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Artikelaktionen

Abwesenheitsnotizen und -nachrichten

Was ist das Ziel: Während Abwesenheiten (z.B. Urlaub oder Krankheit) oder nach dem Ausscheiden (z.B. Ende des Beschäftigungsverhältnisses) soll eine Mail automatisch geantwortet werden bei einer eingehenden Nachricht.

Voraussetzung: Sie verwenden keine Regeln zum Antworten, weil sonst ein Nachrichten-Ping-Pong entsteht.

Verhalten: Ein Absender bekommt die Abwesenheitsnachricht immer nur einmal.

 

In Outlook einrichten

Klicken Sie in Outlook auf [Datei] und dort auf [Automatische Antwort].

Abwesenheitsnachricht in Outlook

 

In dem Fenster füllen Sie die Felder aus.

 

In OWA einrichten

Öffnen Sie OWA auf dieser Seite bzw. klicken Sie auf das Einstellungsrad und dann auf [Automatische Antworten].

Abwesenheitsnachricht in OWA

 

Einstellungen

Wir empfehlen "innerhalb" und "außerhalb" der Organisation die Nachrichte zu senden. Dabei den Text am besten identisch halten. Keine oder sehr wenige, persönliche Daten angeben.

 

Beispieltext:

Guten Tag,

ich bin bis einschließlich XX.XX.20XX dienstlich nicht erreichbar.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und erst nach meiner Rückkehr gelesen.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an XXX.
Sie erreichen XXX E-Mail an XXX oder telefonisch unter 0641 99-XXXXX.

Mit freundlichen Grüßen
XXX

 

Nachricht nach dem Ausscheiden

Wenn Sie - aus welchem Grund auch immer - die JLU verlassen, können Sie eine unbestimmte Zeit lang per automatischer Antwort darüber informieren. Wie lange das möglich ist, kann nicht vorhergesagt werden, weil nur je Semester bereinigt wird.

Das Einrichten ist auch nachträglich möglich. Rufen Sie dazu 99-13100 an und die Mitarbeiterinnen erstellen einen Supportauftrag/Ticket.

 

Beispieltext:

Ich habe eine neue E-Mail-Adresse: XXX. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
I have a new e-mail address: XXX. Your message will not be forwarded.