Sympa

Einleitung

An der JLU wird die Software sympa zur Verwaltung der Mailinglisten eingesetzt.

Mit sympa lassen sich klassische Mailinglisten mit teils sehr vielen Abonnenten ebenso realisieren wie dynamische Listen, deren Mitglieder automatisch aus der Benutzerdatenbank importiert und aktualisiert werden.

Sympa kann sowohl über Befehle, die per Mail an sympa gesendet werden, als auch über die Weboberfläche unter https://lists.uni-giessen.de/ verwendet werden. Nutzer an der JLU können sich mit Benutzternamen oder E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Externe Nutzer können sich über den Link "Erste Anmeldung?" registrieren um Zugang zur Mailinglistenverwaltung zu erhalten.

Anlegen einer Liste

Nur Personen mit einem gültigen JLU-Account sind berechtigt eine Mailingliste zu beantragen.

E-Mail-Adressen heißen immer listenname @ lists.uni-giessen.de.

Zum Beantragen einer Liste melden Sie sich bitte unter https://lists.uni-giessen.de/ an und rufen den Menüpunkt "Liste anlegen" auf.

Hier geben Sie den gewünschten Listennamen an, wählen aus den Vorlagen einen passenden Listentyp aus, erstellen einen Titel bzw. Kurzbeschreibung, wählen ein Themengebiet aus und geben eine Beschreibung ein.

Sollten die vorgegebenen Listentypen nicht exakt Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie bitte einen Typ aus, der Ihren Anforderungen möglichst nahe kommt. Die einzelnen Berechtigungseinstellungen zum Senden und Empfangen lassen sich nach Anlegen der Liste noch separat einstellen.

Nachdem Sie die Anfrage zur Listenerzeugung abgesendet haben, wird ein Listmaster Ihre Anfrage prüfen und die Liste anlegen. Sie werden benachrichtigt, wenn die Liste erstellt ist.

Bitte abonnieren Sie selbst die Liste, da dies nicht automatisch bei der Listenerstellung geschieht.

Beachten Sie hierzu bitte auch die sympa-Hilfe unter: https://lists.uni-giessen.de/sympa/help/admin.

Wenn Sie eine dynamische Liste benötigen, deren Mitglieder aus der Benutzerdatenbank des HRZ oder einer anderen unterstützten Datenquelle automatisch ermittelt werden sollen, beantragen Sie bitte die Liste wie oben beschrieben und wenden sich zusätzlich an listmaster via E-Mail mit einer Beschreibung Ihres Anliegens.

Listenverwaltung

Listen können in sympa bequem über die Weboberfläche verwaltet werden. Über den Link "Administrator" haben Sie Zugang zu allen grundlegenden Einstellungen Ihrer Liste.

Weitere Erläuterungen finden Sie in der Hilfe zu sympa: https://lists.uni-giessen.de/sympa/help/admin.

Listennutzung

Die Verwaltung Ihrer Listenabonnements erfolgt bequemerweise über https://lists.uni-giessen.de/.

Hier können Sie sich über vorhandene Listen informieren, in freigegebene Listen eintragen, aus Listen austragen, Ihre Empfangseinstellungen anpassen und auf die Archive von Listen zugreifen.

Das Eintragen neuer Empfänger:innen in bestehende Listen liegt in der Hoheit der jeweiligen Listen-Eigentümer:innen. Das HRZ ist dafür nicht zuständig.

Es können auch Befehle per E-Mail direkt an die Liste gesendet werden. Welche der unten genannten Befehle genutzt werden können, hängt von der Konfiguration der jeweiligen Liste ab.

Einzelne Befehle können in die Betreffzeile geschrieben werden, der Inhalt kann dann leer bleiben. Sollen mehrere Befehle in einer E-Mail gesendet werden, dann kann der Betreff leer bleiben und die Befehle sollten je in einer Zeile im Inhalt der Mail stehen und mit quit abgeschlossen werden.

Die Angaben in [] sind optional und können entfallen. Die Zeichen [ und ] dürfen (als Metazeichen) nicht mit angegeben werden.

subscribe Listenname
trägt Sie als Abonnent der Liste Listenname ein

unsubscribe Listenname
streicht Sie von der Liste Listenname

info Listenname
gibt die Beschreibung der Liste Listenname aus

who Listenname bzw. review Listenname
liefert die Abonnenten der Liste Listenname

which [Adresse]
zeigt an, auf welchen Listen Sie (oder Adresse, falls angegeben) eingetragen sind

lists
liefert die Namen aller von sympa verwalteten Listen einschließlich der Kurzbeschreibung, sofern die Listen öffentlich oder für Sie sichtbar sind

help
liefert eine Übersicht über alle unterstützten Befehle

quit
zeigt das Ende der Befehle an (zum Ignorieren einer nachfolgenden Signatur)

Alle unterstützten Befehle sind hier beschrieben:
https://lists.uni-giessen.de/sympa/help/mail_commands

Beispiel für Opt-in bei Sympa-Listen auch für Externe

Ohne VPN ist https://lists.uni-giessen.de/sympa/ nicht erreichbar. Daher können Externe sich nicht anmelden. Folgend ein Beispiel für eine Möglichkeit, Empfänger:innen auf die Liste aufzunehmen:

Jetzt zum Newsletter anmelden = Link mit href=

mailto:sympa@lists.uni-giessen.de?subject=subscribe LISTENNAME@lists.uni-giessen.de

Wenn Sie auf den Link klicken, öffnet sich Ihr E-Mail-Programm. Sie können dann eine E-Mail senden.
Wichtig ist, dass Sie den Betreff nicht ändern.
Sie werden dann in die Liste aufgenommen und erhalten unsere E-Mails.

Sehr gut wäre es, wenn Sie dann in jeder E-Mail unten noch die Anleitung zur Abmeldung mitgeben:

Wenn Sie E-Mails nicht mehr erhalten wollen, können Sie sich Abmelden, in dem Sie eine E-Mail an sympa@lists.uni-giessen.de senden mit dem Betreff "unsubscribe LISTENEMAILADRESSE".

Hilfe

Sollten Sie bei der Listennutzung oder -administration Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an das Helpdesk.

Bitte schauen Sie erst in die Dokumentation, bevor Sie das Helpdesk kontaktieren.