Reisekosten
Abrechnung von Reisekosten für sämtliche Dienst- und Fortbildungsreisen
- Reisekosten
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Mit Wirkung zum 01.01.2010 ist das Hessische Reisekostengesetz (HRKG) mit Änderungen in Kraft getreten. Die Neufassung des Gesetzes findet für alle Dienstreisen Anwendung, die nach dem 01.01.2010 begonnen wurden. Auf die nachfolgende wesentliche Änderung darf ich Sie hinweisen:
Gemäß § 4 Abs. 5 HRKG ist die Reisekostenerstattung innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten (bisher zwölf Monate) zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tag, der auf den Tag der Beendigung der Dienstreise folgt.
Siehe hierzu auch: Rundschreiben 2010/3.
Bitte beachten Sie, dass dies auch für Nicht-Bedienstete (Externe) gilt.
Reisekostenanspruch ist ein Individualanspruch
Dienstreisende sollten nur den eigenen Reisekostenanspruch geltend machen, da es sich um einen Individualanspruch handelt. Daher sollten keine Gruppenabrechnungen erfolgen.
Zur Abrechnung der Reisekosten bietet das Dezernat D folgendes Formular [Word- und pdf-Version] an:
Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular an das Finanzdezernat:
mit der Hauspost an D3
oder per Fax an 0641/99-12409
Bei Fragen zum Ausfüllen oder zur Erstattung von Reisekosten können Sie sich jederzeit gerne an Reisekosten@admin.uni-giessen.de wenden.
Bitte beachten Sie, dass vor Antritt einer Reise zunächst ein Genehmigung eingeholt werden muss. Nur so ist der Versicherungsschutz während der Reise gewährleistet. Auf den Seiten des Personaldezernats finden Sie alle Informationen zum Genehmigungsverfahren.
Ab 01.01.2012 erfolgt eine technische Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug.Die Beleganbindung der Reisekostennachweise an den SAP-Kontoauszug erfolgt durch die Erstellung der Reisekostennachweise als PDF-Dokument innerhalb des SAP-Systems. Das Dokument wird direkt an den Kontoauszug angehängt und kann von dort per Doppelklick auf die Buchungsposition als Beleg angesehen werden. Dienstreisende, die nicht über einen eigenen SAP-Zugang verfügen, werden gebeten sich an das Sekretariat Ihres Arbeitsbereiches zu wenden. Die dort zuständigen Mitarbeiter/innen können einen Ausdruck der jeweiligen Reisekostenabrechnung erstellen.Die SAP-Beleganzeige ist im Handbuch "SAP-Auszug (5.1) Beleganzeige SAP-GUI [Handbuch]" unter http://www.uni-giessen.de/cms/org/admin/kb/sap/handbuecher_jlu_intern erläutert.
- Fahrtkosten
- Sowohl die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit besonderer Begründung von privaten Kfz kann erstattet werden. Darüber hinaus können Bedienstete eine Kostenerstattung für die dienstlich veranlasste Leihradnutzung beantragen.
- BahnCard-Erstattung
- Die Kosten der BahnCard sind in vollem Umfang erstattungsfähig, wenn ihr Einsatz zu einer kostengünstigeren Abwicklung von Dienst-, Ausbildungs- oder Fortbildungsreisen führt.
- Tagegeld
- Für Mehraufwendungen für Verpflegung des Dienstreisenden kann Tagegeld gezahlt werden.
- Übernachtungskosten
- Bei einer mehrtägigen Dienstreise können die Übernachtungskosten erstattet werden.
- Verbindung mit privater Reise
- Eine Dienstreise kann mit einer privaten Reise verbunden werden.