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Rechnungserfassung

Eingeben einer Rechnung – der Rechnungsbildschirm

Im Normalfall wird nach Eingang der Bestellung, Eingabe der Statistikdaten und Inventarisieren der Lieferung die zugehörige Rechnung eingegeben. Bei diesem Ablauf öffnet sich automatisch der Rechnungsbildschirm. (Abweichende Vorgehensweisen über den Menüpunkt „Rechnung eingeben“ s. bei Vorausrechnungen, mehrbändigen Werken (Fortsetzungen), Loseblattsammlungen, Sammelrechnungen etc.)

Der Lieferanten-Code wird automatisch aus dem Bestellschirm übernommen.

Voreingestellt ist der Rechnungsstatus „z“=zu bezahlen. Der Währungscode ist die Codierung für die Währung, in der die Rechnung gestellt ist. Dies ist i.d.R. in Euro, daher ist das Feld mit „eur“ voreingestellt. Ebenso die Mehrwertsteuer mit 7% (zu beachten: bei elektronischen Publikationen beläuft sich die MwSt auf 19%).

Rabatte oder Versandkosten – wie bisher – nicht in die dafür vorgegebenen Felder eintragen, sondern nur den Endbetrag eingeben. Versandkosten zum „teuersten“ Titel addieren. Bei Bedarf in der Registerkarte „Zeile“ im Feld „Erläuterungen“ den Rechnungsbetrag erklären.

Rechnungsnummer des Lieferanten und Rechnungsdatum von der Vorlage übernehmen. Es ist verpflichtend, entweder die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum (ein Datumteil muss in der vorgeschriebenen Form TT-MM-JJJJ erfasst werden) zu erfassen. Die Felder müssen nach der Eingabe verlassen werden, z.B. mittels der Tabulator-Taste.

Die benötigten Angaben aus der Bestellung bzw. Lieferung (Bestellnummer, Budget, Titeldaten) wurden mit Klicken des Menüpunktes „Inventarisieren“ bzw. “Lief. inventarisieren/Teillief. inventarisieren“ in einem Zwischenspeicher, dem sog. „Clipboard“ abgelegt. Um diese Daten zu übertragen, in der Schaltfläche das Symbol „Datensatz einfügen“  anklicken (bzw. Tastenkombination STRG – F10). Es öffnet sich nun in der Registerkarte „Zeilen“ ein Feld, in dem noch der Preis in das Feld „Betrag“ eingetragen werden muss.

Nach Bedarf noch die Registerkarte „Zeile“ durch Anklicken öffnen und ausfüllen. Im Feld „Erläuterungen“ kann z.B. die Angabe zusätzlicher Versandkosten o.ä. vermerkt werden. Besonders zu beachten ist hier das Feld „Berechnungszeitraum“ bei Rechnungen von Lieferungswerken oder Zeitschriftenabonnements. Durch Drücken des Symbols „Speichern“ wird die Rechnungserfassung abgeschlossen. Es erscheint die Meldung „Rechnung gespeichert unter Nummer <Rechnungsnummer>“. Diese Rechnungsnummer bitte auf die Rechnung als Inventarnummer aufnotieren. Im Budget wird nun automatisch der Schätzpreis aus den Bindungen genommen, der Rechnungsbetrag als Ausgabe verbucht. Möchte man in die dazugehörige Bestellung wechseln, mit dem Cursor in der Rechnungszeile das Feld mit der Bestellnummer anklicken und entweder den Menüpunkt „Rechnung - Anzeigen/ändern – Bestellung“  oder den Menüpunkt „Bestellung- anzeigen/ändern“ wählen.

Zur Kontrolle der Rechnungsdaten findet man im Rechnungsbildschirm rechts die Einträge „Anzahl Posten“ und „Sum./Beträge“. Hier hat man z.B. bei einer Sammelrechnung einen Überblick über die aufsummierten Einzelbeträge und kann die Endsumme mit der Rechnung vergleichen.

Außerdem gibt es ein Informationsfenster Infosymbol Webseitendialogneben der „Rechn.num“,

das die Rechnungsbeträge so anzeigt, wie sie in der Datenbank abgespeichert wurden, und zwei Registerkarten „Z.-kalk“ (= Zeilenkalkulation) und „G.-kalk“ (=Gesamtkalkulation), die jedoch nur eine momentane Berechnungssituation geben. Die hier angegebenen Beträge sind nicht in der Datenbank gespeichert.

Rechnung ergänzen

Bereits erfasste Rechnungen können um weitere Rechnungsposten ergänzt werden, z.B. für zusätzliche Bankgebühren oder bei Sammelrechnungen, bei denen die einzelnen Posten bereits inventarisiert sind.

Dazu die Rechnung im Menüpunkt „Rechnung/Suchen“ recherchieren. Über die Schaltfläche „Eingeben“ am unteren Bildschirmrand wird eine weitere Rechnungszeile ergänzt. Um diese mit der Bestellung zu verknüpfen, den Cursor in das Feld „Bestellnummer“ setzen und rechtsklicken. Es öffnet sich eine Suchmaske. Durch Doppelklick auf das Rechercheergebnis werden Bestellnummer, Budget und Titeldaten in die neue Rechnungszeile übertragen. Jetzt nur noch den Rechnungsbetrag ergänzen und mit dem Symbol „Speichern“ abschließen.

Rechnungen suchen

(Über den Bestellbildschirm oder über die Rechnungsdaten)

Bei Bestellungen mit mehreren Rechnungen (Gutschriften, Zusatzkosten, Fortsetzungswerken, Abos,…) erhält man einen Überblick über die Rechnungen, wenn man im Bestellbildschirm den Menüpunkt „Rechnungen zeigen“ anklickt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Rechnungen aufgelistet werden. Neben der Anzeige der Rechnungsnummer, Budget, Preis etc., erscheint hier auch bei „Bemerkungen“ der Inhalt der Felder „Erläuterungen“ oder „Berechnungszeitraum“ aus der Registerkarte „Zeile“. (Sind beide Felder belegt, erscheint nur der Inhalt aus Feld „Erläuterungen“)

Durch Doppelklick auf eine Rechnungsnummer gelangt man in die Vollanzeige der ausgewählten Rechnung

Alternativ kann auch über die Rechnungsdaten gesucht werden. Dazu den Menüpunkt „Rechnung – Suchen“ auswählen. Es öffnet sich eine Suchmaske und man kann mit den vorgegebenen Suchkriterien suchen, und zwar entweder nach Titeln oder mit den Suchkombinationen der Erwerbungsdaten (Achtung: keine kombinierte Suche nach Titeln und Erwerbungsdaten möglich!)

Vollständigkeit der Rechnung

Die Angabe „Rechnung komplett“ in der Registerkarte „Zeile“ hat Auswirkungen auf das Budget. Durch Anhaken des Feldes wird der Schätzpreis im Budget aus der Bindung genommen und die Ausgaben um den Rechnungsbetrag erhöht.

Ist die Rechnung nicht komplett (z.B. wenn ein Zeitschriftenabonnement vierteljährlich bezahlt wird), den Haken löschen. So wird der Rechnungsbetrag aus der Bindung herausgerechnet, die Restbindung bleibt jedoch bestehen. Erst bei Eingang der letzten Rechnung innerhalb eines Rechnungsjahres das Feld „Rechnung komplett“ anhaken.

Gutschriften

s. Gutschriften

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