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Teilprojekt Aufbau Servicebüro

Zentrales Element und Ergebnis der IDM-Projektarbeit ist die Einrichtung eines Servicebüros als erste Anlaufstelle für alle Bediensteten sowie Gäste und Partner der JLU.

Ziele des Teilprojekts

 

Ziel ist zum einen die Einführung neuer qualitätsverbessernder Dienstleistungen, die die Arbeitsfähigkeit aller Bediensteten nachhaltig beschleunigen und stärken und für spürbare Serviceverbesserungen für Bedienstete, Gäste und Partner als auch für Entlastung in allen zentralen und dezentralen Organisationseinheiten sorgen. Zum anderen kann nur mit der Einrichtung eine Servicebüros die Voraussetzung / Rahmenbedingung für die Implementierung eines IDM sichergestellt werden.

Bild - Willkommenspaket

 

Die Arbeitsfähigkeit neuer Bediensteter soll zukünftig bereits ab dem ersten Arbeitstag hergestellt sein. Ohne gesonderte Antragsverfahren werden dann alle notwendigen Accounts und Zugänge bereitgestellt. Alle Bediensteten erhalten automatisch einen HRZ- und einen E-Mail-Account. Über das Servicebüro erhalten alle neuen Bedienstete:

 

  • eine Chipkarte mit erweiterten Standardfunktionen:
    • Dienstausweis
    • UB-Zugang
    • Gleitzeit
    • Zutritte
    • Bezahlfunktion (Mensa, Kopierer)
    • Digitale Signatur
  • notwendige mechanische Schlüssel
  • einen Zugang zu notwendigen Verzeichnisdiensten und IT-Systemen
  • Bereitstellung Telefonanschluss 
  • Beratung zu Service-, Hilfs- und Schulungsangeboten

 

Aufbauphase

 

In der Aufbauphase  ist das Servicebüro wesentlicher Akteur bei der Implementierung der entwickelten Sollkonzepte. Hier laufen die Sollprozesse zusammen, werden Daten gesammelt und zur Verfügung gestellt.

 

Laufender Betrieb

 

Die Aufgaben des Servicebüros im laufenden Betrieb werden seinBild - Servicebüro Theke:

 

  • Beratung und Unterstützung zur Nutzung zentraler Dienste der JLU für Bedienstete sowie Gäste und Partner der JLU
  • Herstellung, Ausgabe und Rücknahme von Chipkarten für Bedienstete und Gäste sowie die dazugehörige laufende Betreuung (Änderungen von Berechtigungen, Sperren bei Verlust,…)
  • Erste Anlaufstelle bei allen Fragen zur Chipkarte und deren Funktionen (Zutritte, Bezahlen, Bibliothekssystem, Sichtausweis,…)
  • Ausgabe und Rücknahme von mechanischen Schlüsseln zu Räumen
  • Aufnahme und Weiterleitung von Anträgen zu Telefonanschlüssen
  • Aufnahme und Weiterleitung von Anträgen zur Veränderung persönlicher Daten
  • Beratung und Unterstützung bei der Beantragung von Zugängen zu IT-Systemen (SAP, CLAKS, EBP, FIS,…) und Verzeichnisdiensten sowie Unterstützung bei der Suche nach passenden JLU-internen Hilfs- und Schulungsangeboten
  • Clearing von Personendaten im IDM-System (Identifikation und Korrektur von mehrfach vorhandenen Identitäten zu einer einzigen Person aus unterschiedlichen Quellsystemen)
  • Administration der Ablaufprozesse zwischen Quellsystemen, IDM und Zielsystemen
  • Betreuung des Systems zur Verwaltung von Personendaten der Gäste und Partner der JLU (GuP)
  • Bereitstellung und Pflege von zentralen Diensten im Netz einschließlich Übersichtsseiten und Formularen in einheitlichen benutzerfreundlichen und barrierefreien Formaten, u.a. auch die Pflege des zukünftig aus dem IDM-System zu generierenden zentralen Personalverzeichnisses
  • Entwicklung von Lösungen und Workflows für neue Anforderungen in der IDM Systemlandschaft (Quellsysteme → IDM → Zielsysteme)


Nähere Informationen:
Jeldrik Glaßl, KB3.1
E-Mail: