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Artikelaktionen

Cisco Webex - Evaluationsbetrieb

Meetings mit großen Teilnehmerzahlen (> 250), Einwahl auch per Telefon möglich, Chat, Bildschirmfreigabe

 webex

 

Die Duldungsfrist des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) für die meisten nicht-europäischen Videokonferenzsysteme zum Ende des Wintersemesters 2021/2022 läuft grundsätzlich aus. Für Videokonferenzen mit mehr als 250 Teilnehmenden kann auch im Sommersemester 2022 übergangsweise WebEx weiterverwendet werden. Für Veranstaltungen bis 250 Teilnehmende steht Ihnen ab dem Sommersemester das datenschutzkonform betriebene Videokonferenzsystem BigBlueButton (BBB) zur Verfügung. 

Wir verfolgen nach wie vor gemeinsam mit den weiteren Hessischen Hochschulen das Ziel, auch andere Videokonferenzsysteme (voraussichtlich Webex und/oder Zoom) datenschutzkonform bereitzustellen. Allerdings sind dazu nach heutigem Stand relativ komplexe technische Änderungen zwingend notwendig. Ein datenschutzkonformer Betrieb dürfte zudem eine Reihe von Veränderungen in der Konfiguration und Bedienung der Systeme erforderlich machen, die mit einem entsprechenden zeitlichen Vorlauf zunächst technisch umgesetzt werden müssen. Wir informieren Sie, sobald sich konkrete Perspektiven ergeben haben.

Weitere Informationen finden Sie in dem Rundschreiben vom 11.3.2022 (Login erforderlich)

Der Einsatz von Cisco Webex läuft im Rahmen eines Evaluationsbetriebs. Das bedeutet u.a., dass Einstellungen innerhalb von Webex dynamisch angepasst werden können, was ggf. auch mit einem Funktionsverlust einhergeht.

 

Mit Webex können Video-, Audio- und Webkonferenzen durchgeführt werden. Voraussetzung ist ein Rechner (PC/Mac, Laptop, Tablet, Smartphone) mit Internetzugang sowie Headset oder Lautsprecher und Mikrofon (auf Seiten der Veranstalter, Meeting-Teilnehmenden).

Folgende Funktionsbereiche stehen Ihnen bei Webex zur Verfügung:

1. Meetings (Besprechungen, Teilnehmende diskutieren auf Augenhöhe miteinander): Mit Webex Meetings können Sie große Veranstaltungen mit über 250 Teilnehmenden virtuell durchführen. Jede/r Teilnehmende eines Meetings kann sein Bild und Ton in ein Meeting übertragen. Theoretisch können bis zu 1.000 Teilnehmende in ein Meeting eingeladen werden. Es gibt einen Chat, die Möglichkeit, seinen Bildschirm zu übertragen und Annotationen vorzunehmen. Weitere Informationen zu Meetings von Cisco...

2. Events (Vorlesungen, Teilnehmende hören nur zu): Mit Webex Events können Sie große Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen) umsetzen. Ein Lehrender präsentiert und bis zu 1.000 Studierende können "zuhören". Eine Zuschalten per Audio- und Video durch die Studierenden ist bei Events nicht möglich. Der Gastgeber kann jedoch einzelnen Teilnehmern das Recht zur Aktivierung von Audio und Video erlauben. Es gibt aber einen Rückkanal in Form eines Chats, es können Multiple-Choice-Fragen gestellt werden und es können Feedback-Buttons eingesetzt werden. Events können auch aufgezeichnet werden. Weitere Informationen zu Events von Cisco...

Webex MeetingWebex Events
Anzahl max. möglicher Tln 1.000 (inkl. Host) 1.000 (inkl. Host)
Anzahl max. möglicher Tln
mit eigenem Ton und Kamerabild
1.000 (inkl. Host) maximal 5 Diskussionsteilnehmende
Max. sichtbare Personen auf einer Seite (Rasteransicht / Grid View) 25 (bei mehr als 25 Tln ist "blättern" möglich) -
Aufzeichnungsfunktion Nein Ja, unter bestimmten Bedingungen*

  • Die Aktivierung der Aufzeichnungsfunktion darf nur durch die Veranstaltungsleitung (Lehrenden) erfolgen.
  • Diskussionen mit Teilnehmenden sind über den Chat (oder Q&A-Funktion) zu führen, nicht über Audio/Video.
  • Die Zulassung von Diskussionsteilnehmenden mit Aufzeichnungsfunktion der eigenen Beiträge darf nur erfolgen, wenn diese über ebendiese Aufzeichnung informiert werden.
  • Die aufgezeichnete Sitzung darf nur lokal gespeichert werden (nicht in der Webex-Cloud).
  • Die Aufzeichnung darf nur JLU-intern bzw. veranstaltungsintern zur Verfügung gestellt werden und darf nicht in social media Plattformen o.ä. eingestellt werden.

 

Nutzung von Webex an der JLU

 

Ein Zugang zu Webex wird nur für die Veranstalter/-innen von Meetings benötigt. Die Teilnehmenden erhalten von Ihnen einen Link zu dem Angebot und können ohne Registrierung an dem Angebot teilnehmen. 

Es können aktuell nur Lehrende/Mitarbeitende der JLU einen Zugang erhalten. Studierende sind ausgeschlossen. Bitte lesen Sie den Hinweis oben auf der Seite zum Auslaufen der datenschutzrechtlichen Duldung des Einsatzes von Webex an der JLU.


Sollten Sie Webex nur einmal kurz als Veranstalter/-in nutzen, oder mit mehreren Veranstalter/-innen oder Lehrenden eine gemeinsame Sitzung (z.B. Vorlesung) abhalten wollen, benötigt nicht jede/r einzelne Veranstalter/-in auch ein eigenes Webex-Konto. Ein eigenes Webex-Konto wird immer nur dann benötigt, wenn Sie eine eigene Sitzung erstellen wollen. Es gibt in jeder Sitzung die Möglichkeit, dass Sie als Teilnehmende/r in die Sitzung eintreten und dort dann vom Gastgebenden die Rolle des Gastgebers übertragen bekommen. So benötigt bpsw. bei einer Ringvorlesung nicht jede/r Vortragende ein separates Konto. Hier ist ein Konto einer koordinierenden Person ausreichend.

Zur Beantragung eines Zugangs für Cisco Webex schreiben Sie uns bitte von Ihrer dienstlichen JLU-E-Mailadresse eine E-Mail an  mit "Webex-Zugang" im Betreff. Des Weiteren bitten wir Sie, einen Einsatzzweck anzugeben.

Bitte geben Sie uns bis zu einem Werktag Zeit, um den Zugang anzulegen. Sobald Sie eine Willkommens-E-Mail von Webex mit dem Betreff "Ihr Webex-Konto wurde erstellt. Treten Sie JLU Gießen bei." erhalten, folgen Sie bitte dem Aktivierungs-Link in der E-Mail und richten Sie sich ein Passwort ein. 

Die Teilnehmenden erhalten dann entsprechende Zugangsdaten per E-Mail, von Ihnen als Veranstalter/-in geschickt. Der Kreis der Teilnehmenden ist dabei nicht auf Studierende oder Angehörige der JLU beschränkt.


Neuigkeiten

 

Die Version Ihres Webex-Meetings-Clients können Sie prüfen, indem Sie das Programm aufrufen und dann oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken. Wählen Sie dort "Info..." aus. Über die Funktion "Nach Updates suchen..." können Sie den Update-Prozess aktiv anstossen.

Die Zeitpunkte der Aktualisierungen werden üblicherweise per E-Mail direkt von Webex angekündigt. Daneben können sie auch im Webex-Wartungskalender eingesehen werden (oben rechts bei "Cluster auswählen" bitte "Frankfurt -> AG" auswählen). 

Die Neuerungen und Fehlerbeseitigungen werden über die Seite "Was ist neu beim neusten Kanal der Webex Meetings?" beschrieben. Bitte beachten Sie, dass nicht alle benannten Neuerungen aus rechtlichen Gründen in der Installation der JLU umgesetzt sind.

Hinweis zur Unterstützung älterer Betriebssysteme (Webex App)

 

Anleitungen/Dokumente/Links

Webex wird von Cisco regelmäßig erweitert und der Funktionsumfang ggf. angepasst. Eine aktualisierte Anleitung stellen wir Ihnen vor Vorlesungsbeginn hier zu Verfügung.

Webex Meetings: 
Flagge DAnleitung für Meeting-Veranstalter/-innen (Update: 14.10.2021) Flagge UKWebex Meeting for hosts/lecturers (updated: 14.10.2021)
Flagge DAnleitung für Meeting-Teilnehmende (Update: 14.10.2021)/ Flagge UKWebex Meeting for attendees (updated: 22.10.21)

Webex Events:
Flagge DAnleitung für Event-Gastgebende (Update: 22.10.2021) / Flagge UKWebex Events for hosts (updated 22.10.2021)
Flagge DAnleitung für Event-Teilnehmende (Update: 29.10.2021)/ Flagge UKWebex Events for participants 
Flagge DEvent Aufzeichnungen in ILIAS bereitstellen (Update: 28.10.2020)

Allgemeine Hilfe:
Flagge DAllgemeine technische Probleme und Lösungen (Audio/Video) bei Webkonferenzen / Flagge UK General technical problems and solutions (audio/video) at web conferences

 

Kontakt
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an