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Zeitschriften - Rechnung, Sammelrechnung

Sammelrechnungen

Eine Rechnung, die mehrere Positionen (z.B. verschiedene Zeitschriften) enthält, wird in einem Rechnungsdatensatz eingetragen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

 

Hier:

  • Erfassung ohne Inventarisierung der zugehörigen Bestellungen (z.B. für Zeitschriften)

Vorgehen:

  1. Zuerst überprüft man für jede Rechnungsposition, ob die Rechnung an die letzte Rechnung anschließt und bei Print-Zeitschriften auch, ob bei der Heftlieferung keine enorme Lieferungsverzögerung vorliegt.

  2. Danach beginnt man wie bei einer Einzelrechnung und sucht die Bestellung zu dem ersten Titel auf der Rechnung (Hauptmenü Bestellung, Untermenü Suchen). Mit Doppelklick öffnet sie sich und inkl. der Registerkarten sind alle Informationen sichtbar, wenn nötig auch veränderbar.

  3. Über das Untermenü „Rechnung eingeben“ wird die Rechnung an die oberste Lieferung geknüpft und der Schirm „Rechnung eingeben“ öffnet sich.

  4. Zuerst erfasst man die übergeordneten Angaben zur Gesamtrechnung.

  5. Die Angaben für den ersten Rechnungsbetrag, können mit der Schaltfläche Teil der Rechnungsbearbeitung, hiermit werden Rechnungs- und Titelinformationen zusammengeführt  „Datensatz einfügen“ am oberen Rand der LBS4-Anwendung eingefügt werden (anklicken oder Tastenkombination STRG-F10). Es werden die Bestellnummer, das Budget und die Titeldaten übertragen.

    Hat man eine größere Sammelrechnung oder wird beim Bearbeiten gestört empfiehlt es sich, die bereits erfassten Positionen zu speichern um einen Datenverlust durch TimeOut oder Systemabsturz zu vermeiden.

  6. Weitere Rechnungszeilen kann man über die Schaltfläche „Eingeben“ erzeugen.bildschirm_rechnungen_sammelrechnung_1

  7. Für alle weiteren Titel auf der Bestellung setzt man den Cursor in das Feld „Bestellnummer“ und klickt mit der rechten Maustaste: die Suchmaske öffnet sich.

    • Anhand der angebotenen Suchkriterien recherchiert man die gewünschte Bestellung.
    • Ggf. die Lieferung auswählen.
    • Durch Doppelklick auf das Rechercheergebnis überträgt sich jetzt die Bestellnummer in die Rechnungszeile, Budget und Titeldaten werden übertragen. Wurde versehentlich eine Bestellung ausgewählt, die von einem anderen Lieferanten geliefert wurde, als dem auf der Rechnung genannten, so erhält man eine Fehlermeldung.
    • Die versehentlich ausgewählte Bestellnummer wieder löschen und über die Suchmaske (rechter Mausklick im Feld Bestellnummer) die richtige Bestellnummer auswählen.
      Achtung:
      wählt man die falsche Bestellung die zufällig beim gleichen Lieferanten läuft, dann erhält man keine Fehlermeldung.
    • Nun wird der Betrag und der Berichtszeitraum in allen zugehörigen Registerkarten erfasst (s. auch Einzelrechnung).
  8. Dieser Vorgang wird solange wiederholt, bis alle Positionen auf der Rechnung abgearbeitet sind.

  9. Rechnung abspeichern.

  10. Klickt man auf der Registerkarte „Zeilen“ mit der rechten Maustaste in das Feld „Budget“, öffnet sich die Auswahlliste der Budgets. Durch Scrollen muss man sich das genutzte Budget suchen und bekommt hinter der Benennung die Kostenstelle angezeigt (eine große Hilfe, wenn man die Rechnungen für verschiedene Budgets mit verschiedenen Kostenstellen bearbeitet).

    Wenn die Zeitschriften von unterschiedlichen Budgets mit verschiedenen Kostenstellen bezahlt werden, muss pro Kostenstelle ein Stempel auf die Rechnung gestempelt werden und die Summe der jeweiligen Beträge, die von dieser Kostenstelle bezahlt werden, wird per Hand bei dem Stempel ergänzt.

    Beispiel: Auf einer Rechnung werden 3 Zeitschriften berechnet:

bildschirm_rechnungen_sammelrechnung_tabelle

beispiel_rechnung_kostenstellen

 

 

Die Gesamtsumme der Rechnung kann u.a. unter „Sum./Beträge“ kontrolliert werden:

bildschirm_rechnungen_sammelrechnung_3

 

 

Um sich die tatsächlich gespeicherten Daten und die einzelnen gebuchten Beträge anzeigen zu lassen, kann das Symbol neben dem Text Rechn.num. Infosymbol Webseitendialog für das Rechnungsnummernfeld angeklickt werden.

Man kann von der Rechnung in jede zugehörige Bestellung springen, indem man den Cursor auf die gewünschte Rechnungszeile setzt. Durch Anklicken auf „Bestellung“ und „Bestellung – Anzeigen/ändern“ gelangt man in die zur ausgewählten Rechnungszeile zugehörige Bestellung.

 

Wird eine Zeitschrift von mehreren Budgets bezahlt s. Rechnung splitten