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Dienstreisen und Aus- und Fortbildungsreisen

Genehmigung von Dienstreisen und Fortbildungsreisen (Inland und Ausland)

Bitte beachten Sie, dass jeder befristete dienstliche Aufenthalt im Ausland (d.h. auch eine eintägige Dienstreise) als Entsendung einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters gilt. Daher muss zwingend vor jedem dienstlichen Auslandsaufenthalt eine sozialversicherungsrechtliche Überprüfung stattfinden. Hier finden Sie alle notwendigen Informationen dazu.   Mehr ...


Dienstreisen nach dem Hessischen Reisekostengesetz sind die in der Dienststelle schriftlich oder elektronisch angeordneten oder genehmigten Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der dem/der  Bediensteten übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben der/ des Bediensteten zu fördern. Nur wenn auf der Tagung Dienstgeschäfte erledigt werden (z.B. Vorträge, Projektbesprechung, Leitung von Workshops) sind diese Reisen Dienstreisen.


Genehmigungsverfahren

a) Dienstreisen und Fortbildungsreisen mit einer Reisedauer von mehr als sieben Tagen während der Vorlesungszeit und von mehr als vierzehn Tagen außerhalb der Vorlesungszeit: Hier ist immer die Genehmigung des Präsidenten erforderlich. Die Reiseanzeige ist auf dem Dienstweg (d.h. über die/den Vorgesetzte/n und den/die Dekan/in) im Dezernat C - Personal einzureichen. Nach der Genehmigung erhält der Antragsteller/die Antragstellerin die Reiseanzeige mit einem Genehmigungsvermerk zurück. Sofern Reisekosten erstattet werden sollen, ist die Reiseanzeige nach Beendigung der Dienstreise/Fortbildungsreise zusammen mit dem Formular Reisekostenabrechnung und Originalbelegen an das Dezernat D - Finanz- und Rechnungswesen/Beschaffung, Abteilung D 2, weiterzuleiten. Falls ein Vorschuss auf die Reisekosten beantragt wird, muss die genehmigte Reiseanzeige bereits nach Erhalt der Genehmigung im Dezernat D eingereicht werden.

Reisekostenabrechnung

 

b) Dienstreisen und Fortbildungsreisen mit einer Reisedauer bis zu sieben Tagen während der Vorlesungszeit und bis zu vierzehn Tagen außerhalb der Vorlesungszeit:

Diese Reisen werden von den Dekaninnen/Dekanen der Fachbereiche bzw. der/dem geschäftsführenden Direktorin/Direktor der wissenschaftlichen Zentren bzw. der Leiterin/Leiter der zentralen Einrichtungen genehmigt.

Für alle Dienstreisen und Fortbildungsreisen ist das Formular Reiseanzeige zu verwenden; für die Reisekostenabrechnung oder Beantragung eines Vorschusses auf die Reisekosten gilt das unter a) beschriebene Verfahren.

Reiseanzeige [pdf] | Reiseanzeige [MS OfficeWord für Win und Mac]

 

Sonderfall „nicht in die Lehre eingebundene Personen“: Die Dekaninnen und Dekane und geschäftsführenden Direktorinnen/Direktoren der wissenschaftlichen Zentren können für ihre Zuständigkeitsbereiche festlegen, dass Dienstreisen und Fortbildungsreisen von Beschäftigten, die nicht in die Lehre eingebunden sind, von den Geschäftsführenden Direktorinnen/Direktoren der Institute bzw. den Inhaberinnen/Inhaber der Professuren genehmigt werden. Wenn Bedenken gegen ein Reisevorhaben im Einzelfall bestehen oder Erfordernisse bei der Mitwirkung in der Selbstverwaltung berührt sind, entscheiden die Dekanin/der Dekan des Fachbereichs bzw. die Geschäftsführende Direktorin/der Geschäftsführende Direktor des Zentrums. Können die Bedenken nicht ausgeräumt werden, ist die Entscheidung des Präsidenten einzuholen. Für die sonstigen Einrichtungen der Justus-Liebig-Universität Gießen gelten diese Regelungen sinngemäß.

 

Sonderfall „generelle Reisegenehmigung“: Die Dekaninnen und Dekane und geschäftsführenden Direktorinnen/Direktoren der wissenschaftlichen Zentren können für Beschäftigte ihrer Zuständigkeitsbereiche auf deren Antrag hin eine generelle Reisegenehmigung erteilen Der Zweck der Dienst- oder Fortbildungsreise muss im Antrag genannt werden, z. B. „Besuch von wissenschaftlichen Tagungen“ oder „Schulbesuche zur Betreuung von Praktika“ etc. Mit einer generellen Reisegenehmigung können Reisen mit einer Reisedauer von jeweils bis zu sieben Tagen in der Vorlesungszeit und bis zu vierzehn Tagen außerhalb der Vorlesungszeit für einen bestimmten Zeitraum, z.B. innerhalb eines Semesters, innerhalb eines Jahres, etc. generell genehmigt werden, so dass der Einzelantrag für jede einzelne Reise innerhalb dieses Zeitraumes entfallen kann. Für die Abrechnung der Reisekosten dieser Dienstreisen genügt dann die einmalige Vorlage einer Kopie der generellen Reisegenehmigung im Finanzdezernat, Abteilung D 2.

 

Reisekostenabrechnung

Reisekostenerstattung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise/Fortbildungsreise beantragt werden. Weitere Informationen zum Thema Reisekosten sind auf der Internetseite des Dezernat D - Finanzen zu finden.

https://www.uni-giessen.de/org/admin/dez/d/2/reisekosten_jlu_intern

 

 Zu diesem Thema wurde das Rundschreiben Nr. 2014/16 veröffentlicht.

Rundschreiben Nr. 2014/16

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