Benutzerspezifische Werkzeuge

Information zum Seitenaufbau und Sprungmarken fuer Screenreader-Benutzer: Ganz oben links auf jeder Seite befindet sich das Logo der JLU, verlinkt mit der Startseite. Neben dem Logo kann sich rechts daneben das Bannerbild anschließen. Rechts daneben kann sich ein weiteres Bild/Schriftzug befinden. Es folgt die Suche. Unterhalb dieser oberen Leiste schliesst sich die Hauptnavigation an. Unterhalb der Hauptnavigation befindet sich der Inhaltsbereich. Die Feinnavigation findet sich - sofern vorhanden - in der linken Spalte. In der rechten Spalte finden Sie ueblicherweise Kontaktdaten. Als Abschluss der Seite findet sich die Brotkrumennavigation und im Fussbereich Links zu Barrierefreiheit, Impressum, Hilfe und das Login fuer Redakteure. Barrierefreiheit JLU - Logo, Link zur Startseite der JLU-Gießen Direkt zur Navigation vertikale linke Navigationsleiste vor Sie sind hier Direkt zum Inhalt vor rechter Kolumne mit zusaetzlichen Informationen vor Suche vor Fußbereich mit Impressum

Artikelaktionen

Zeiterfassung

Es sind sowohl die Kosten für das Personal, das ausschließlich und direkt über das Projekt finanziert wird (Drittmittelpersonal), als auch die Kosten für die am Projekt beteiligten Hochschulbeschäftigten (Landespersonal) vor Abschluss des Vertrags zu kalkulieren und nach Abschluss des Projekts abzurechnen.

Für die Abrechnung müssen daher alle „Landes“ Beschäftigten (Professoren/innen, Wissenschaftler/innen und technisch-administratives Personal), die im Rahmen operativer Tätigkeiten und Aufgaben an Projekten im wirtschaftlichen Aufgabenbereich beteiligt sind, innerhalb der Projektlaufzeit zwingend ihre Einsatzstunden (Projektzeiten) in wirtschaftlichen Projekten aufschreiben. Die Projektleitung ist verantwortlich für den ordnungsgemäßen und sachgerechten Umgang mit den Zeiterfassungsbögen, die von den Beschäftigten auszufüllen sind,  sowie deren Konsolidierung je Projekt und Weiterleitung an das Finanzdezernat als Buchungsbeleg. Die Personalvertretung hat der Einführung der Zeiterfassung für Zwecke der Vollkostenrechnung zugestimmt.

Im Finanzdezernat erfolgt die Eingabe der Zeiterfassungsbögen im SAP-System. Dort erfolgt auch die Umbuchung dieser Kostenanteile auf das wirtschaftliche Projekt.

Auf Basis der danach feststehenden direkten Personalkosten wird anschließend die Gemeinkostenabrechnung quartalsweise durchgeführt.

Wer muss Zeiten erfassen?

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bei denen vertraglich geregelt ist, dass sie ausschließlich zu Lasten des Projekts beschäftigt und eingesetzt werden, müssen keine Zeiten erfassen. Sie werden automatisch direkt mit den ensprechenden Anteilen auf das Projekt gebucht.

Alle Beschäftigten, die aus anderen Mitteln finanziert werden (zum Beispiel aus dem Landeshaushalt), aber dennoch am Projekt mitarbeiten, müssen die hierfür erbrachten Arbeitszeiten quantitativ erfassen.

Die Zeitaufschreibung beinhaltet dabei ausschließlich Stundenangaben. Es erfolgt keine Erfassung von Leistungsarten und Leistungsmengen. Urlaubs- und Krankheitszeiten werden nicht erfasst.

Welche Zeiten müssen erfasst werden?

Es müssen ausschließlich die Stunden erfasst werden, in denen für das Projekt gearbeitet wurde. Alle anderen Arbeitszeiten sind nicht zu erfassen. Die kleinste Erfassungseinheit ist eine halbe Stunde (=0,5). Sich ergebende Zusammenfassungen und Rundungen sind vorzunehmen. Insofern sind die Zeitanteile für eine Tätigkeit gedanklich zu "sammeln", bis die halbe Stunde erreicht bzw. überschritten wurde. Erst dann erfolgt die Aufschreibung.

Es muss dabei nicht angegeben werden, für welche Projektarbeiten die Zeit eingesetzt wurde. Die Zeiterfassung sagt lediglich aus, dass eine bestimmte Anzahl von Stunden für das Projekt, nicht aber wofür diese konkret geleistet wurde. 

Wann und wie müssen die Zeiten erfasst werden?

Die für das Projekt geleisteten Stunden müssen durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter mit folgendem Formular tagesgenau erfasst werden:

Dieser Zeiterfassungsbogen ist durch die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter einmal im Monat an die Projektleitung elektronisch zu übermitteln.

Der Projektleiter fasst sodann die gemeldeten Arbeitsstunden je Projekt in folgendem Formular anonymisiert je Entgeltgruppe zusammen:

Der Zeiterfassungsbogen B ist einmal je Quartal (bis zum 10. des Folgemonats) getrennt nach den einzelnen Monaten von der Projektleitung per E-Mail an Umbuchung@admin.uni-giessen.de zu senden.

Mit der Übermittlung des Bogens B über die personalisierte Universitäts-E-Mail-Adresse der Projektleitung wird dabei die sachliche Richtigkeit der gemachten Angaben bestätigt. Eine Fehlanzeige ist in jedem Fall erforderlich.

Eine Ausfüllanleitung zu den beiden Zeiterfassungsformularen finden Sie hier:

Was passiert mit den erfassten Zeiten?

Im Finanzdezernat erfolgt sodann die Eingabe der Zeiterfassungsbögen im SAP-System. Dort erfolgt auch die Umbuchung dieser Kostenanteile auf das wirtschaftliche Projekt. Die erfassten Zeiten dienen dazu, das Projekt mit den dadurch entstandenen Personalkosten zu belasten, die von der ursprünglichen Kostenstelle auf das Projekt umgebucht werden. Auf diesem Weg werden auch solche Projekte mit Personalkosten bebucht, auf denen keine Mitarbeiterin/kein Mitarbeiter mit Projektvertrag beschäftigt ist.

Die Summe der Personalkosten auf dem Projekt dient dann als Ausgangsbasis für die Buchung der Gemeinkosten im Rahmen der Ist-Abrechnung.

Die erfassten Zeitbelege werden nach der Verbuchung im Finanzdezernat als Teil der Projektakte abgelegt. Sie werden im Bedarfsfall im Rahmen des Jahresabschlusses geprüft. Ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Daten vernichtet.

Aufbewahrung der Zeiterfassungsbelege 

Hinsichtlich der Aufbewahrung gilt für alle Buchungsbelege eine grundsätzliche Frist von 10 Jahren nach Handelsgesetzbuch. Danach ist für die Zeiterfassungsbögen (Bogen A und B) folgende Regelung anzuwenden:

Die Zeiterfassungsbögen A werden ausgedruckt und bei der Projektleitung 10 Jahre nach Projektende verschlossen aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Aublauf des Kalenderjahres, in dem das Projekt beendet wurde. Die elektronischen Zeiterfassungsbögen A sind nach Übernahme in den Zeiterfassungsbogen B zu löschen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die abgelegten Ausdrucke zu vernichten. Das Erstellen von Kopien ist untersagt.

Die Zeiterfassungsbögen B werden im Finanzdezernat 10 Jahre nach Projektende elektronisch aufbewahrt. Zugang zu den Dateien hat nur berechtigtes Personal des Finanzdezernats. Die Frist beginnt ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Projekt beendet wurde. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Auch hier ist das Erstellen von Kopien untersagt. 

Beteiligung der Personalvertretungen

Hauptpersonalrat, örtlicher Personalrat und der Datenschutzbeauftragte der Justus-Liebig-Universität Gießen haben dem dargestellten Verfahren der Zeitaufschreibung zugestimmt.