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Artikelaktionen

Zeitschriften - Rechnung, Einzelrechnung

Bei einem neuen Zeitschriftenabonnement muss zuerst die Bestellung und das Abo angelegt werden. Danach können im Untermenü „Rechnung eingeben“, die Rechnungsdaten eingetragen werden.

 

Grundsätzlich sollte eine Preisüberprüfung durchgeführt werden, u.a. um evtl. vorhandene Behandlungskosten angeben zu können.

Falls es sich um eine Rechnung für ein schon bestehendes Zeitschriftenabonnement handelt, sucht man die Bestellung (Hauptmenü Bestellung, Untermenü Suchen) und wählt aus der Trefferanzeige die Bestellung aus, zu der die Rechnung gehört. Mit Doppelklick öffnet sich der Schirm „Bestellung anzeigen/ändern“ und inkl. der Registerkarten (Bem./Lokal/Gesch/Lfg/Ü./Lfg./Stat.) sind alle Informationen sichtbar, wenn nötig auch veränderbar.

 

Vor der Rechnungseingabe sollte man zunächst noch einen Blick auf die Heftlieferungen („Abonnement anzeigen/ändern“, Reiter „Hefte“) werfen, d.h. überprüfen, ob keine enorme Lieferungsverzögerung vorliegt. Außerdem ist es wichtig, sich die Rechnungsübersicht („Rechnungen zeigen“) bzw. die letzte Rechnung anzusehen (Vermeidung Doppelzählung, enorme Preissteigerung, usw.)

 

Rechnung eingeben

Über das Untermenü „Rechnung eingeben“ öffnet sich der Bildschirm „Rechnung eingeben“:

bildschirm_einzelrechnung_neu1

 

Voreingestellt sind:

  • Der Lieferanten-Code: dieser wird automatisch aus dem Bestellschirm übernommen.

  • Der Rechnungsstatus „z“=zu bezahlen.

  • Der Währungscode: das ist die Codierung für die Währung, in der die Rechnung gestellt ist. Dies ist i.d.R. in Euro, daher ist das Feld mit „eur“ voreingestellt. Wenn man in das Feld klickt, kann man mit der rechten Maustaste eine Auswahlliste öffnen und die Währung z.B. auf „usd“ umstellen.
  • Die Mehrwertsteuer symbol_mehrwertsteuer s. Steuercodes, muss ggf. angepasst werden, wenn die Steuer dazu addiert werden soll (Exkl.) bzw. keine Steuer anfällt (Keine).

  • Der MwSt Prozentsatz mit 7%. Ab dem Bezugszeitraum 2020 gilt der erm. Steuersatz von 7% auch für elektronischen Publikationen (früher 19%)  werden. Andere Steuersätze werden nicht akzeptiert s.a. Zeitschriften - Steuern

 

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

  • Rechnungsnummer des Lieferanten und Rechnungsdatum von der Vorlage übernehmen. Es ist verpflichtend, entweder die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum zu erfassen. Die Felder müssen nach der Eingabe verlassen werden, z.B. mittels der Tabulator-Taste.

  • Im Feld Archivnummer werden die Behandlungskosten eingetragen (Zahl ohne %).

Danach auf die Schaltfläche „Datensatz einfügen“ klicken:

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Daraufhin öffnet sich die 1. Rechnungszeile:

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Es werden „automatisch“ die Bestellnummer, das aktuelle Budget und die Titeldaten übertragen. Der Cursor steht nun im Feld Bestellnummer in der Registerkarte „Zeilen“.

Zu ergänzen ist der Betrag der Rechnung. Hierzu muss man in das Feld Betrag klicken.

 

Danach die Registerkarte „Zeile“ öffnen und Berechnungszeitraum bzw. das Feld Erläuterung ausfüllen.

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Praxis UB Zeitschriftenabt.:

Der Berechnungszeitraum wird grundsätzlich im Feld „Erläuterung“ eingetragen, damit dieser in der Rechnungsübersicht auch erscheint, wenn dieses Feld noch anderweitig belegt wird (z.B. nachträglicher Vermerk der SAP Nummer). Weitere Vermerke werden dahinter geschrieben.

Sind die Felder „Erläuterung“ und „Berechnungszeitraum“ beide befüllt erscheint in einigen Kurzübersichten nur der Inhalt des Feldes „Erläuterung“, daher empfiehlt es sich in diesen Fällen den Inhalt des Feldes „Berechnungszeitraum“, ggfs. in Kurzform, zu Beginn des Feldes „Erläuterung“ zu wiederholen.

Ab Oktober 2019 wird bei E-Journal-Einzeltiteln, E-Journal-Paketen und Datenbanken zusätzlich zum Feld Erläuterungen (Vol. / Jahr) immer in das Feld Berechnungszeitraum der komplette Zeitraum (z.B. 01.01.2020-31.12.2020 ohne Leerzeichen) eingetragen. Dies ist für den Kostenupload in LAS:eR notwendig, deshalb darf dieser Eintrag nicht gelöscht werden.


 

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Rabatte oder Versandkosten

Werden NICHT in die dafür vorgegebenen Felder eingetragen, sondern nur der Endbetrag beim Betrag auf Registerkarte Zeilen eingegeben. Im Feld „Erläuterung“ kann z.B. die Angabe zusätzlicher Versandkosten o.ä. vermerkt werden.

 

Durch Drücken des Symbols „Speichern“ wird die Rechnungserfassung abgeschlossen (Tastenkombination STRG-S). Es erscheint die Meldung „Rechnung gespeichert unter Nummer <Rechnungsnummer>“. Im Budget wird der Schätzpreis aus der Bindung genommen, der Rechnungsbetrag als Ausgabe verbucht.

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Die Angabe des überschrittenen Preises soll ignoriert werden, die Berechnung kann fehlerhaft sein.

Die Rechnungsnummer wird oben im entsprechenden Feld „Rechn.num.“ angezeigt.

 

Durch Klick auf das Informationsfenster Infosymbol Webseitendialog neben der „Rechn.num“, öffnet sich ein „Webseitendialog-Fenster“ das die Rechnungsbeträge so anzeigt, wie sie in der Datenbank abgespeichert wurden.

 

Klickt man auf der Registerkarte „Zeilen“ mit der rechten Maustaste in das Feld „Budget“, öffnet sich die Auswahlliste der Budgets.

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Durch Scrollen muss man sich das genutzte Budget suchen und bekommt hinter der Benennung die Kostenstelle angezeigt (eine große Hilfe, wenn man die Rechnungen für verschiedene Budgets mit verschiedenen Kostenstellen bearbeitet).

Durch Nutzung des Buttons „Eingeben“ öffnet sich eine weitere Zeile für die entsprechenden Eingaben (s. Zeitschriften - Rechnung, Sammelrechnung).

 

Möchte man in die dazugehörige Bestellung wechseln, mit dem Cursor in der Rechnungszeile das Feld mit der Bestellnummer anklicken. Nun den Menüpunkt „Bestellung- anzeigen/ändern“ wählen.

 

Mit Klicken auf das Menü Bestellung, Untermenü Anzeigen/ändern, Rechnung zeigen bekommt man die Übersicht der Rechnungen angezeigt, mit Doppelklick auf die gewünschte Rechnung gelangt man zur Vollanzeige der einzelnen Rechnung.

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Es können beliebig viele Rechnungen (z.B. Halbjahresrechnungen) an die (Jahres-) Lieferung des aktuellen Haushaltsjahres geknüpft werden (Rechnung komplett beachten!). Dabei kann es sich um Belastungen, als auch um Gutschriften handeln. Letztere werden mit einem negativen Betrag verbucht (z. B. –25,50).

 

Vollständigkeit der Rechnung

s. Rechnung komplett

 

Rechnung ergänzen

Bereits erfasste Rechnungen können um weitere Rechnungsposten ergänzt werden, z.B. für zusätzliche Bankgebühren oder bei Sammelrechnungen. s. Zeitschriften – Rechnungen, Sammelrechnungen

 

 

Stichworte: Einzelrechnungen

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