Dienst- und Fortbildungsreisen

Allgemeines 

Das Hessische Reisekostengesetz (HRKG) unterscheidet zwischen Dienstreisen und Reisen aus besonderem Anlass.

1) Dienstreisen sind die in der Dienststelle schriftlich oder elektronisch angeordneten oder genehmigten Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Reisen am Dienstort (innerhalb von Gießen) müssen in der Regel nicht genehmigt werden. Jedoch sollten Sie immer die Abwesenheit Ihrer oder Ihrem Vorgesetzten mitteilen, um Unfallversicherungsansprüche zu wahren. Sollten Ihnen Kosten entstehen (z.B. Teilnahmegebühren), die von der Dienststelle erstattet werden sollen, müssen Sie einen Dienstreiseantrag stellen.

2) Reisen aus besonderem Anlass sind Fortbildungsreisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen. Auch Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben zu fördern. Nur wenn auf der Tagung Dienstgeschäfte erledigt werden (z.B. Vorträge, Projektbesprechung, Leitung von Workshops) sind diese Reisen Dienstreisen.

Jede Dienst- oder Fortbildungsreise muss grundsätzlich vor der Durchführung schriftlich beantragt und genehmigt werden. Bitte verwenden Sie dafür das Formular Reiseanzeige. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, wenn die Genehmigung vor Reiseantritt aus zwingenden Gründen nicht mehr eingeholt werden konnte.

Genehmigungsverfahren

Antragsverfahren

Bitte reichen Sie das Formular Reiseanzeige bei Reisen mit einer Dauer von bis zu 7 Tagen bei Ihrer bzw. Ihrem direkten Vorgesetzten, ggf. über die/den Budgetverantwortlichen ein. Die Reiseanzeige erhalten Sie nach der Genehmigung zurück.

Bitte reichen Sie das Formular Reiseanzeige bei Reisen mit einer Dauer von über 7 Tagen über Ihre direkte Vorgesetzte bzw. Ihren direkten Vorgesetzten, ggf. über die/den Budgetverantwortlichen, im Dekanat bzw. bei den Leitungen der wissenschaftlichen Zentren, der zentralen Einrichtungen, Dezernate und Stabsabteilungen zur Genehmigung ein.

Sofern Reisekosten erstattet werden sollen, ist die Reiseanzeige nach Beendigung der Dienstreise/Fortbildungsreise zusammen mit dem Formular Reisekostenabrechnung und Originalbelegen an die Abteilung D3 — Dezernate D, weiterzuleiten. Bei Reisen von Professorinnen und Professoren mit einer Dauer von bis zu 7 Tagen entfällt die Pflicht zur Vorlage einer Reiseanzeige.

Falls Sie einen Vorschuss auf die Reisekosten beantragen möchten, vermerken Sie das in der Reiseanzeige und reichen diese bereits nach Erhalt der Genehmigung im Dezernat D, Abteilung D3, ein.

Generelle Reisegenehmigung

Für Reisen mit gleichartigen, wiederkehrenden Dienstgeschäften an demselben Ort/Bezirk mit einer Dauer von bis zu 7 Tagen kann durch die Dekaninnen bzw. Dekane, durch die Leitungen der wissenschaftlichen Zentren, der zentralen Einrichtungen, Dezernate und Stabsabteilungen eine generelle Reisegenehmigung jeweils für die Dauer von längstens einem Jahr ausgesprochen werden.

Die generelle Reisegenehmigung kann in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Im Genehmigungsschreiben ist das mit den Reisen verbundene gleichartige bzw. wiederkehrende Dienstgeschäft, der Geschäftsort (Reiseziel) und die Gültigkeitsdauer der generellen Reisegenehmigung konkret zu benennen.  Gerne können Sie das Muster für die Erteilung einer generellen Reisegenehmigung verwenden.

Mit der Erteilung der generellen Reisegenehmigung entfällt das Erfordernis der Einzelbeantragung für jede einzelne Reise. Für die Abrechnung der Reisekosten genügt die einmalige Vorlage einer Kopie der generellen Reisegenehmigung im Dezernat D - Finanzen, Abteilung D3.

Auslandsreisen

Bei Reisen in das Ausland muss vor dem Reiseantritt eine Bescheinigung des zuständigen Sozialversicherungsträgers über die während des Auslandsaufenthalts anzuwendenden Rechtsvorschriften eingeholt werden. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wird auf die vorherige Einholung dieser Bescheinigung verzichtet; dies gilt insbesondere bei kürzeren bzw. bei kurzfristigen Reisen.

Bei Bedarf kann diese Bescheinigung auch nachträglich angefordert werden. Bitte übersenden Sie in diesem Fall eine Kopie der genehmigten Reiseanzeige an das für Sie zuständige Sachgebiet im Personaldezernat, das die Erstellung der erforderlichen Bescheinigung beauftragt. Für den Fall, dass keine vorherige Reiseanzeige notwendig ist, übersenden Sie bitte Informationen zur Reise (Reisezeitraum, Adresse der Beschäftigungsstelle) an das für Sie zuständige Sachgebiet im Personaldezernat.

Dienstlich veranlasste Auslandsaufenthalte über die Dauer von drei Monaten hinaus fallen nicht unter die vorgenannten Genehmigungsprozesse, sondern sind auf dem Dienstweg mindestens 6 Wochen vor dem Beginn der Entsendung im Personaldezernat zur Prüfung und Genehmigung einzureichen.

Dienstreisen in Länder mit vom Auswärtigen Amt ausgesprochenen Reisewarnungen können grundsätzlich nicht genehmigt werden; dies gilt auch für Reisen in die Gebiete von Ländern, für die vom Auswärtigen Amt eine Teilreisewarnung ausgesprochen wurde. Reisen in Länder mit Reisewarnungen bergen hohe Risiken für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten und Risiken für die JLU als Arbeitgeber in rechtlicher (Fürsorgepflicht, Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen, Arbeitsschutz) und in finanzieller Hinsicht (Übernahme von Behandlungs- und Krankheitskosten, Rücktransport, Folgekosten, etc.).

Informationen zu Reisewarnungen finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes.

Sofern zukünftig im Einzelfall in Länder mit vom Auswärtigen Amt ausgesprochenen Reisewarnungen gereist werden soll, bedarf es eines vorherigen begründeten Ausnahmeantrags der/des Reisenden auf dem Dienstweg und einer Stellungnahme des Dekanats bzw. der Leitungen der wissenschaftlichen Zentren oder zentralen Einrichtungen. Dieser Antrag ist im zuständigen Sachgebiet (Abteilung C3 oder C2.2) des Personaldezernats einzureichen. Über den Ausnahmeantrag entscheidet allein die Präsidentin als Dienstvorgesetzte ohne vorliegende Genehmigung darf die Reise nicht angetreten werden.

Reisekostenabrechnung

Bitte beachten Sie, dass die Erstattung von Reisekosten innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise/Fortbildungsreise beantragt werden muss. Weitere Informationen zum Thema Reisekosten stellt Ihnen das Dezernat D zur Verfügung.

Ihr Kontakt zu uns

Für Rückfragen und Anmerkungen zu diesem Thema stehen Ihnen als Professorin oder Professor die Kolleginnen und Kollegen des Sachgebietes C2.2 – Personalverwaltung Professorinnen und Professoren sowie als Beamtin oder Beamter in der Verwaltung/im wissenschaftlichen Bereich und als Tarifbeschäftige oder Tarifbeschäftigter das für Sie zuständige Sachgebiet der Abteilung C3 gerne zur Verfügung.