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Artikelaktionen

Formular-Regeln

Nachstehend finden Sie Erläuterungen zur Thematik "Formulare".

Benennung von Dateien, Ausfüllen der Felder etc.

Viele der im Bereich "Organisation" hochgeladenen Dateien haben keine Internet-tauglichen Namen und können dementsprechend leicht technische Schwierigkeiten verursachen. Sie sind entweder zu lang oder enthalten Zeichen, die nicht verwendet werden sollen.

Ein Beispiel für einen Dateinamen:

  • Falsch: Formular für die Universität Gießen 24.10.2008.pdf
  • Richtig: unigiessen20081024.pdf

Alle Dateien müssen vor dem Hochladen in Plone gegebenenfalls entsprechend umbenannt werden. Dabei sind die gleichen Vorgaben zu beachten, die auch bei der Pflege der Artikel-Kurznamen gelten:

  • keine Leerzeichen
  • nur Zahlen und Buchstaben
  • keine Großbuchstaben
  • keine Umlaute oder Sonderbuchstaben (ä, ö, ü, ß, é,…)
  • keine Sonderzeichen außer – und _
  • und vor allem: bitte kurz fassen

Pflichtfeld "Dateiname"

Das Feld muss unbedingt eine der folgenden Endungen (je nach Dateiformat) enthalten, da das Formular ansonsten nicht automatisch mit in den Sammelordner aufgenommen wird:

  • [Formular DOC] 
  • [Formular PDF]
  • [Formular XLS]

Der Dateiname sollte zudem unbedingt aussagekräftig sein und in der alphabetischen Sortierung gut funktionieren, um u.a. den Suchaufwand möglichst gering zu halten: So ist z.B. der Dateiname Sonderurlaub, Antrag auf [Formular PDF] geeigneter als Antrag auf Sonderurlaub [Formular PDF].

Pflichtfeld "Beschreibung"

Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld, das ausgefüllt werden muss! Auch wenn es im eigentlichen Artikel nicht erforderlich erscheint, da die Bedeutung aus dem dortigen Kontextzusammenhang hervorgeht, sollte das Feld unbedingt ergänzt werden, da es diese Möglichkeit der inhaltlichen Zuordnung bei den Übersichten nicht gibt.
In der Formularübersicht wird der Inhalt des Beschreibungsfelds manchmal automatisch abgeschnitten, weil er sehr lang ist. In solchen Fällen sollte der Text so umformuliert werden, dass er bei den Übersichten nicht mehr gekürzt wird. Eventuell zu lange Teile, auf die aber nicht verzichtet werden soll, können alternativ in den eigentlichen Textkörper ("Haupttext") des Dateiblocks übernommen werden. 

Feld "Titel"

Auf das Ausfüllen des Feldes "Titel" kann verzichtet werden, da es in den Übersichten nicht abgefragt wird. Falls ein Titel vergeben wird, sollte dieser nicht mehr Informationen enthalten wie der Dateiname.

 

Eine Übersicht über alle Formulare der Präsidialverwaltung finden Sie hier.

 

abgelegt unter: Dienstleistungen