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Regeln für Rundschreiben, Infos zu Rundmails

Nachstehend finden Sie Regeln für Rundschreiben des Präsidenten sowie eine Datei betr. Rundschreibenadressierung. Unter Ziffer 6 finden Sie Hinweise für das Versenden von Rundmails über das Hochschulrechenzentrum (HRZ) der JLU.

1. Grundsätzliches

„Rundschreiben des Präsidenten“ werden an Mitglieder der JLU versandt und können nur durch die Präsidentin/den Präsidenten oder die weiteren Mitglieder des Präsidiums initiiert werden. Sie dienen in erster Linie zur Übermittlung wichtiger Informationen, die den Betrieb der Universität oder die Abwicklung von Dienstgeschäften betreffen. Ferner werden Informationen dienstrechtlicher Art per Rundschreiben bekannt gemacht. Je nachdem, ob alle Mitglieder der Universität oder nur einzelne Gruppen betroffen sind, werden diese entsprechend verteilt.

Sofern Sie ein solches Rundschreiben erhalten, sind Sie verpflichtet, dieses zur Kenntnis zu nehmen.

Grundsätzlich gelten die per

 

2. Unterzeichnung von Rundschreiben: nur seitens der Präsidiumsmitglieder!

Bei den Rundschreiben des Präsidenten handelt es sich immer um Informationen mit verbindlichem Charakter, s. Ziffer 1. Deren Inhalt ist vor der Versendung und unabhängig von der Form ("nur" Rundmail oder inkl. Verlinkung auf ein formelles/nummeriertes Rundschreiben) immer mit dem jeweils zuständigen Präsidiumsmitglied abzustimmen. Dies erfolgt wie üblich entweder als Vorlage in einer Unterschriftsmappe oder ggf. per E-Mail.
Auch im Rundmailtext ist dieser verbindliche Charakter entsprechend kenntlich zu machen, indem Sie darauf hinweisen, dass Sie Ihre Rundmail im Auftrag von Präsident oder Kanzlerin (bzw. im Auftrag von VPL, VPF oder VPW) versenden.

 

3. Bekanntgabe von Rundschreiben nur noch per Rundmail, gedruckte Exemplare nur auf Anforderung bei der Sachbearbeitung (neue Regelung ab 11. Mai 2016)

Seither wurden alle Rundschreiben anhand zweier verschiedener Verteiler (Verteiler I, II) nicht nur per Rundmail, sondern parallel dazu idR immer auch in gedruckter Form an Einrichtungen, Dezernate, Abteilungen etc. zur Verteilung übergeben.

Da die Rundschreiben über den elektronischen Versand nahezu alle Beschäftigten erreichen, wird seit Mai 2016 auf die Papierversion verzichtet und alle Rundschreiben werden grundsätzlich nur noch mittels Rundmailauftrag in elektronischer Form über das HRZ versandt.

  • Hinweise im Rundschreiben betr. Beschäftigte ohne dienstliche Mailadresse, Anforderung gedruckter Exemplare: Die Vorgesetzten haben weiterhin dafür Sorge zu tragen, dass die Rundschreiben auch allen Beschäftigten, die nicht durch den elektronischen Versand erreicht werden können, bekannt zu geben sind.
    Bei der Erstellung der Rundschreiben (und auch bei der Erstellung der Rundmailtexte (s. Ziffer 3) sind daher stets die beiden folgenden Hinweise mit aufzunehmen:
    1. Ich bitte darum, dieses Rundschreiben allen Beschäftigten in Ihrem Geschäftsbereich in geeigneter Weise bekannt zu geben.
    2. Gedruckte Exemplare des Rundschreibens können bei Bedarf bei der im Absender genannten Sachbearbeitung angefordert werden.
  • Nach wie vor Verteilung gedruckter Anlagen wie z.B. Flyer möglich: Falls im Einzelfall - aus Sicht der jeweiligen Sachbearbeitung - eine Verlinkung im Rundschreiben zu weiteren Infos im Netz oder zu Anlagen des Rundschreibens nicht ausreichend sein sollte, können Anlagen zu Rundschreiben (wie z.B. Flyer zur Bewerbung des internen Weiterbildungsprogrammes der JLU) selbstverständlich weiterhin in gedruckter Form verteilt werden. Zuständig für Druck und Verteilung ist die jeweilige Sachbearbeitung.

  • Ansprechpartnerin: Sofern es bei der Umstellung der Rundschreibenverteilung auf den elektronischen Versand zu Problemen kommen sollte, steht Ihnen als Ansprechpartnerin Frau Katrin.Amling@admin.uni-giessen.de/B2 zur Verfügung.

 

4. Rundschreibennummer

  • Rundschreiben des Präsidenten können nur seitens der Präsidialverwaltung erstellt und veröffentlicht werden. Sobald für Sie die Erstellung eines Rundschreibens sicher feststeht, lassen Sie sich bitte die Nr. Ihres Rundschreibens von den Mitarbeitern der Registratur (Dezernat B 2, Tel. 12252) mitteilen - dort wird eine chronologische Liste aller Rundschreiben (Verzeichnis aller Nummern mit Titelangabe) geführt.
  • In Einzelfällen sind auch Rundschreiben "nur per Rundmail" (s. auch Ziffer 6) ohne formelles/nummeriertes Rundschreiben und ohne Verlinkung auf die entsprechenden Dateien möglich; dies gilt insbesondere bei zeitlich dringlichen Informationen wie z.B. "Bombenentschärfung auf dem Fraunhofer-Baugrundstück". Auch in diesen Fällen ist der Inhalt im Vorfeld mit dem jeweils zuständigen Präsidiumsmitglied abzustimmen, s. Ziffer 2.

 

5. Rundschreibenadressierung

Die Rundschreiben sind einheitlich zu adressieren; idR wird immer der gleiche Adressatenkreis angesprochen. S. den o.a. Link in der Überschriftszeile: Die idR übliche Rundschreibenadressierung sowie die Platzierung der grafischen Elemente (Logo etc.) sind anhand dieser Datei ersichtlich, ebenso die unter Ziffer 3 angesprochenen Hinweise. Die Musterdatei wurde zuletzt im Juli 2017 aktualisiert; die Angabe eines Verteilers (Verteiler I oder II) ist nicht mehr erforderlich - dieser betraf die frühere Verteilung von Rundschreiben "nur als Papierversion". Informationen zur Thematik "Verwendung von Briefpapier" finden Sie im Übrigen hier.

 

6. Veröffentlichung von Rundschreiben, Rundmail

Jedes Dezernat und jede Stabsabteilung verwaltet ihre Rundschreiben selbst. Dadurch soll gewährleistet werden, dass die Rundschreiben stets auf dem neuesten Stand sind und überholte Rundschreiben nicht mehr im Netz stehen.Neues Rundschreiben anlegen

Für das Veröffentlichungsverfahren ist folgender Weg vorgesehen: 

  • Das verantwortliche Dezernat/Stabsabteilung erstellt aus dem fertigen Rundschreiben eine PDF-Datei, die valide Verweise und alle grafischen Elemente wie den Briefkopf, aber niemals die Unterschrift enthält (stattdessen: "gez."). Diese PDF-Datei wird unter Beachtung der Namenskonvention in den entsprechenden Rundschreiben-Jahrgangsordner im Bereich Dienstleistungen eingestellt. Rundschreiben können Webredakteure mit Schreibrechten im entsprechenden Dezernat unter dem jeweiligen Link in der rechten Spalte (orange hinterlegt, siehe Beispielbild rechts) auf den Webseiten anlegen. Die Datei darf nicht veröffentlicht werden sondern muss im Status "privat" bleiben.
  • Die jeweilige Sachbearbeitung beauftragt beim HRZ der JLU eine entsprechende E-Mail-Nachricht (Rundmail), in der zum Rundschreiben und evtl. weiteren Seiten im Netz verlinkt wird. Auf der Homepage des HRZ sind unter dem Stichwort "Rundmail" weitere Informationen sowie Ansprechpartner/innen zu finden.
  • Beim Rundmailtext handelt es sich idR nur um einen Begleittext/"Anreißertext", der möglichst kurz zu halten ist und keinesfalls den kompletten Text von z.B. Rundschreiben widergeben soll. Sind diese Texte zu lang, wirkt dies auf die Leserin/den Leser idR eher "abschreckend", so dass das verlinkte Rundschreiben ggf. gar nicht mehr gelesen wird.
  • Bis auf Weiteres ist der Abruf von Rundschreiben, Formularen und allen anderen internen Dokumenten erst nach Eingabe der HRZ-Kennung und des zugehörigen Netzpassworts möglich. Bitte nehmen Sie daher folgenden Hinweis in den Rundmailtext auf:

    "Bitte beachten Sie, dass der Abruf des Rundschreibens erst nach Eingabe Ihrer HRZ-Kennung und des zugehörigen Netzpassworts möglich ist. Dieser Mechanismus gewährleistet - solange VPN nicht zur Verfügung steht - dass auch Angehörige der JLU außerhalb des JLU-Datennetzes Zugriff auf interne Seiten der JLU, wie z. B. Rundschreiben und Formulare im Webbereich "Organisation", haben."

 

7. Benennung von Rundschreiben (Namenskonvention)

Damit die intelligenten Abfragen der zentralen Übersichtsseiten der Rundschreiben korrekt funktionieren und die Rundschreiben auf der Homepage chronologisch sortiert werden, ist es erforderlich, dass sich alle an eine einheitliche Namenskonvention für die Dateien halten.

  • Der Zwischentitel der Dateiblöcke soll leer sein, dadurch besteht keine redundante Datenhaltung mehr und die Listenseiten sind nicht so lang. Der Zwischentitel wird bei den intelligenten Abfragen ohnehin nicht mit angezeigt.  
  • Im Feld Beschreibung wird die Betreffzeile des Rundschreibens übernommen, eventuell um ein paar Schlagwörter ergänzt. Dieser Teil muss auf jeden Fall gefüllt werden, damit für den Nutzer erkennbar ist, worum es bei dem jeweiligen Rundschreiben geht. Momentan ist dieses Feld bei einigen Rundschreiben noch nicht gepflegt, dies ist daher nachzuholen.
  • Der Dateiname muss immer z.B. "Rundschreiben 2016/01" heißen (Jahr und Nummer entsprechend). Damit die Sortierung korrekt funktioniert, darf bei einstelligen Rundschreibennummern die führende Null nicht vergessen werden (also nicht 2016/1). Bei Anlagen heißt der Dateiname Rundschreiben 2016/01 Anlage 1 (bei mehr als neun Anlagen mit führender Null, kommt aber eher nicht vor). Dies ist nicht so lang wie das bisherige „Rundschreiben des Präsidenten Nr. 01/2016“ und nimmt bei den Listen folglich nicht so viel Platz weg. 
  • Der Haupttext bleibt ebenfalls leer.

Die meisten Rundschreiben-Dateiblöcke sind schon so weit gepflegt, dass nur noch der Zwischentitel gelöscht und der Dateiname korrigiert werden muss. Beispiele für die korrekte Rundschreibenbezeichnung: s. Dezernat B und D.

 

 8. Verwandte Seiten

Häufig gibt es zu den in Rundschreiben behandelten Themen auch noch verwandte Seiten.

  • Hier sollte auf jeden Fall von beiden Seiten eine Verbindung hergestellt werden. Im Plone müsste deshalb auf diesen Seiten immer irgendwo (nach Möglichkeit am Ende der Seite) ein Satz wie „Weitere Informationen finden Sie im Rundschreiben 2016/XX.“ stehen. Dieser Satz sollte dann mit einem Verweis auf das entsprechende Rundschreiben versehen werden.
  • Wichtig: Auf keinen Fall darf das Rundschreiben selbst noch einmal als Dateiblock in den Artikel eingebunden werden. Eine solche doppelte Datenvorhaltung würde dazu führen, dass zum Beispiel in automatisch generierten Listen oder in Suchergebnissen das gleiche Rundschreiben mehrfach und mit unterschiedlichen Quellen auftaucht.  
  • Im Gegenzug sollte auch bei der zukünftigen Erstellung von Rundschreiben gleich auch die Übernahme der Inhalte in Plone bedacht werden. Für alle wichtigen Themen von dauerhafter Bedeutung sollte auch eine entsprechende Seite im Dienstleistungsbereich erstellt werden, auf die das Rundschreiben sich dann beziehen kann: „Mehr zu diesem Thema finden Sie im Netz unter…“. So ist ein hohes Maß an Interaktivität gegeben. 

 

 9. Anlagen zu Rundschreiben

  • Rundschreiben sollen grundsätzlich ohne Anlagen (wie z.B. Formulare) versendet werden, insbesondere, um Komplikationen bzgl. der Namenskonvention zu vermeiden. Stattdessen sollte im Bereich Dienstleistungen eine Seite zu diesem Thema eingerichtet werden und dort alle erforderlichen Dateien aufgeführt werden.  Im Rundschreiben selbst bzw. im Begleittext dazu sollte dann auf diese Seite verwiesen werden. Der Vorteil liegt u.a. auch im geringeren Arbeitsaufwand: Wenn sich zum Beispiel ein Formular oder eine andere „Anlage“ ändert, muss so lediglich der Dateiblock im Dienstleistungsbereich geändert bzw. Dateien ausgetauscht werden. 

 

10. Aktualität und Zugänglichkeit

Ziel ist eine aktuelle Zusammenstellung aller derzeit an der JLU gültigen Rundschreiben.

  • Das bedeutet für die Redakteure, dass überholte Rundschreiben auch umgehend gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr aktuell sind (zum Beispiel Computerkurse im SS 2000 oder Arbeiten zwischen den Jahren 1998), da es im Netz äußerst verwirrend wäre, wenn zu einem Thema mehrere Rundschreiben angeboten würden. Bei evtl. notwendigen Überarbeitungen ist daher immer auch auf abgelaufene Rundschreiben zu achten, diese sind ggf. zu löschen.
  • Unabhängig davon bleibt das in der Registratur bei B2 geführte vollständige chronologische Archiv aller Rundschreiben als Papierversion bestehen.  
  • Da die Rundschreiben immer universitätsinterne Angelegenheiten betreffen, sollten diese zu einem gewissen Grad vertraulich behandelt werden. Daher sollten (wie auch schon bei den alten Seiten) die Rundschreiben nur intern zugänglich sein. Hier sind wieder die Netzbeauftragten in der Pflicht. Es genügt allerdings, in jedem Dezernat den Überordner „Rundschreiben“ auf intern zu setzen, die Eigenschaft wird in der Hierarchie dann nach unten vererbt. Eine Anleitung dazu gibt es im Hilfebereich.

 

11. Ansprechpartner/in für Rückfragen

  • Jeldrik Glaßl, Tel. 12035 (KB 3)
  • Claudia Schick, Tel. 12205 (Dez. B)

 

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