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Artikelaktionen

Cisco Webex - Evaluationsbetrieb

Geplante Meetings mit großen Teilnehmerzahlen, Einwahl auch per Telefon möglich, Chat, Bildschirmfreigabe

 

webex

Information 

Der Einsatz von Cisco Webex läuft im Rahmen eines Evaluationsbetriebs. Das bedeutet u.a., dass Einstellungen innerhalb von Webex dynamisch angepasst werden können, was ggf. auch mit einem Funktionsverlust einhergeht. Der Evaluationsbetrieb läuft bis 14. Juni 2021. Bis dahin ist die Nutzung von Webex unter den u.g. Bedingungen möglich.

Mit Webex können Video-, Audio- und Webkonferenzen durchgeführt werden. Voraussetzung ist ein Rechner (PC/Mac, Laptop, Tablet, Smartphone) mit Internetzugang sowie Headset oder Lautsprecher und Mikrofon (auf Seiten der Veranstalter, Meeting-Teilnehmenden).

Folgende Funktionsbereiche stehen Ihnen bei Webex zur Verfügung:

1. Meetings (Besprechungen, Teilnehmende diskutieren auf Augenhöhe miteinander): Mit Webex Meetings können Sie Besprechungen aber auch Seminare durchführen. Jeder Teilnehmende eines Meetings kann sein Bild und Ton in ein Meeting übertragen. Theoretisch können bis zu 1.000 Teilnehmende in ein Meeting eingeladen werden. Es gibt einen Chat, die Möglichkeit, seinen Bildschirm zu übertragen und Annotationen vorzunehmen. Weitere Informationen zu Meetings von Cisco...

2. Events (Vorlesungen, Teilnehmende hören nur zu): Mit Webex Events können Sie große Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen) umsetzen. Ein Lehrender präsentiert und bis zu 1.000 Studierende können "zuhören". Eine Zuschalten per Audio- und Video durch die Studierenden ist bei Events nicht möglich. Der Gastgeber kann jedoch einzelnen Teilnehmern das Recht zur Aktivierung von Audio und Video erlauben. Es gibt aber einen Rückkanal in Form eines Chats, es können Multiple-Choice-Fragen gestellt werden und es können Feedback-Buttons eingesetzt werden. Events können auch aufgezeichnet werden. Weitere Informationen zu Events von Cisco...

Webex MeetingWebex Events
Anzahl max. möglicher Tln 1.000 (inkl. Host) 1.000 (inkl. Host)
Anzahl max. möglicher Tln
mit eigenem Ton und Kamerabild
1.000 (inkl. Host) maximal 5 Diskussionsteilnehmende
Max. sichtbare Personen auf einer Seite (Rasteransicht / Grid View) 25 (bei mehr als 25 Tln ist "blättern" möglich) -
Aufzeichnungsfunktion Nein Ja, unter bestimmten Bedingungen (siehe unten, Neuigkeiten Oktober 2020)

 

Nutzung von Webex an der JLU

Ein Zugang zu Webex wird nur für die Veranstalter/-innen von Meetings benötigt. Die Teilnehmenden erhalten von Ihnen einen Link zu dem Angebot und können ohne Registrierung an dem Angebot teilnehmen. 

Es können aktuell nur Lehrende/Mitarbeitende der JLU einen Zugang erhalten. Studierende sind vorerst ausgeschlossen. 

Sollten Sie Webex nur einmal kurz als Veranstalter/-in nutzen, oder mit mehreren Veranstalter/-innen oder Lehrenden eine gemeinsame Sitzung (z.B. Vorlesung) abhalten wollen, benötigt nicht jede/r einzelne Veranstalter/-in auch ein eigenes Webex-Konto. Ein eigenes Webex-Konto wird immer nur dann benötigt, wenn Sie eine eigene Sitzung erstellen wollen. Es gibt in jeder Sitzung die Möglichkeit, dass Sie als Teilnehmende/r in die Sitzung eintreten und dort dann vom Gastgebenden die Rolle des Gastgebers übertragen bekommen. So benötigt bpsw. bei einer Ringvorlesung nicht jede/r Vortragende ein separates Konto. Hier ist ein Konto einer koordinierenden Person ausreichend.

Zur Beantragung eines Zugangs für Cisco Webex schreiben Sie uns bitte von Ihrer dienstlichen JLU-E-Mailadresse eine E-Mail an  mit "Webex-Zugang" im Betreff. Des Weiteren bitten wir Sie, einen Einsatzzweck anzugeben.

Bitte geben Sie uns bis zu einem Werktag Zeit, um den Zugang anzulegen. Sobald Sie eine Willkommens-E-Mail von Webex mit dem Betreff "Your Webex account has been created! Join JLU Gießen" erhalten, folgen Sie bitte dem Aktivierungs-Link in der E-Mail und richten Sie sich ein Passwort ein. 

Die Teilnehmenden erhalten dann entsprechende Zugangsdaten per E-Mail, von Ihnen als Veranstalter/-in geschickt. Der Kreis der Teilnehmenden ist dabei nicht auf Studierende oder Angehörige der JLU beschränkt.

 

Neuigkeiten

Die Version Ihres Webex-Meetings-Clients können Sie prüfen, indem Sie das Programm aufrufen und dann oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken. Wählen Sie dort "Info..." aus. Über die Funktion "Nach Updates suchen..." können Sie den Update-Prozess aktiv anstossen.

Juli 2020: In der Version 40.7.x.x ist es möglich, einen virtuellen Hintergrund für das Kamerabild auszuwählen. Unter anderen steht die Option "Verwischen" zur Verfügung. Somit wird der Hintergrund unkenntlicher gemacht, was insbesondere bei Aufnahmen aus dem privaten Bereich hilfreich sein kann.

August 2020: In der Version 40.8.x.x kann nun auch ein eigener virtueller Hintergrund hochgeladen und ausgewählt werden. Außerdem ist in der Desktop-App die Rasteransicht nun als Standard-Ansicht voreingestellt.

September 2020: Für den 18. September wurde Version 40.9.x.x angekündigt. Ab dieser Version werden die Steuerelemente nun außerhalb der Videobilder platziert sein (siehe auch Informationsseite von Cisco zu Webex 40.9.x.x).
Eine Woche später (am 25. September) folgt eine Erweiterung, mit der sich auch breakout rooms in Meetings anlegen lassen (siehe auch Informatiosseite von Cisco). Man findet die Option für diese "Teilgruppen-Sitzungen" im Menü unter "Teilgruppen".

Oktober 2020: Die Aufzeichnungsfunktion für Webex-Events (nicht Meetings) wird ab Vorlesungsbeginn (WiSe 2020/21) verfügbar sein. Hierbei sind folgende Punkte aus rechtlicher Sicht zwingend einzuhalten:
- Die Aktivierung der Aufzeichnungsfunktion darf nur durch die Veranstaltungsleitung (Lehrenden) erfolgen.
- Diskussionen mit Teilnehmenden sind über den Chat (oder Q&A-Funktion) zu führen, nicht über Audio/Video.
- Die Zulassung von Diskussionsteilnehmenden mit Aufzeichnungsfunktion der eigenen Beiträge darf nur erfolgen, wenn diese über ebendiese Aufzeichnung informiert werden.
- Die aufgezeichnete Sitzung darf nur lokal gespeichert werden (nicht in der Webex-Cloud).
- Die Aufzeichnung darf nur JLU-intern bzw. veranstaltungsintern zur Verfügung gestellt werden und darf nicht in social media Plattformen o.ä. eingestellt werden.

Dezember 2020: Am Freitag, den 11.12.2020 findet zwischen 20:00 - 00:59 Uhr CET eine Migration der Webex-Site der JLU innerhalb der Cisco-Cloud statt. Auf diese Weise wird die Leistungsstabilität der JLU-Site erhöht. Die Migration wird laut Aussage von Cisco keine großen, direkten Auswirkungen auf die Nutzung haben.
Während des Wartungszeitraums sind jedoch folgende Punkte zu beachten:
- Gastgeber und Teilnehmer können beim Hosten bzw. Teilnehmen eines Meetings evtl. technische Unterbrechungen wahrnehmen.
- Sollten Störungen während eines Meetings auftreten, wird dem Gastgeber empfohlen, das Meeting neu zu starten.
- Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt Cisco wenn möglich alle für den Zeitraum von 20:00 - 00:59 Uhr CET geplanten Meetings zu verschieben.

März 2021: Am Dienstag, den 16.3. in der Zeit von 20:00 bis 00:59 Uhr wird Webex auf die Version 41.3 aktualisiert. Folgende neue Funktionen werden u.a. mit der Version 41.3 zur Verfügung stehen:
- Die "Frage-Antwort"-Funktion (Q&A), die bisher nur in Webex Events zur Verfügung stand, wird nach dem Update auch in Webex Meetings zur Verfügung stehen.
- Die Lobby-Funktion steht nun auch für angesetzte (terminierte) Meetings zur Verfügung (bisher stand sie nur für persönliche Webex-Räume zur Verfügung.
Diese und weitere neue Funktionen werden auf der Seite Was ist neu in Webex Meetings? (englisch) beschrieben.

April 2021: Für Donnerstag, den 8. April, ist die Aktualisierung von Webex auf die Version 41.4 angekündigt. Diese Version bringt einige Neuerungen:
- Vergrößern und Verkleinern der Rasteransicht: Die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Fenster in der Rasteransicht lässt sich nun individuell verstellen. Beim Vergrößern der Videos wird die Zahl der gleichzeitig sichtbaren Fenster geringer, beim Verkleinern der Videos sind mehr Videos gleichzeitig zu sehen.
- Bühnen-Funktion: Es können nun einzelnen Videos aus dem Slider (kleine Videos oberhalb des aktiven Sprechers) zusätzlich auf die "Bühne" geholt werden und somit die Bühne individuell angepasst werden. Diese Ansicht kann dann auf alle Teilnehmende im Meeting übertragen werden.

Die vollständige Liste aller neuen Funktionen in dieser Version finden Sie auf der Seite Was ist neu in Webex Meetings? (englisch).

Für eine späteres Version 41.4.x wird bereits eine neue Webex-Events-Funktion angekündigt.  

 

Links: Anleitungen und Hilfen


Webex wird von Cisco regelmäßig erweitert und der Funktionsumfang ggf. angepasst.

Eine aktualisierte Anleitung stellen wir Ihnen vor Vorlesungsbeginn hier zu Verfügung.
 

Webex Meetings: 

Webex Events:

Allgemeine Hilfe: