Kollaborationsplattform Collab

Das Produkt für unsere Collab-Webanwendung heißt Confluence und ist vom Hersteller Atlassian. Es ist besonders hilfreich, um die Zusammenarbeit zu fördern und Ihr Wissen zentral zugänglich zu machen. So verbessern Sie die Effizienz und Transparenz in Ihrer Zusammenarbeit.

In Collab einloggen

Was können Sie mit Collab tun?

• Wissen verwalten: Ideen, Dokumentationen und Prozesse zentral ablegen.
• Projektdokumentation verwalten: Protokolle, Pläne und Fortschritte an einem Platz festhalten, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind.
• Zusammenarbeit fördern: Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit an Inhalten, hinterlassen Sie Kommentare oder geben Sie Feedback direkt auf den Seiten.
• Vorlagen nutzen: Greifen Sie auf vorgefertigte Templates zurück, um schnell loszulegen – von Gesprächsnotizen bis hin zu Prozessvisualisierungen.

Wie bekommen Sie Zugang zu Collab?

• Wenn Collab bisher noch nicht eingesetzt wird, empfehlen wir die Teilnahme an einer Schulung (siehe Fortbildungsprogramm der Personalentwicklung). In Vorbereitung können Sie einen „Bereich“ für Collab beantragen. Die dazu notwendigen Information sind unten aufgeführt. Sie werden in diesem Fall der so genannte „Bereichs-Administrator“.
  
  
• Falls in ihrem Arbeitsbereich Collab bereits eingesetzt wird, wenden Sie Sich bitte an Ihre Gruppen- oder Projektleitung. Diese ist bei einem bestehenden Collab-Bereich in der Regel die zuständige Bereichs-Administration. 
• Die zuständige Bereichs-Administration (in der Regel die Gruppen- oder Projektleitung des Bereichs) kann den Zugriff zu Collab per E-Mail an confluence-support (HRZ Ticketsystem) beantragen. 
• In der E-Mail muss durch die Bereichs-Administration die folgenden notwendigen Informationen hervorgehen: 

1. 1. Name, Vorname der Person oder Personen, welche Zugriff benötigen
   2. Die Benutzerkennung/en der Person/en (J-, G- bzw N-Kennung) 
   3. Name des Collab-Bereiches
   4. Berechtigungslevel in dem Bereich 
      • Lesen - Die Person kann auf den Bereich mit Lese-Berechtigungen zugreifen, aber keine Änderungen an Inhalten vornehmen
      • Schreiben - Die Person kann auf den Bereich mit Schreibe-Berechtigungen zugreifen und ist in der Lage, Inhalte zu ändern und diese zu speichern.
      • Bereichs-Administration - Die Person kann auf den Bereich mit Admin-Berechtigungen zugreifen und hat dadurch Vollzugriff auf den gesamten Bereich und kann sensible Änderungen vornehmen. Wir empfehlen, die Anzahl der Bereichs-Admins zu limitieren und diese Berechtigungslevel nur an erfahrene Nutzende zu vergeben.
   5. Einen Ansprechperson für mögliche Rückfragen, sollte sich dieser von der meldenden Person unterscheiden. 

• Es können pro Anfrage auch mehreren Personen berechtigt werden. Dazu bitte einfach die Angaben der jeweiligen Personen untereinander in die Anfrage einfügen. Dies erleichtert die Bearbeitung.
• Anfragen von nicht-Bereichs-Administratoren werden von den Collab System-Administratoren aus Vertraulichkeitsgründen der in Collab enthaltenen Daten abgelehnt.

Wie wird ein neuer Bereich in Collab beantragt?

• Neue Collab (Confluence) Bereiche werden von den Collab System-Administratoren angelegt und die zugehörigen Berechtigungen über die zentralen Benutzerverwaltung (Active Directory) der Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) gepflegt. 
  
  

• Neue Collab-Bereiche dürfen durch alle Bediensteten der JLU beauftragt werden. Bitte beachten Sie: Antragsteller sind nicht automatisch Bereichs-Administratoren des neuen Collab Bereichs. 

• Die unten stehende Vorlage enthält alle notwendigen Anforderungen und verinfacht die Beantragung. Kopieren Sie die Vorlage in eine neue E-Mail, füllt dieses Vorlage mit allen gefragten Informationen aus und sendet dies dann an confluence-support (HRZ Ticketsystem). Es wird automatisch ein Ticket bei den zuständigen Administratoren erstellt. Die Bearbeitungszeit kann unter Umständen bis zu 10 Arbeitstagen dauern.

Vorlage

Bitte nutzen Sie die untenstehende Vorlage. Kopieren Sie dazu den Text zwischen den beiden Trennlinien in eine leere E-Mail und füllen diese mit den entsprechenden Informationen aus. 
Füllen Sie die Vorlage komplett aus, um Rückfragen und damit verbundene längere Bearbeitungszeiten zu vermeiden.

Betreff der E-Mail:

Beantragung eines neuen Collab Bereichs: %Name des Bereichs%

Vorlagentext (in die E-Mail kopieren):

Antrag auf neuen Collab-Bereich. 

Name des Bereiches: Bitte Namen hier eintragen

Kontaktperson für Einrichtung: Bitte Namen inkl. E-Mail Adresse

Art des Bereiches
(Kollaborationsseite, Projektseite, sonstiges (bitte Nutzen des Bereichs unter „sonstige Informationen bestmöglich beschreiben)

Zugehörigkeit des Bereichs
(Fachbereich, Verwaltung, Zentrum, Einrichtung, usw.)

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Berechtigungen zu neuem Bereich: 
Bitte geben Sie immer den vollen Namen der Person und zusätzlich die zugehörige Benutzerkennung an, um Nachfragen bei Tippfehlern zu vermeiden (Beispiel: Max Mustermann, J_1A2B3C).

Administrative Berechtigungen: 
Besitzer der Seite: Administratoren können die Seite komplett bearbeiten und weitere Berechtigungen beantragen. 

Bearbeiter Berechtigungen:
Mitwirkende der Seite: Bearbeiter können Inhalte lesen und schreiben, neue Seiten erstellen und diese ändern.

Lese Berechtigungen:
Teilhabende der Seite: Leser können lediglich Informationen auf der Seite lesen, aber keine Änderungen durchführen.

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Sonstige Informationen:
Bitte geben Sie hier sonstige Informationen an, die für die Erstellung des neuen Bereichs nützlich sein könnte.
Diese könnten beispielsweise weitere Informtaionen zu der Artt des Bereichs sein oder eine Dringlichkeit bzw. ein Datum, zu welchem Sie den Bereich benötigen. Die System Administratoren werden versuchen, Ihre Anfrage entsprechend umzusetzen. 

Wo kann ich mehr über Collab erfahren?

Ein E-Learning-Angebot mit Schulungsvideos zum Kollaborationswerkzeug Collab finden Sie hier.