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Stammdatensätze

Was sind Stammdatensätze?

  • Stammdatensätze ähneln den aus der Titelaufnahme bekannten Normdaten
  • Ihre Verwendung ist systemtechnisch zwingend, außerdem arbeiten wesentliche offline – Routinen (Statistiken, Haushaltsüberwachung) u.a. mittels Stammdatensätzen

Welche Stammdaten gibt es?

1. Lieferanten

  • der Lieferantencode besteht aus bis zu 7 Zeichen
  • Eingabe beginnt immer mit „Ihrem“ Großbuchstaben oder "Ihrer" Zahl
  • Die Eingabe im Feld „Lieferant“ darf keine Sonderzeichen und / oder Umlaute enthalten
  • Das Feld „Sprachcode“ muss unbedingt mit DE oder EN besetzt werden
  • „Name“ = Anzeige in Übersichtsliste
  • „Etikettenname“ = Ausdruck auf Bestellzetteln, Mahnungen etc.
  • Zum Anlegen eines Lieferanten bitte die Anleitung beachten

2. Bestimmungsort

  • der Aufstellungscode besteht aus bis zu 6 Zeichen
  • verpflichtend ist der Beginn des Aufstellungscodes mit Ihrem BIK, in der UB werden Textkürzel genutzt
  • „Name“ zeigt den Namen in der Übersichtsliste
  • Aus dem Feld „Bezeichnung“ wird die Absenderadresse generiert

3. Referenten

  • der Referentencode besteht aus bis zu 3 Zeichen
  • es muss mindestens 1 Referent angelegt werden

4. Budgets

  • Wie ist der Etat der Bibliothek aufgeteilt? - nach Fächern? - nach Zeitschriften, Monographien ... - nach Bestellern? - ...

budget1.PNG

  • Welche Summen müssen stets aktuell erkennbar sein? welche Summen können / sollen in der Monatsstatistik addiert werden?
  • ein ACQ-Budget besteht aus Budgetcode (3 Zeichen), Kostenart (1 Zeichen) und Haushaltsjahr (2 Zeichen)

4.1 Budgetcode

  • die 3 Zeichen des Budgetcodes bestehen aus „Ihrem“ Kennbuchstaben und 2 Ziffern
  • der Budgetcode muss offline eingegeben werden, bevor ein ACQ-Budget eingerichtet werden kann
  • jeweils am Anfang eines Monats wird mittels eines Offline-Programmes eine Summe aus allen Budgets eines Budgetcodes gebildet und im Intranet veröffentlicht
  • Konkordanz Lehreinheiten - Budgetcodes

4.2 Kostenart

  • die Kostenart zeigt an, aus welchen „Töpfen“ die Gelder verwendet werden
  • Die Kostenarten der Uni Giessen sind eingerichtet nach den Kriterien:
    • Gelder des Bibliothekssystems? andere Gelder?  oder
    • verschiedene Publikationsformen
  • die Kostenart kann verwendet werden um die Ausgaben für bestimmte Materialarten zu überwachen
  • die Kostenarten dürfen nicht zweckentfremdet genutzt werden, da bestimmte Offline-Programme mittels der Kostenarten arbeiten (u.a. der Jahresübergang)
  • Kostenarten des Bibliothekssystems

4.3 Haushaltsjahr

  • das Haushaltsjahr besteht aus den letzten beiden Ziffern des aktuellen Jahres
  • Unser ACQ-Haushaltsjahr geht vom 1.1. bis zum 31.12. eines Jahres – im Gegensatz zum kaufmännischen Rechnungswesen gilt bei uns i.d.R. das Rechnungsdatum

4.4 Beispiele

g00a03 = Budget Gesellschaftswiss., Allgemein -> keine Trennung nach Zeitschriften und Monographien
j00n14 = Budget Juristisches Seminar Monographien
j00z14 = Budget Juristisches Seminar Zeitschriften
j12b14 = Berufungsmittel Prof. Dann

 

Kurzübersicht

Stammdatensatz

max. Zeichen-länge

Offline-Aktionen

Online-Aktionen

Lieferanten

7

- Lieferanten mahnen
- verschiedene Statistiken
...

- zugehörige Bestellungen in verschiedenen Varianten ansehen
- für verschiedene kombinierte Suchfunktionen nutzbar

Referenten

3

Je nach Wunsch

keine

Aufstellung

6

Jahresstatistik pro Aufstellung, weiteres je nach Wunsch

keine

Budgetcode /
Budget

3 / 6

verschiedene Statistiken

- Anzeige damit verknüpfter Bestellungen
- für verschiedene Suchanfragen nutzbar