Informationen für die Beschäftigung von Hilfskräften
Um eine schnelle und zeitgerechte Bearbeitung der Einstellungsanträge für Hilfskräfte sicherstellen zu können, ist das Personaldezernat darauf angewiesen, dass Anträge mit einem mindestens 4-wöchigen Vorlauf, vollständig ausgefüllt und mit den notwendigen Unterlagen eingereicht werden. Nachstehend finden Sie Hilfestellungen, Verlinkungen und Informationen, die Ihnen die Antragstellung erleichtern sollen - Nachtrag zum Rundschreiben Nr. 2020/20
Rahmenbedingungen
Bitte beachten Sie die in den Rundschreiben 2022/06 und 2020/20 aufgeführten Rahmenbedingungen
Die Beschäftigung als studentische Hilfskraft soll in der Regel mindestens zwei Semester dauern. Die im Rundschreiben 2020/20 festgelegte Mindestlaufzeit von drei Monaten wird damit abgelöst. Die Mindestbeschäftigungsdauer von zwei Semestern kann unterschritten werden, wenn die Art der Tätigkeit oder die Finanzierung dies unbedingt erfordert oder von der bzw. dem Studierenden explizit gewünscht wird.
Bei studentischen Hilfskräften, die aus Landesmitteln finanziert werden, beträgt die Mindestlaufzeit 3 Monate und der Mindestumfang 20 Monatsstunden. Ausnahmen sind ausschließlich im begründeten Einzelfall möglich. In einem solchen Fall reichen Sie bitte eine kurze Begründung zusammen mit dem Antrag ein.
Anträge für den Abschluss von studentischen Hilfskraftverträgen sind spätestens 4 Wochen vor Vertragsbeginn im Personaldezernat einzureichen, um die Einstellung/Weiterbeschäftigung/den Wiedereintritt zu dem gewünschten Termin zu gewährleisten.
Bitte haben Sie Verständnis, dass die Anträge bei verspätetem Eingang unmittelbar an Sie zurückgegeben werden müssen, mit der Bitte, das Datum des Beginns anzupassen bzw. abzuändern. Sie können die geänderten Anträge unter Beachtung der 4-Wochen-Frist selbstverständlich erneut einreichen. Aufgrund der sehr hohen Antragszahl, gerade vor Semesterbeginn, ist es leider den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern des Personaldezernats nicht möglich, die verspätet eingegangenen Anträge in jedem Einzelfall mit den Antragstellerinnen und Antragstellern persönlich zu besprechen und neue individuelle Vertragsdaten abzustimmen. Wir bitten deshalb darum, insbesondere auch im Interesse der einzustellenden Hilfskräfte, die Frist für die Einreichung der Anträge einzuhalten, damit die zeitnahe Erstellung der Arbeitsverträge sowie die pünktliche Auszahlung des Entgelts sichergestellt werden können.
Neue Regelung für Wissenschaftliche Hilfskräfte
Eine befristete Beschäftigung als wissenschaftliche Hilfskraft erfolgt auf der Grundlage des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes. Erfolgt die Beschäftigung zur wissenschaftlichen Qualifizierung, muss der Stundenumfang mindestens 45 Monatsstunden betragen. Arbeitsverträge mit einem geringeren Stundenumfang können nicht abgeschlossen werden, da dann eine wissenschaftliche Qualifizierung nicht mehr möglich ist. Die Befristungsdauer ist so zu bemessen, dass sie der angestrebten Qualifizierung angemessen ist.
Antragsformular
Bitte füllen Sie den Antrag auf Einstellung/Weiterbeschäftigung/Wiedereinstellung/Aufstockung/ Reduzierung immer vollständig aus. Nur dann ist der Erhalt aller notwendigen Informationen sichergestellt und eine Bearbeitung des Antrages möglich. Der Musterantrag samt Ausfüllhilfe soll Ihnen die Eintragung der Daten erleichtern.
Musterantrag - Ausfüllhilfe Einstellungsantrag
Die aktuelle Version des Antrages finden Sie unter:
Hilfskräfte, Einstellungsantrag - Stand 05/2022 [docx]
Bitte erstellen Sie die Anträge immer über diesen Link und nutzen Sie keine veralteten, abgespeicherten Versionen. Bitte reichen Sie die Anträge vollständig mit allen notwendigen Unterlagen in Papierform über den Dienstweg in dem für Sie zuständigen Sachgebiet im Personalmanagement ein.
Checkliste zum Einstellungsantrag (notwendige Unterlagen)
Unterlagen
Folgende Unterlagen sind jedem Antrag immer beizufügen:
- Formular zur Selbstauskunft für das ELSTAM-Verfahren
Selbstauskunft für ELStAM-Verfahren
- Fragebogen zur Sozialversicherung
Sozialversicherung, Fragebogen
Bei studentischen Hilfskräften muss zusätzlich beigefügt werden:
- Studienbescheinigungen (2-fach) für das jeweilige Semester (es reicht der Ausdruck eines Scan bzw. Kopien)
Bei wissenschaftlichen Hilfskräften benötigen wir außerdem:
- Zusatzblatt für die Finanzierung aus Landesmitteln
Bei Finanzierung der Beschäftigung aus Landesmitteln [docx]
- oder aus Drittmitteln
Bei Finanzierung der Beschäftigung aus Drittmitteln [docx]
Arbeitsmedizinische Vorsorge
Mit dem Rundschreiben 2019/11 wurde ein neues Verfahren zur arbeitsmedizinischen Vorsorge eingeführt.
Für eine Hilfskraft, die mit gefährlichen Arbeiten beschäftigt wird, ist möglicherweise die Durchführung einer arbeitsmedizinischen Pflichtvorsorge gesetzlich vorgeschrieben. In diesem Fall ist der Anmeldebogen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) vom Antragssteller/von der Antragstellerin in seiner/ihrer Funktion als Vorgesetzte/r an die Abteilung B3 - Sicherheit und Umwelt zur Bearbeitung weiterzuleiten.
Anmeldebogen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV)
Bitte beachten Sie, dass eine Tätigkeitsaufnahme in den Gefahrenbereichen bzw. ein Umgang mit den gefährlichen Stoffen grundsätzlich erst nach Festlegung der Vorsorgeart durch die Abteilung B3 - Sicherheit und Umwelt - und ggf. Durchführung der Pflichtvorsorge durch die Betriebsärztliche Untersuchungsstelle erfolgen darf; für die Einhaltung ist der/die Antragssteller/die Antragstellerin in seiner/ihrer Funktion als Vorgesetzter/Vorgesetzte verantwortlich.
Vertragsabschluss
Nach Vorlage aller Unterlagen wird die Maßnahme bearbeitet und der Arbeitsvertrag im Original an die Wohnanschrift der Hilfskraft zur Unterzeichnung versendet. Nach Rücksendung des unterschriebenen Arbeitsvertrags wird die Beschäftigungsstelle über den Vertragsabschluss informiert. Die Arbeitsaufnahme kann somit zum vereinbarten Vertragsbeginn erfolgen.
Sollte ein Arbeitsverhältnis nicht zu Stande kommen, muss das Personaldezernat unverzüglich informiert werden. Dies gilt auch, wenn eine Hilfskraft die arbeitsvertraglich vereinbarten Stunden nicht vollständig erbracht hat.