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Artikelaktionen

Zeitschriften - Bestellung anlegen

Bestellen von neuen Zeitschriftenabonnements (Print oder Print + Online)

 

Bevor im ACQ die "Bestellung" für ein neues Abonnement angelegt werden kann, erfolgt die eigentliche Bestellung bei einem Lieferanten (evtl. auch beim Verlag direkt). Hierbei spielen Erfahrungswerte (z.B. bzgl. der Zuverlässigkeit und Behandlungskosten) eine große Rolle. Tipp: Intranet / Aufgabenbereiche / Medienbearbeitung / Zeitschriften – Lieferanten

 

Beachten Sie bitte folgende Vorgehensweise vor einer Lieferantenwahl:

Holen Sie bei neuen Abonnements Preisangebote von mindestens 2 verschiedenen Lieferanten ein.

  1. Bestehen Sie auf einem transparenten Angebot und bitten um separates Aufführen von:
    • Verlagspreis
    • Mehrwertsteuer
    • Porto
    • Datum bei Kursumrechnungen bei Fremdwährungen (sollte auch stichprobenartig überprüft werden, wenn hier große Unstimmigkeiten festgestellt werden, sollten Sie sich vom Lieferanten erklären lassen, wie sie zustande kommen, denn hier werden tatsächlich manchmal Behandlungskosten versteckt)
    • Prozentangabe Behandlungskosten (wenn es der Lieferant nicht direkt ausweist, müssen wir selber ausrechnen!)
    • Endbetrag
    Nach Festlegung des zukünftigen Lieferanten zusätzlich
    • Bei P+O Zeitschriften gleich die Subskriptionsnummer erfragen, die das E-Journals-Team bei der Freischaltung des Onlinezugangs i.d.R. benötigt
  2. Vermerken Sie im ACQ (Interne Bemerkungen), welche Konditionen der Lieferant zugesagt hat (besonders die Behandlungskosten).
  3. Bei Rechnungserhalt Rechnung mit dem Angebot vergleichen und evtl. per Mailbeweis bei abweichender Rechnungsstellung reklamieren.

 

Titelsatz / Exemplardatensatz im CBS vorhanden?

Vor dem Anlegen einer Abonnementbestellung muss im CBS der Titeldatensatz recherchiert werden, mit dem die Bestellung verknüpft werden soll. Von ACQ4 aus kann man über den Menüpunkt „CBS“ direkt in die WinIBW wechseln. Gibt es noch keine passenden Titeldaten im CBS, muss zunächst eine neue Titelaufnahme in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) erfasst werden (entsprechende Meldung an Frau Wölfel ).

Ist der Titelsatz vorhanden, allerdings ohne Exemplardaten, dann muss im CBS ein Exemplardatensatz angelegt werden.

Neubestellung, Zeitschriftenexemplardatensatz (Beispiel):

70xy a[Bibliothekskennung]

7100 bestellt !BIK! @ a

8034 Jg. … ff. bestellt

Befindet sich der Titel mit korrektem Exemplardatensatz bereits im CBS, so kann die Bestellung direkt an dieses Exemplar geknüpft werden.

 

Bestellung anlegen im ACQ

Variante 1:

Mit Anklicken des Symbols  „Titel bestellen“ CBS-Titel bestellenin der Symbolleiste der WinIBW wird der Titel ins ACQ4 übertragen. Durch Drücken von <Alt> + <Tab> wechselt man zwischen CBS und ACQ4 hin und her.

In ACQ4 wird automatisch das Menü „Bestellung – Anlegen“ geöffnet und die zuvor geholten Titeldaten werden dann bereits im Schirm „Bestellung eingeben“ angezeigt. Auch die EPN wurde übertragen.

 

Variante 2: (=Praxis UB Zeitschriftenabt.)

  1. Im ACQ4 über das Menü „Bestellung  – Anlegen“ auswählen, es öffnet sich der Bildschirm „Bestellung eingeben“

     

  2. Cursor ins Feld „EPN“ und rechte Maustaste klicken, es öffnet sich eine Suchmaske.

    bildschirm_bestellung_anlegen3zz


    Suche des Titels für den eine Bestellung angelegt werden soll mittels Suchschlüssel. Filtereinstellung: „Alles“.

  3. Anzeige der Rechercheergebnisse

    bildschirm_bestellung_anlegen2zz


    Blättern innerhalb der Trefferanzeige mit Schaltflächen „Vorige“ und „Weiter“.

    Unterhalb der angezeigten Titelsätze werden die Exemplardaten in grün angezeigt.

    Darunter werden ggf. bereits anhängende Bestellungen in grün (blass) angezeigt.

    Das Symbol “Abo vorhanden“ zeigt an, dass zu einer Bestellung auch ein Abo angelegt wurde.

    Mit dem Symbol “Titelinformation anzeigen“ Durch Anklicken wird die Titelaufnahme inkl. Lokaldaten im diagnostischen Format in einem separaten Fenster aufgerufenkann die Titelvollanzeige aufgerufen werden.

    Durch Doppelklick auf den gewünschten Exemplardatensatz wird die EPN in den ACQ-Bestellschirm kopiert. Die Titeldaten werden im Schirm „Bestellung eingeben“ angezeigt.


  4. Bestelldaten eintragen:
    Die Daten sind auf den Grunddatenbereich und mehrere Registerkarten verteilt. Fortbewegung auf dem Bestellschirm am besten mit der Tabulatortaste

bildschirm_bestellung_anlegen_4_neu_zz

 

Grunddatenbereich:

Erstes auszufüllendes Feld: Lieferant, rechte Maustaste, es öffnet sich ein Suchfeld (z.B. Namen des Lieferanten oder Ort/PLZ etc.) eingeben.

Trefferliste: es sind viele verschiedene Lieferanten angelegt (UB, Dez. Fachbibl., Zweigbibl. … s.a. Stammdatensätze), den benötigten Lieferantencode auswählen, Doppelklick, Code ist im Bestellschirm übernommen.

 

Weitere auszufüllende Felder: Bestelltyp (ist i. d. R. b = Kauf/Abonnement, Ausnahmen beachten!), Bestellstadium (ist i.d.R. k = Abo laufend = Praxis UB Zeitschriftenabt. ODER

a = wird bestellt). Durch unsere verschiedenen Anmeldekennungen sind evtl. schon die Felder ausgefüllt (vorbelegt). Wenn dies nicht der Fall ist, kann händisch eingetragen werden. Da es sich um Felder mit schwarzem Dreieck in der rechten oberen Ecke handelt ist auch folgende Vorgehensweise möglich: Cursor in das leere Feld setzen und rechte Maustaste klicken. Es öffnet sich eine Übersichtsliste. Mit Doppelklick den gewünschten Wert in den Bestellschirm übertragen.

 

Das Feld "Zusätzl. Nr.": wird für die verschiedensten Einträge benutzt, am meisten bei E-Journals (es wird in den einzelnen Bibliotheken entschieden zu welchen Zwecken das Feld dienen kann, AZUBIs der UB tragen im Testsystem bitte ihren Familiennamen ein).

Der Referentencode, das Budget und der Bestimmungsort (z.B. Freihandbereich UB: zfh) werden ausgefüllt wie benötigt. Es handelt sich ebenfalls um Felder mit schwarzen Dreieck … s.o. Man sollte diese Daten VOR dem Anlegen der Bestellung im ACQ kennen (werden i.d.R. vom Fachreferenten zusammen mit dem Bestellwunsch / der Bestellung mitgeteilt).

 

Der Bestellpreis sollte der Betrag für die Zeitschrift sein, wie ihn der Lieferant angeboten hat, oder wie er auf der Homepage des Lieferanten ermittelt wurde (inkl. aller Nebenkosten). Dieser Eintrag veranlasst die „Bindung/Reservierung“ des Betrags im gewählten Budget.

Achtung Währung (voreingestellt ist „eur“, muss evtl. gewechselt werden)

 

Fertig im Grunddatenbereich, noch NICHT speichern!

 

Registerkarten:

 

  1. Registerkarte „W.Dat.“:

    Das Feld „Zuordnung/Ablage“ kann z.B. für die Grundsignatur oder Grundinventarnummer oder sonstige Angaben zum Standort o.ä. genutzt werden.

    Der Inhalt des Feldes wird in die weiteren Bildschirme der Zeitschriftenbearbeitung jeweils übertragen.

    Das Feld "Gruppe" sollte i.d.R. frei bleiben, wird häufig bei der Bearbeitung von E-Journals / Datenbanken genutzt

    Mahnen?: Hier wird das Anlaufen des Abonnements überwacht. Bei bereits laufenden Abonnements, d.h. wenn schon vorab ein Abo mit zu erwartender Heftlieferung angelegt wurde oder wird, bitte den Haken entfernen.


  2. Registerkarte „Bemer“:

    Im Feld „Interne Bemerkungen“ sollten Vermerke stehen, die für die Heftverwaltung und die Rechnungsbearbeitung wichtig sind. Dieses Feld ist immer beim Einchecken eines Heftes und beim Eingeben der Rechnung zu sehen.


    Einträge des E-Journal-Teams, Online-Zugänge betreffend (p+o…etc) werden dort erfasst, jeweils zu Beginn des Feldes.

     

    Im Feld „Bemerkungen für den Lieferanten“ wird bei Neubestellungen eingetragen ab welchem Jahrgang/Band das Abo geliefert werden soll. Das Feld wird auf den Mahnungen mit ausgedruckt.

    Praxis UB Zeitschriftenabt.: Ausdrucke werden nicht mehr für den eigentlichen Mahnvorgang benutzt, sondern es wird per Mail gemahnt. Das Feld wird oft genommen, wenn das Feld „Interne Bemerkungen“ voll oder unübersichtlich ist, ebenso wie die weiteren Felder „Text auf Bestellschein“ und „Umlauftext“.



  3. Registerkarte „Lokal“:

    Lizenzinfo:
    wird von der Zeitschriftenabteilung nicht genutzt (E-Books!)

 

Jetzt wird das Symbol  zum Speichern angeklickt! Wenn man etwas vergessen hat, wird nicht abgespeichert, sondern mit einer Meldung darauf aufmerksam gemacht, was fehlt oder falsch ist.

 

Nach dem Abspeichern der Bestellung öffnet sich automatisch der Bildschirm „Abonnement eingeben“.

Hier werden alle relevanten Informationen zur Erscheinungsweise der Zeitschrift eingetragen. Mindestens ein „Rumpf“-Abonnement muss immer zusammen mit dem Anlegen der Bestellung erfasst werden. Wichtig für Jahresübergang!

 

Der Abo-Bildschirm kann später ausgefüllt werden, wenn das Abonnent angelegt wird, außer bei der Erscheinungsfrequenz: Hier bitte etwas angeben, da nicht immer ein korrekter Erscheinungscode aus der ZDB mit ins ACQ übernommen wird. Eine Möglichkeit wäre hier z.B. „z“ für unbekannt zunächst anzugeben. Danach klickt man einfach auf Speichern.

 

Praxis UB Zeitschriftenabteilung:

Bei Print Abos und dem Printanteil bei P+O Abos wird nach Möglichkeit das Abonnement, sowie das erste erwartete Heft angelegt s.a. Zeitschriften - Abonnement anlegen

 

Nach dem Abspeichern des Abos öffnet sich der Schirm „Abonnement anzeigen/ändern“. Die Meldung „Keine Heftlieferung gefunden“ kann übergangen werden. Das System hat selbstständig eine erste Jahreslieferung und den Statistikbildschirm angelegt. Der Statistikbildschirm muss noch ausgefüllt werden.

 

Die Jahreslieferung und die Statistikdaten ändern bzw. eingeben:

Wechsel über das Hauptmenü „Bestellung - Anzeigen/ändern“ zurück in die Bestellung. Die Jahreslieferung und die Statistikdaten sind auf den Registerkarten „Lfg.“ und „Stat.“ zu finden.

Unter „Statistikeinträge, besondere Hinweise“ finden Sie eine Anleitung zum Ausfüllen des Statistikbildschirms.

 

Solange keine Hefte eingegangen sind, bleibt das Bestellstadium auf „e“ (bestellt). Durch das Check-In des ersten Heftes wechselt das Stadium zu „k“ (Abo laufend).

Praxis UB Zeitschriftenabt.: Das Bestellstadium wird direkt beim Anlegen der Bestellung auf „k“ gesetzt, da das Abonnement sowie das erste erwartete Heft bereits angelegt werden.

 

So könnte eine fertig angelegte Bestellung / Abonnement aussehen:

Bildschirm „Bestellung – Anzeigen/ändern“:

bildschirm_bestellung_anlegen_fertig_praxis_deutsch

 

Registerkarten in diesem Schirm:

Register Bem.: freie Bemerkungsfelder

 

Registerkarte Lokal: lokale Bemerkungsfelder

bildschirm_bestellung_reg_lokal

 

Register Gesch: Bestellgeschichte

 

Register Lfg. /Ü.: Übersicht Jahreslieferungen (erscheint erst nach dem ersten Jahresübergang!) Bei neuen Anlegen einer Bestellung existiert nur 1 Lieferung = die aktuelle Lieferung!

bildschirm_bestellung_anlegen_lieferungen_neu

 

Register Lfg.: ausgewählte Jahreslieferung  (= die einzige Lieferung bei einer neu angelegten Bestellung!)

 

Register Stat.: Statistikbildschirm

Stichworte: Zeitschriftenbestellung


s.a. Zeitschriften - Bestellung anlegen, mehrere Budgets
s.a. Zeitschriften - Lieferung anlegen