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Briefbögen der JLU

Im Folgenden finden Sie ergänzend zum Rundschreiben Nr. 2020/29 nähere Erläuterungen zur Verwendung der Briefbögen der JLU.

Die bisher verwendeten Briefbögen der JLU (sog. Kopfbögen) wurden in Anlehnung an das Corporate Design für Printprodukte (https://www.uni-giessen.de/corporate-design) neu gestaltet. Sie können ab sofort verwendet werden; noch vorhandene Restbestände sind aus Kosten- und Nachhaltigkeitsgründen jedoch zunächst aufzubrauchen.

 

Verteilung von Dokumentvorlagen

Alle leitenden Einrichtungen, wie z. B. Dekanate, Zentren, Dezernate, erhalten per E-Mail geeignete Druck- bzw. Layoutvorlagen für Ihren jeweiligen Geschäftsbereich. 

Sofern Sie darüber hinausgehend Vorlagen des neuen Briefbogens benötigen, wenden Sie sich bitte an das Dezernat B, Abteilung B2 - Organisation & Wahlen, .

 

Verwendung der Dokumentenvorlage

Der Briefbogen wird als Dokumentvorlage für Microsoft Word im Format *.dotx zur Verfügung gestellt. Zur Verwendung der Datei stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung, die nachfolgend erläutert werden.

Variante I - Word-Vorlage als Word-Dokument abspeichern

Sie können die zugesandte Word-Vorlage im Format *.dotx öffnen und als Word-Dokument im Format *.docx abspeichern. Die weitere Verwendung entspricht dann der gewohnten Nutzung eines Word-Dokuments. Bitte speichern Sie aber auch die Original-Datei ab, um ggf. später hierauf wieder zugreifen zu können.

Variante II - Word-Vorlage in Word integrieren

Sie können die Dokumentenvorlage in Word integrieren und somit jederzeit darauf zugreifen, um ein neues Dokument zu erstellen. Hierzu beachten Sie bitte folgende Schritte:

  • Speichern Sie die Dokumentenvorlage JLU-Briefbogen im Format *.dotx auf Ihrem PC/Notebook ab und merken Sie sich den Speicherort bzw. den Dateipfad
  • Öffnen Sie Microsoft Word und klicken im Register "Datei" auf "Optionen".
  • Wählen Sie im erscheinenden Menü auf der rechten Seite "Speichern" aus.
  • Geben Sie im Feld "Standardspeicherort für persönliche Vorlagen" den Speicherort bzw. den Dateipfad an, unter dem Sie die Dokumentenvorlage im ersten Schritt abgespeichert haben (z. B. C:\Users\Thor\Documents\). Bestätigen Sie mit "Okay".
    Hinweis: Sofern bereits ein Speicherort angegeben ist, legen Sie die Dokumentenvorlagen bitte einfach unter diesem Dateipfad ab.
  • Beenden Sie Word und starten es erneut.
  • Nach dem Start von Word bekommen Sie standardmäßig die integrierten Dokumentvorlagen angezeigt (unter anderem auch die Vorlage "Leeres Dokument"). Klicken Sie oben auf den Eintrag "PERSÖNLICH". Hier bekommen Sie jetzt die Dokumentvorlage JLU-Briefbogen angezeigt. Klicken Sie das Bild an und es wird ein neues Dokument basierend auf der Dokumentvorlage angelegt.
  • Falls direkt nach dem Start von Word ein leeres Dokument angezeigt wird und nicht die Auswahl an Dokumentvorlagen, wählen Sie im Register "Datei" den Befehl "Neu". Dann bekommen Sie die Übersicht der Dokumentenvorlagen von Word angezeigt und können auf "PERSÖNLICH" klicken.

Open-Office-Format

Sofern Sie eine Vorlage im Open-Office-Format nutzen möchten, senden Sie bitte unter Angabe des jeweiligen Geschäftsbereichs eine E-Mail an die o. g. E-Mail-Adresse.

 

Anpassung des Briefkopfes an den Geschäftsbereich

Eine detaillierte Anpassung des Briefkopfes erfolgt selbständig in den einzelnen Geschäftsbereichen. Zu beachten sind hierbei die nachstehenden Hinweise in der Tabelle.

Sollten englische Varianten der Briefbögen gewünscht sein, werden die Einrichtungen gebeten, diese auf Basis der deutschen Vorlagen selbst zu erstellen bzw. zu übersetzen (s. hierzu auch das JLU Dictionary). Bitte beachten Sie aber, dass das JLU-Logo mit dem deutschen Schriftzug zwingend für beide Varianten verwendet werden muss. Es existiert keine englische Variante des JLU-Logos.

Bereich des BriefkopfesZeileHinweise zur Anpassung des Briefkopfes
Kopfzeile (Änderung durch Doppelklick möglich)
Logo

Das JLU-Logo wird nicht verändert, es bleibt an der in der Vorlage vorgesehenen Stelle.

Geschäftsbereich I

Angabe des allgemeinen Geschäftsbereichs in Langform (z. B. Fachbereich 01, Dekanat FB 01) bzw. bei längerer Bezeichnung in Kurzform (z. B. ZfbK, GiZo)

Der blaue Geschäftsbereich I wird zentral durch die Abteilung B2 vorgegeben und darf nicht verändert werden.

Die Präsidialverwaltung verwendet hier nach außen grundsätzlich "Präsident". Ausnahmen hiervon können unter der o. g. E-Mail-Adresse angefragt werden.

Geschäftsbereich II Konkretisierung des Geschäftsbereichs (z. B. Bezeichnung des FB) bzw. Angabe des übergeordneten Geschäftsbereichs (z. B. Bezeichnung des Dezernats)
Geschäftsbereich III ggf. Angabe des konkreten Geschäftsbereichs (z. B. Professur für ...)
Infoblock rechts oben Bearbeitung Angabe des Vor- und Nachnamens der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters; akademische Titel und Grade können ggf. ergänzt werden.
Aktenzeichen

In der Präsidialverwaltung: Angabe des im Geschäftsverteilungsplan vorgesehenen Aktenzeichens

In anderen Bereichen: Angabe nach bisherigem System

Straße, Ort

Angabe der Adresse in Form von

Straße Hausnummer, Postleitzahl Ort

Fon

Angabe der Telefonnummer in Form von +49 641 99-xxxxx

Eine weitere Telefonnummer kann bei Bedarf in der gleichen Zeile aufgenommen und die Faxnummer in die nächste Zeilte gestetzt werden.

Fax Angabe der Faxnummer in Form von +49 641 99-xxxxx
E-Mail Angabe der E-Mail-Adresse
Internetadresse Angabe der Internetadresse (URL) des Geschäftsbereichs
Datum Angabe des Versanddatums in Form von xx. Monat 20xx

Für den Fließtext in der Briefkommunikation soll an der JLU die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 12Pt verwendet werden. Es handelt sich um eine serifenlose Schrift, die - ähnlich wie Arial - für die barrierefreie Kommunikation empfohlen wird. (s. auch https://www.wko.at/service/unternehmensfuehrung-finanzierung-foerderungen/WKO_Broschuere-Barrierefreie-Kommunikation.pdf, S. 12)

 

Ausdruck der Briefbögen

Mit der Umstellung auf die neuen Briefbögen wird die Vorhaltung von vorbedruckten Briefbögen (sog. Kopfbögen) durch das Dezernat D eingestellt. Eine Markterkundung hat ergeben, dass ein lokaler Druck kostengünstiger ist. Briefbögen sind daher ab sofort an den vorhandenen Arbeitsplatzdruckern oder mit den flächendeckend vorhandenen Multifunktionsgeräten farbig auszudrucken.

Bitte verzichten Sie möglichst auf einen Vordruck der Briefbögen. Drucken Sie stattdessen erst fertig erstellte Dokumente inkl. des Briefkopfes farbig aus.

 

Keine Möglichkeit zum Ausdruck?

Sofern Ihnen ein Farbausdruck bisher weder am Arbeitsplatz noch an einem der vorhandenen Multifunktionsgeräte möglich ist, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dezernat D, Abteilung D 6 – Beschaffung und Materialwirtschaft, .