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Zeitschriften - Abonnement anlegen

Man beginnt wie gewohnt mit Bestellung anlegen, durch die Auswahl eines Zeitschriftenbestelltyps öffnet sich nach dem Abspeichern der Bestellung automatisch der Schirm „Abonnement eingeben“. Hier werden die Informationen zur Erscheinungsweise der Zeitschrift eingetragen.

bildschirm_abo_anlegen_1neu

Im Bereich der Grunddaten stehen die eingegebenen Daten aus dem Bestellschirm.

Die Daten zur Erscheinungsweise der Zeitschrift werden im Register „Zählung“ eingetragen.

Felder mit schwarzem Dreieck in der rechten oberen Ecke schwarzes Dreieck: Cursor in das leere Feld setzen und rechte Maustaste klicken. Es öffnet sich eine Übersichtsliste. Mit Doppelklick den gewünschten Wert in den Aboschirm übertragen.

 

Ersch.-Freq.: gibt an, in welchem Rhythmus mit dem Erscheinen der Hefte zu rechnen ist. Mit jeder Frequenz ist ein Mahnrhythmus verknüpft. Jeweils zwei Ziffern geben ein Wochenintervall an, nach dessen Ablauf ein Heft gemahnt wird.

Beim Anlegen des Abos sollte der Frequenzcode immer vor den Zählstufen eingetragen werden. Der Frequenzcode überschreibt eventuell die Eingabe im Feld 2. Zählstufe! (s. hierzu weiter unten)

Zählmuster (Referenzzählung): Zählmuster der tatsächlich vorliegenden Zählung. Das Format der Eintragung ist maschinenlesbar festgelegt nach folgendem Schema:

1.Zählstufe/2.Zählstufe/3.Zählstufe

Beispiele:

Abo-Zählung

Zählmuster

Jg. 10. 2013, H. 1

2013/10/1

2013, Nr. 50 (durchgeh. Nrn.-Zählung)

2013/50

Bd. 20.2013

2013/20

 

Als Zählmuster muss immer das erste Heft eines Jahres eingetragen werden. Es ist nicht möglich, Heftlieferungen einzuchecken, deren Zählung zeitlich vor dem eingetragenen Zählmuster liegen.

Verbales Zählmuster (Format Heftlieferung): Hier besteht die Möglichkeit, die Darstellung der Zählung auf dem Bildschirm und auf Mitteilungen an den Lieferanten selbst zu gestalten. Es werden die Interpunktionszeichen (Punkt, Komma …) zwischen den einzelnen Zählstufen festgelegt. Wenn gewünscht, können verbale Ergänzungen zu den Zählstufen eingefügt werden (Jg., H. …).

Die Reihenfolge der Zählstufen kann frei gewählt werden.

Anstelle der eigentlichen Zählung stehen Platzhalter:

%1 → für die 1. Zählstufe

%2 → für die 2. Zählstufe

%3 → für die 3. Zählstufe

Beispiele:

Zählmuster

Verbales Zählmuster

Wiedergabe i. d. Übersicht / beim Druck

2013/10/1

Jg. %2.%1, H.%3

Jg. 10.2013, H.1

2013/20

Bd. %2.%1

Bd. 20.2013

2013/4

%1, H.%2

2013, H.4

2013/4/1

N.F. %2.%1,%3

N.F. 4.2013,1

 

Zählstufe: Hier wird dem System mitgeteilt, in welcher Weise eine Zeitschrift erscheint und wie die eingehenden Heftlieferungen zu registrieren sind, also wie viele Bände pro Jahr und / oder wie viele Hefte pro Band erscheinen.

1. Zählstufe → Jahreszählung, wird vom System als immer vorhanden und als „fortlaufend“ vorausgesetzt.

Beim Eintrag eines Abos muss man sich an den vorliegenden spezifisch vorhandenen Zählstufen orientieren und diese „von oben nach unten“ eintragen.

Weiter wird erfasst, ob die Zählung auf den einzelnen Stufen über den Jahreswechsel hinweggeht, oder pro Jahr/Band neu beginnt. Dies wird in den Feldern „fortl.“ durch Anhaken markiert.

Beispiel für 3 Zählstufen:

Eine Zeitschrift erscheint mit der Zählung „Jahr/Band/Heft“. Die Bände zählen über den Jahreswechsel hinweg, die Heftzählung beginnt immer wieder von vorn. Es erscheint ein Band pro Jahr mit 12 Heften.

Beispiel für 2 Zählstufen:

Eine Zeitschrift erscheint mit der Zählung „Jahr/Heft“. Die Hefte zählen nicht über den Jahreswechsel hinweg. Es erscheinen vier Hefte pro Jahr.

Weitere Beispiele s.a. Zeitschriften – Abonnementbildschirm, neue Beispielsammlung

Tabelle (Expansionstabelle): Über die Expansionstabellen hat man die Möglichkeit „regelmäßige Ausnahmen“ zu definieren, die man sonst in den Eingabefeldern nicht festlegen könnte. In das Feld wird jeweils die Nummer der Tabelle eingetragen.

definierte Expansionstabellen

Beispiel zur Erfassung:

Eine Zeitschrift erscheint 12mal im Jahr mit dem Zählmuster „Jahr, Band, Heft“. Die Hefte haben eine Monatszählung.

 

Übersicht Heftlieferungen:

 

Fortschreiben?
Ist vorgesteuert angehakt. Das System bildet dann nach dem Einchecken eines Heftes automatisch das nächste erwartete Heft.

Mahnen?

Ja → ein Mahnzettel wird produziert
Nein → der Hefteingang wird nicht überwacht, diese Option sollte nur in absoluten Ausnahmefällen gewählt werden
Unb. → das überfällige Heft wird auf die sog. Hinweisliste geschrieben

 

Mahnfristen:

Hier können die beim Frequenzcode hinterlegten Mahnfristen überschrieben werden.

 

Register Bemerkungen:

Das Feld Bemerkungen für den Lieferanten wurde aus dem Bestellschirm übernommen, zu beachten ist hier, dass der Inhalt des Feldes auch auf den Mahnschreiben ausgedruckt wird!

 

Im Feld Bemerkung werden in der UB-Zeitschriftenabteilung die Buchbinderanweisungen eingetragen.

Nach Anklicken des Symbols  „Speichern“ wechselt die Anzeige zum Schirm „Abonnement anzeigen/ändern“. Der Hinweis „keine Heftlieferungen gefunden“ kann übergangen werden.

 

Ausgefüllt könnte ein Abonnementbildschirm so aussehen:

bildschirm_abo_anlegen_2

 

Praxis UB Zeitschriftenabt.:

Nachdem das Abonnement angelegt wurde, wird im Anschluss das erste erwartete Heft angelegt. Dies erfolgt über den Menüpunkt „Q-Heftlief. eingeben“. Hier werden die vorhandenen Zählstufen ausgefüllt:

bildschirm_abo_anlegen_3_Heft_anlegen

Der Liefertermin richtet sich nach der angegebenen Erscheinungsfrequenz (Reiter Zählg.). Evtl. muss dieser um z.B. das rechtzeitige Anlaufen des Abos kontrollieren zu können, angepasst werden.


Stichworte: Zeitschriften, neues Abonnement anlegen, Abonnementbildschirm, Abonnementregisterkarten, Abo