Kollaborationsplattform Collab
Zusammenarbeit und Dokumentation sind in Projekten ein wichtiges Thema. Sie wollen effizient Informationen erstellen, organisieren und mit Ihrem Team teilen? Gerne können Sie hierfür unsere Collab-Webanwendung nutzen.
Das Produkt für unsere Collab-Webanwendung heißt Confluence und ist vom Hersteller Atlassian. Es ist besonders hilfreich, um die Zusammenarbeit zu fördern und Ihr Wissen zentral zugänglich zu machen. So verbessern Sie die Effizienz und Transparenz in Ihrer Zusammenarbeit.
Was können Sie mit Collab tun?
- Wissen verwalten: Ideen, Dokumentationen und Prozesse zentral ablegen.
- Projektdokumentation verwalten: Protokolle, Pläne und Fortschritte an einem Platz festhalten, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind.
- Zusammenarbeit fördern: Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit an Inhalten, hinterlassen Sie Kommentare oder geben Sie Feedback direkt auf den Seiten.
- Vorlagen nutzen: Greifen Sie auf vorgefertigte Templates zurück, um schnell loszulegen – von Gesprächsnotizen bis hin zu Prozessvisualisierungen.
Wie bekommen Sie Zugang zu Collab?
- Wenn Collab bisher noch nicht eingesetzt wird, empfehlen wir die Teilnahme an einer Schulung (siehe Fortbildungsprogramm der Personalentwicklung). In Vorbereitung können Sie einen „Bereich“ für Collab beantragen. Die dazu notwendigen Information sind unten aufgeführt. Sie werden in diesem Fall der so genannte „Bereichs-Administrator“.
- Falls in ihrem Arbeitsbereich Collab bereits eingesetzt wird, wenden Sie Sich bitte an Ihre Gruppen- oder Projektleitung. Diese ist bei einem bestehenden Collab-Bereich in der Regel die zuständige Bereichs-Administration.
- Die zuständige Bereichs-Administration (in der Regel die Gruppen- oder Projektleitung des Bereichs) kann den Zugriff zu Collab per E-Mail an confluence-support (HRZ Ticketsystem) beantragen.
- In der E-Mail muss durch die Bereichs-Administration die folgenden notwendigen Informationen hervorgehen:
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- Name, Vorname der Person oder Personen, welche Zugriff benötigen
- Die Benutzerkennung/en der Person/en (J-, G- bzw N-Kennung)
- Name des Collab-Bereiches
- Berechtigungslevel in dem Bereich
- Lesen - Die Person kann auf den Bereich mit Lese-Berechtigungen zugreifen, aber keine Änderungen an Inhalten vornehmen
- Schreiben - Die Person kann auf den Bereich mit Schreibe-Berechtigungen zugreifen und ist in der Lage, Inhalte zu ändern und diese zu speichern.
- Bereichs-Administration - Die Person kann auf den Bereich mit Admin-Berechtigungen zugreifen und hat dadurch Vollzugriff auf den gesamten Bereich und kann sensible Änderungen vornehmen. Wir empfehlen, die Anzahl der Bereichs-Admins zu limitieren und diese Berechtigungslevel nur an erfahrene Nutzende zu vergeben.
- Einen Ansprechperson für mögliche Rückfragen, sollte sich dieser von der meldenden Person unterscheiden.
- Es können pro Anfrage auch mehreren Personen berechtigt werden. Dazu bitte einfach die Angaben der jeweiligen Personen untereinander in die Anfrage einfügen. Dies erleichtert die Bearbeitung.
- Anfragen von nicht-Bereichs-Administratoren werden von den Collab System-Administratoren aus Vertraulichkeitsgründen der in Collab enthaltenen Daten abgelehnt.
Wo kann ich mehr über Collab erfahren?
Ein E-Learning-Angebot mit Schulungsvideos zum Kollaborationswerkzeug Collab finden Sie hier.