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SAP-Zeitwirtschaft

Wozu die Einführung der SAP-Zeitwirtschaft dient und was sich für jeden Einzelnen ändert.

Warum SAP-Zeitwirtschaft?

Mit dem Teilmodul SAP-Zeitwirtschaft wird es universitätsweit möglich sein, Urlaubs- und andere Abwesenheitstage direkt ins SAP-System einzupflegen. Es wird ein einheitliches System für die gesamte Universität geben, das alle Beschäftigten (ohne Professoren) einschließt. Dezentrale Excel-Listen oder gar Karteikästen zur Urlaubsüberwachung werden dadurch überflüssig. Auch auf die aufwendige Abfrage, mit der jährlich die Resturlaubstage erfasst wurden, kann dann verzichtet werden. Diese Daten können künftig direkt aus der SAP-Zeitwirtschaft abgerufen werden.

Ein weiterer Grund für die Einführung ist technischer Natur: Ab dem Jahr 2007 wird die Bezüge-Abrechnung des JLU-Personals direkt über das SAP-System durchgeführt. Diese neue Technik setzt zwingend das Teilmodul SAP-Zeitwirtschaft voraus, wie wir es jetzt aufbauen.

Ein dezentraler Zugang zum direkten Eintragen von Urlaubstagen vor Ort ist geplant und derzeit in der Vorbereitung. Bis dahin wird es eine Übergangslösung geben, die derzeit im Personaldezernat erarbeitet wird. Unter anderem erstellt das Personaldezernat ein einheitliches Urlaubsformular, das universitätsweit verwendet werden soll und in Kürze hier veröffentlicht wird.

Was ändert sich für Beschäftigte?

Für die Beschäftigten der JLU ändert sich nur das Formular, mit dem sie Urlaub beantragen. Am Genehmigungsverfahren selbst ändert sich nichts. Der Urlaub wird bei Zustimmung weiterhin von der/dem zuständigen Vorgesetzten genehmigt und muss nicht noch zusätzlich vom Personaldezernat bestätigt werden. Es muss also nur das neue Formular als Urlaubsantrag verwendet werden, sobald es hier veröffentlicht wird.

Was ändert sich für Vorgesetzte?

Auch für die Vorgesetzten, die Urlaub genehmigen, ändert sich lediglich das Formular. Der Urlaub kann wie bisher genehmigt werden; das Personaldezernat wird dabei nicht beteiligt (im Falle der Ablehnung gilt etwas anderes). Das Verfahren an sich bleibt also unverändert.

Was ändert sich für die Urlaubssachbearbeitung?

Für diejenigen, die bisher die Urlaubslisten mit Hilfe einer Datei, Kartei oder Datenbank geführt haben, gibt es Neuerungen. Im Laufe des Jahres 2006 soll diese Urlaubssachbearbeitung direkt im SAP-System möglich sein. Dort kann der Urlaub dann eingetragen und ausgewertet werden (zum Beispiel: Wieviel Resturlaub gibt es noch im Institut?).

Bis diese dezentrale Bearbeitung eingerichtet ist, muss der Urlaub dem Dezernat C auf dem Papierweg mitgeteilt werden. Hier wird er dann ins SAP-System eingepflegt. Für diese Verfahren werden den Dekanaten, Zentren, Service-Einrichtungen etc. vom Personaldezernat Sammelmappen zur Verfügung gestellt. Darin sollen die Urlaubsanträge, Krankmeldungen usw. vor Ort gesammelt und ein- bis zweimal pro Woche an das Dezernat C geschickt werden. Nach dem Eintragen ins SAP-System bekommen die Einrichtungen die Urlaubsanträge dann wieder zurück und können sie wie bisher ablegen.

Hinweise zum Ausfüllen des Einstellungsantrags

Was muss angekreuzt werden?

Kreuzen Sie dann an, an welchen Tagen die Person in der Regel arbeitet. Sind die Arbeitstage in jeder Woche gleich, füllen Sie einfach nur die erste Woche aus. Wechselt das Modell im Zwei-Wochen-Rhythmus, füllen Sie bitte nur die ersten beiden Wochen aus, und so weiter.

Tragen Sie bei jeden Tag, an dem gearbeitet wird, ein X und für jeden freien Tag einen ein.

Für den Einstellungsantrag: Bitte geben Sie die Kalenderwoche an, in der das Arbeitszeitmodell beginnt. Dies ist unter anderem für Modelle von Bedeutung, die aus mehreren unterschiedlichen Wochen bestehen. So kann dann klar zugeorndet werden, an welchen Tagen gearbeitet wird.

Sollte der vorgegebene maximale Zeitraum von fünf Wochen für das Arbeitszeitmodell einer Person nicht ausreichen, weil sich der Rhytmus über eine längere Dauer erstreckt, ergänzen Sie weitere Wochen bitte auf einem gesonderten Blatt.

Beispiel Urlaub

Beispiele zum Ausfüllen des Einstellungsantrags

 

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