Angestrebt wurde dabei eine Vereinheitlichung und Vereinfachung der bestehenden Prozesse im Rahmen eines neuen Sollprozesses sowie eine Vereinheitlichung der verschiedenen Kartenformen und -funktionalitäten.
  5. Die Arbeitsgruppe Technische Umsetzung (Leitung Christian Ahlemeyer, Kanzlerbüro) hatte zur Aufgabe,  die neuen Sollprozesse und die weiteren Ergebnisse der anderen Arbeitsgruppen hinsichtlich ihrer technischen Umsetzbarkeit zu prüfen und technische Anforderungen an das zukünftige IDM aus ihnen abzuleiten. Hierzu gehörten die Festlegung einer Systemhierarchie und die Aufstellung der im System zu führenden Attribute für die Abbildung der Identitäten an der JLU. Die Systemflüsse wurden grafisch dargestellt und textlich kommentiert. Eine zentrale Rolle spielten außerdem Aspekte der Datensicherheit. In der nächsten Projektphase wird die Arbeitsgruppe Technische Umsetzung ein Lastenheft erstellen, das die erforderlichen Funktionalitäten des zukünftigen IDM-Systems der JLU dokumentiert.
  6. Fragen des Datenschutzes und der ordnungsgemäßen Beteiligung des örtlichen - und des Hauptpersonalrats standen im Mittelpunkt der Arbeit in der Arbeitsgruppe Rechtliche Rahmenbedingungen (Leitung Andreas Lehmann, Dezernat B). Die Arbeitsgruppe hat, um den datenschutzrechtlichen Rahmen für das zukünftige IDM-System festzulegen, einen Entwurf  für eine entsprechende Dienstvereinbarung vorbereitet

 Projektorganisation der Phasen 2 und 3


Für die Steuerung des Projektes und die Überwachung des Projektfortschrittes wurde eine Lenkungsgruppe (Vizepräsident für Wissenschaftliche Infrastruktur Prof. Dr. Peter Winker, Kanzler Dr. Michael Breitbach / im späteren Verlauf Kanzlerin Susanne Kraus, Personaldezernent Thomas Clasen / im späteren Verlauf Personaldezernentin Heike Siebert-Rothland, Projektkoordinatoren Annette Schütz und Dr. Michael Kost; außerdem HIS-HE-Berater Dr. Anton Basic und Steffen Doerk) an der JLU eingerichtet. In der Planung des Projektes war es der Lenkungsgruppe ein besonderes Anliegen, die ganze Universität in das Projekt einzubinden. Deshalb wurde ein Projektbeirat (Dekanate, Personalrat, Datenschutzbeauftragter, Dezernats-, HRZ- und UB-Leitung, SekretärInnen-Netzwerk) eingerichtet, der der Lenkungsgruppe beratend zur Seite steht. Im Projektbeirat sind alle relevanten Stakeholder der Universität eingebunden und stellen sicher, dass die Perspektiven aller unterschiedlichen Organisationseinheiten der JLU in das Projekt eingebracht werden. Dem Projektbeirat kommt zudem eine wichtige Multiplikatorenrolle im Projekt zu.

 

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