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Projekt Identity Management an der JLU

Für die Einführung eines Identity Management Systems (IDM) hat die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) im Rahmen eines Vorprojekts gemeinsam mit der HIS-Hochschulentwicklung im DZHW in Hannover (HIS-HE) ein Vorgehensmodell entwickelt. Basierend auf diesem Vorgehensmodell wurden dann in Zusammenarbeit mit HIS-HE zentrale, personendatenverarbeitende Prozesse überarbeitet und vereinfacht. Bis zu einer tatsächlichen technischen Implementierung eines IDM-Systems stehen noch einige weitere Vorarbeiten aus.

Personengruppe

 

An der JLU wird mit einer Vielzahl digitaler Identitäten gearbeitet: Für ihre tägliche Arbeit brauchen die Mitarbeiter(innen) der Universität Zugänge zu Datennetzen und EDV-Systemen, schlagen Telefonnummern und Mailadressen nach oder müssen über Ansprechpartner(innen) zu bestimmten Aufgaben und Funktionen Bescheid wissen. Dies alles sollte tagesaktuell zur Verfügung stehen und mit dem Namen und den Daten der richtigen Personen versehen sein.

 

Im Moment werden solche Daten in mehreren Listen, Datenbanken und Systemen gleichzeitig geführt. Diese Vielzahl der Datenbestände führt zu Redundanzen und Inkonsistenzen. Damit verbunden sind ineffiziente Arbeitsabläufe, sowohl für die Anwender als auch für die Betreiber dieser Systeme. Durch verschiedene Zuständigkeiten bei der Administration der Datenbestände werden hohe Personalressourcen gebunden und es fehlt eine übergeordnete Sicht, welchem Benutzer welche Rechte gegeben wurden. Um dies zu ändern, soll an der JLU in Zukunft ein Identity Managementsystem (IDM) zum Einsatz kommen.

 

Die JLU hat daher zusammen mit HIS-HE ein Projekt durchgeführt, das den Bedarf einer solchen Identitätsverwaltung vermessen hat und ein Vorgehensmodell für die Einführung eines IDM vorgeschlagen hat. Wesentliches Ergebnis des im August 2013 abgeschlossenen  Vorprojektes war, dass eine Fülle von Fragen zu organisatorischen Prozessen, führenden Systemen und Datenhaltungen in den Systemen beantwortet werden müssen, bevor eine technische Lösung eingeführt werden kann.
Die Einführung eines IDM wird daher in mehreren Phasen durchgeführt.

 

Das Folgeprojekt  "Organisationsberatung zur Begleitung der Einführung eines Identity Management Systems an der JLU" (wiederum mit Unterstützung durch HIS-HE) wurde im Dezember 2013 gestartet und hatte zum Ziel, auf Basis der Ergebnisse aus der vorangegangenen IST-Analyse eine SOLL-Konzeption zu entwickeln, d.h.  die für die spätere Implementierung des IDM notwendigen Vorarbeiten zu leisten.

 

1. Analyse des Bedarfs

Festlegung der Ziele, Ist-Analyse, Identifizierung von Schwächen, Entwicklung Vorgehensmodell

Pfeil (JLU-Blau)

2. Erstellung der Sollkonzepte

(Aufnahme der Sollprozesse, Definition notwendiger Rahmenbedingungen, Beschreibung weiteres Vorgehen)

Pfeil (JLU-Blau)

3. Schaffung der Rahmenbedingungen

(Beschlussfassungen durch die JLU Gremien, Ausstattung der neuen Akteure, Bereitstellung der Ressourcen etc.)

Pfeil (JLU-Blau)

4a. Vorbereitung der technischen Implementierung

(Marktrecherche, Erstellung Lastenheft, Ausschreibung, Auswahl des Systems)

4b. Umsetzung der Sollkonzepte

(verbindliche Vereinbarung der neuen Abläufe, Einführung der Prozesse, Schulung der Mitarbeiter, etc.)

Pfeil (JLU-Blau)

5. Implementierung des IDM-Systems

(Einführung des Systems, Schaffung Schnittstellen,  Umsetzung weiterer Sollprozesse)

 

Die Aufgaben der hochschulinternen Koordination des Projekts und der Abstimmung mit HIS-HE als externer Berater wurden von Annette Schütz (KB 3) und Dr. Michael Kost (Direktor HRZ) als Projektkoordinatoren wahrgenommen.


Der Abschluss des Folgeprojekts (Phasen 2 und 3, in Teilen Phase 4) sowie eine Präsentation der Ergebnisse durch die Justus-Liebig-Universität Gießen und die HIS-Hochschulentwicklung im DZHW fanden im Februar 2016 statt.

 

Nähere Informationen:
Annette Schütz, KB 3
E-Mail:
Dr. Michael Kost, HRZ
E-Mail: