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Artikelaktionen

Reisekosten

Abrechnung von Reisekosten für sämtliche Dienst- und Fortbildungsreisen
Reisekosten

Bezüglich der aktuell gültigen Regelungen zu Dienstreisegenehmigungen wird auf die Rundschreiben des Präsidiums sowie die FAQ-Liste verwiesen (https://www.uni-giessen.de/coronavirus/index.html ).

 

Hinweise zur Erstattung von Reisekosten bzw. Stornierungskosten

 

Wer erstattet die Kosten für nicht angetretene oder stornierte Reisen in ein Risikogebiet?

Stornogebühren für bereits gebuchte Dienstreisen werden ohne weitere Begründung oder Nachweis erstattet. Bitte reichen Sie eine Reisekostenabrechnung unter Angabe der angefallenen Stornokosten ein.

 

Wer erstattet die Kosten, wenn sich Bedienstete entscheiden, die Dienstreise in ein Nicht-Risikogebiet nicht anzutreten bzw. eine Anmeldung zu Veranstaltungen zu stornieren?

Die Kosten werden unter Berücksichtigung möglicher Erstattungen durch Veranstalter, Hotel, Bahn/Flug von der jeweiligen organisatorischen Einheit, bei der auch die Reisekosten entstanden wären erstattet; sprich: Landesmittelprojekt oder Drittmittelprojekt oder Kostenstelle.

 

Wer erstattet die Kosten, wenn eine Veranstaltung in einem Nicht-Risikogebiet durch den Veranstalter abgesagt wird?

Die Kosten werden unter Berücksichtigung möglicher Erstattungen durch Veranstalter, Hotel, Bahn/Flug von der jeweiligen organisatorischen Einheit, bei der auch die Reisekosten entstanden wären erstattet; sprich: Landesmittelprojekt oder Drittmittelprojekt oder Kostenstelle.

 

Dienstreisen im Inland

Wer erstattet die Kosten, wenn eine Veranstaltung im Inland durch den Veranstalter abgesagt wird?

Die Kosten werden unter Berücksichtigung möglicher Erstattungen durch Veranstalter, Hotel, Bahn/Flug von der jeweiligen organisatorischen Einheit, bei der auch die Reisekosten entstanden wären erstattet; sprich: Landesmittelprojekt oder Drittmittelprojekt oder Kostenstelle.

 

Wer erstattet die Kosten, wenn Bedienstete sich aus persönlichen Gründen entscheiden die Dienstreise im Inland nicht durchzuführen?

Die Kosten werden nicht erstattet. Ausnahme: Bedienstete legen ein ärztliches Attest vor, dass der/die Bedienstete die Reise aus medizinischen Gründen nicht durchführen kann.

 

Allgemeines

Was muss ich beachten, wenn der Veranstalter die Veranstaltung absagt?

Wenn der Veranstalter eine Veranstaltung absagt, klären Sie bitte unverzüglich, ob

  • die Veranstaltung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird. Wenn ja, sollten Sie versuchen Hotel, Flug/Bahn, etc. umzubuchen ohne Stornogebühren zu verursachen.

     

  • die Veranstaltung abgesagt wird. In diesem Fall sollten Sie schnellstmöglich Teilnahmegebühren, Flug/Bahn, Hotel, etc. stornieren, um die Stornokosten so gering wie möglich zu halten.

 

Können Vorschüsse für zukünftige Dienstreisen erstattet werden?

Vorschüsse können nur für genehmigte Dienstreisen erstattet werden.

Vorschüsse können generell nur bei Kosten von über 200 EUR beantragt werden.

Bevor Sie einen Vorschuss beantragen, klären Sie bitte vorab, ob Sie tatsächlich die Dienstreise antreten werden und ob die Veranstaltung durchgeführt wird.

Vorschüsse sind in voller Höhe zurückzuzahlen, wenn die Dienstreise aus persönlichen Gründen nicht wahrgenommen wird.

 

Werden Reiserücktrittsversicherungen erstattet?

Der Abschluss von Reiserücktrittsversicherungen wird gem. Hessischem Reisekostengesetz nicht erstattet; eine Pandemie gilt im Übrigen nicht als versichertes Risiko.

 

Zahlen Drittmittelgeber Stornokosten?

Wenn die Dienstreise aus Drittmitteln finanziert werden sollte, klären Sie bitte zunächst mit dem Drittmittelgeber ab, ob Stornierungskosten abgerechnet werden können.

Rechnen Sie die Kosten auf dem regulären Abrechnungsweg über Ihre Drittmittelprojekte ab.

 

Welche Regelungen gibt es bereits aus dem Bereich der Drittmittelgeber?

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu den Regelungen der einzelnen Drittmittelgeber an die jeweils zuständige Sachbearbeiterin / den jeweils zuständigen Sachbearbeiter.

 

 

 

Mit Wirkung zum 01.01.2010 ist das Hessische Reisekostengesetz (HRKG) mit Änderungen in Kraft getreten. Die Neufassung des Gesetzes findet für alle Dienstreisen Anwendung, die nach dem 01.01.2010 begonnen wurden. Auf die nachfolgende wesentliche Änderung darf ich Sie hinweisen:

Gemäß § 4 Abs. 5 HRKG ist die Reisekostenerstattung innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten (bisher zwölf Monate) zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tag, der auf den Tag der Beendigung der Dienstreise folgt.

Siehe hierzu auch: Rundschreiben 2010/3.

 

Reisekostenanspruch ist ein Individualanspruch

Dienstreisende sollten nur den eigenen Reisekostenanspruch geltend machen, da es sich um einen Individualanspruch handelt. Daher sollten keine Gruppenabrechnungen erfolgen.

 

 

Zur Abrechnung der Reisekosten bietet das Dezernat D folgendes Formular [Word- und pdf-Version] an:

 

Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular an das Finanzdezernat:

 

mit der Hauspost an D3

oder per Fax an 0641/99-12409

 

Bei Fragen zum Ausfüllen oder zur Erstattung von Reisekosten können Sie sich jederzeit gerne an Reisekosten@admin.uni-giessen.de wenden.

 

Bitte beachten Sie, dass vor Antritt einer Reise zunächst ein Genehmigung eingeholt werden muss. Nur so ist der Versicherungsschutz während der Reise gewährleistet. Auf den Seiten des Personaldezernats finden Sie alle Informationen zum Genehmigungsverfahren.

 
Ab 01.01.2012 erfolgt eine technische Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug.
 
Die Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug erfolgt durch die Erstellung der Reisekostennachweise als PDF-Dokument innerhalb des SAP-Systems. Das Dokument wird direkt an den Kontoauszug angehängt und kann von dort per Doppelklick auf die Buchungsposition als Beleg angesehen werden. Dienstreisende, die nicht über einen eigenen SAP-Zugang verfügen, werden gebeten sich an das Sekretariat Ihres Arbeitsbereiches zu wenden. Die dort zuständigen Mitarbeiter/innen können einen Ausdruck der jeweiligen Reisekostenabrechnung erstellen.
 
Die SAP-Beleganzeige ist im Handbuch "SAP-Auszug (5.1) Beleganzeige SAP-GUI [Handbuch]" unter http://www.uni-giessen.de/cms/org/admin/kb/sap/handbuecher_jlu_intern erläutert.

Fahrtkosten
Sowohl die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit besonderer Begründung von privaten Kfz kann erstattet werden. Darüber hinaus können Bedienstete eine Kostenerstattung für die dienstlich veranlasste Leihradnutzung beantragen.
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BahnCard-Erstattung
Die Kosten der BahnCard sind in vollem Umfang erstattungsfähig, wenn ihr Einsatz zu einer kostengünstigeren Abwicklung von Dienst-, Ausbildungs- oder Fortbildungsreisen führt.
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Tagegeld
Für Mehraufwendungen für Verpflegung des Dienstreisenden kann Tagegeld gezahlt werden.
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Übernachtungskosten
Bei einer mehrtägigen Dienstreise können die Übernachtungskosten erstattet werden.
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Verbindung mit privater Reise
Eine Dienstreise kann mit einer privaten Reise verbunden werden.
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abgelegt unter: 2007