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Artikelaktionen

Zeitschriften - Mahnlauf für ausstehende Heftlieferungen

ACQ überwacht den korrekten Eingang von erwarteten Lieferungen. Dabei werden wöchentlich neben der Ausgabedatei für Mahnungen bei Einzelbestellungen und Fortsetzungen, auch Ausgabedateien für Mahnungen für Zeitschriftenhefte und eine "Hinweisliste" für Zeitschriftenhefte produziert. Die einzelnen Titel bzw. die Hefte, die sich im Mahnlauf befinden, müssen entsprechend überprüft werden (ob erschienen, ob tatsächlich nicht geliefert, usw.)

Berechnet wird die Fälligkeit bei laufenden Abonnements anhand des erwarteten Lieferdatums.

Das heißt: Liefertermin + voreingestellte Mahnfristen des Frequenzcodes = Mahndatum

Bsp.:

Erwarteter Liefertermin ist der 11. Aug. 2019, im Abobildschirm sind folgende Mahnfristen bei der Erscheinungsfrequenz (monatlich) hinterlegt: 061212121212121212

Dies bewirkt, dass bei Nichteintreffen bis zum 22. Sept. 2019 eine automatische Mahnung in ACQ oder einen Eintrag auf der Hinweisliste produziert wird, eine ggfs. fällig werdende 2. Mahnung dann nach 12 Wochen usw.

 

bildschirm_zeitschriften_mahnungen_1

 

 

Wenn die von ACQ voreingestellte Mahnfrist nicht passend ist, hat man noch die Möglichkeit in dem Feld Mahnfristen (Abonnement anzeigen/ändern, Reiter Zählung) händisch „eigene“ Mahnfristen einzugeben:

bildschirm_zeitschriften_mahnungen_2

 

Manipulation der Mahntermine

Bei Zeitschriften bewirkt die Änderung des Lieferungstermins, sobald eine erste Mahnung verschickt wurde, keine Änderung des Mahntermins mehr. Hier muss dann auch das Datum der letzten Mahnung abgeändert werden, da das weitere Mahnverfahren hier nur auf den vorangegangenen Mahnungen aufbaut.

Bsp.:

Es wurde bereits am 01.07.2019 gemahnt. Als nächster Mahntermin ist der 23.09.2019 von ACQ errechnet worden. Soll z.B. später oder früher gemahnt werden, muss das Mahndatum angepasst werden.

 

bildschirm_zeitschriften_mahnungen_3


Herausnehmen aus dem Mahnlauf = Praxis UB Zeitschriftenabteilung

Soll nach der Überprüfung keine Reklamation beim Lieferanten erfolgen (z.B. weil das Heft noch nicht erschienen ist), kann man die Mahnung zurücksetzen, in dem man die Anzahl der Mahnungen auf 0 setzt, das Mahndatum entfernt und den Lieferungstermin entsprechend hochsetzt.

 

Letzte Mahnung

In regelmäßigen Abständen wird von der ACQ-Administration eine Liste der Bestellungen produziert, die die höchstmögliche Anzahl an Mahnungen erreicht haben ohne dass das Werk geliefert wurde. Diese Liste wird über die ACQ-Mailingliste verteilt.

Bitte überprüfen Sie die Bestellungen (doch bereits geliefert, nicht mehr gewünscht, nicht genügend Mahntermine eingetragen etc.).

Da eine Reaktivierung des Mahnprozesses mit 9 erfolglosen Mahnungen nicht mehr möglich ist, muss die betroffene Heftlieferung auf verfallen gesetzt werden und ein neues Heft angelegt werden. Falls das bestellte Werk generell nicht mehr gewünscht wird, empfiehlt es sich, eine formelle Abbestellung beim Lieferanten vorzunehmen und das Abonnement abzuschließen.

 

Praxis UB Zeitschriftenabteilung:

In der Zeitschriftenabteilung sind ab 2020 alle Abonnements auf „Mahnen unbekannt“ umgestellt. Somit werden keine Mahnschreiben mehr erstellt, sondern überfällige Lieferungen werden per Hinweisliste angezeigt, s. dazu: Reklamationen (wöchentlich) - Bearbeitung UB Zeitschriftenabteilung Kurzübersicht