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Artikelaktionen

Häufige Fragen

Antworten auf oft gestellte Fragen zum Thema Vollkostenrechnung an der JLU Gießen

Allgemeine Fragen

Müssen Projekte, die jetzt schon beantragt sind, nach Vollkosten abgewickelt werden?

Stichtag ist der 01.07.2011. Projekte, die sich bis dahin im Anbahnungsverhältnis befinden, werden noch nicht nach Vollkosten abgerechnet.

Sind  wirtschaftliche Projekte immer steuerpflichtig?

Es gibt bei den wirtschaftlichen Projekten einige wenige Ausnahmen, die steuerbefreit sind wie zum Beispiel

  • die Vorträge, Kurse und anderen Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art, die von der Universität durchgeführt werden, wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden,
  • andere kulturelle und sportliche Veranstaltungen, soweit das Entgelt in Teilnehmergebühren besteht.

Gibt es Musterverträge der JLU für den wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Bereich?

Das Rechtsdezernat erstellt gegenwärtig solche Musterverträge.

Was ist der Universität ein Publikationsrecht wert?

Der Wert eines Publikationsrechts kann wie bisher auch nur im Einzelfall bewertet werden.

Wie soll ein Forschungsvertrag gestaltet werden, der eine 50-zu-50-Aufteilung zwischen Industrie und Universität bezüglich der Projektkosten und Patentrechte vorsieht?

Dies kommt auf die konkrete Vertragsgestaltung an: liegt eine echte Kooperation vor (jeder Teil zahlt die bei ihm anfallenden Kosten, bleibt Eigentümer der bei ihm anfallenden Rechte und darf seine Ergebnisse veröffentlichen), liegt eine nichtwirtschaftliche Tätigkeit  vor; werden die entstehenden gemeinsamen Kosten jedoch von jeder Seite hälftig getragen und werden die entstehenden Rechte gemeinschaftlich genutzt, liegt in diesen Fällen eine wirtschaftliche Tätigkeit vor.

Wenn rechtliche Vorgaben den Preis für eine Leistung festlegen, muss man dann auch nach Vollkosten abrechnen?

Nein. Es dürfen lediglich die Preise in Rechnung gestellt werden, die den rechtlichen Vorgaben entsprechen (z.B. Gebührenordnung). Für Zwecke des internen Rechnungswesens müssen jedoch die vollen Kosten kalkuliert sein.

Muss ein Projekt nach Vollkosten kalkuliert werden, wenn man Marktpreise abrechnet?

Nein, sobald ein Marktpreis gegeben ist und auch angewendet wird, muss das Projekt nicht nach Vollkosten kalkuliert werden. Für Zwecke des internen Rechnungswesens müssen jedoch die vollen Kosten kalkuliert sein.

Wenn eine medizinische JLU-Fortbildung in UKGM-Räumen stattfindet, müssen dann auch Vollkosten errechnet werden?

Es ist immer zu prüfen, WER für WELCHE Aufgabenstellung (JLU oder UKGM) handelt. Werden Aufgaben in der Fortbildung der JLU erfüllt, so muss nach Vollkosten abgerechnet werden.


Wie wird mit Fehlkalkulationen bei wirtschaftlichen Projekten an der JLU umgegangen?

Fehlkalkulationen wirtschaftlicher Projekte sind universitätsintern mit der Zentralverwaltung im Einzelfall zu erörtern, um zu klären, wie das Projekt „saniert“ werden kann. Die Hochschule geht davon aus, dass es ein Lernprozess auch hinsichtlich der Vorkalkulation von Projekten geben wird und daher zukünftig solche Projekte möglichst realitätsnah kalkuliert werden.

Wirtschaftlich oder nicht-wirtschaftlich

Zu welchem Tätigkeitsbereich zählt folgende Konstellation:  Wenn in einem Projekt mehrere Universitäten miteinander kooperieren, die Finanzmittel laufen zentral über eine Universität X, die Forschung und Patientenbehandlung werden an mehreren Universitäten durchgeführt?

Hier müssen Anteile der JLU-Leistungen exakt definiert und nach Vollkosten kalkuliert werden.

Gilt die Vollkostenrechnung auch für Lehrerfortbildungen und Fortbildungen im Bereich Kindergärten und Schulen?

Die Vollkostenrechnung gilt nicht nur für den Forschungsbereich; sie gilt auch für Weiterbildungen und für Dienstleistungen, bei denen gesichertes Wissen vermittelt wird.

Wenn ein Institut der JLU eine Dienstleistung für ein anderes Institut der JLU anbietet, ist das auch eine wirtschaftliche Tätigkeit?

Nein; universitätsinterne Dienstleistungen sind dem nicht-wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen.

Wenn einem Klinikum oder einer öffentlichen Behörde eine geldwerte Leistung angeboten wird, ist das wirtschaftliche Tätigkeit?

Ja.

Wenn bei Grundlagenforschung eine patentierbare Entdeckung gemacht wird, zählt dies zum wirtschaftlichen  Bereich?

Grundlagenforschung ist eine hoheitliche und somit nicht-wirtschaftliche Tätigkeit.

Sind Kooperationsverträge mit der GSI oder dem DLR wirtschaftlicher Natur?

Auch hier kommt es auf die konkrete Ausgestaltung des Zwecks der Kooperation an. Dabei ist es unerheblich, ob Kooperationspartner ein öffentlich-rechtlicher Partner oder ein privatrechtlich-handelnder Partner ist.

Gehören Sprachkurse in den wirtschaftlichen Bereich wenn die Kurse werden Studierenden und deren Angehörigen 1. Grades sowie Universitätsbediensteten und deren Angehörigen 1. Grades sowie Studienbewerber angeboten werden?

Es kommt hier entscheidend auf die Art des Kurses an: Ist es ein Sprachkurs im Rahmen eines Studiums, liegt eine hoheitliche Aufgabe (Lehre) vor, dieser Kurs fällt in den nicht-wirtschaftlichen Bereich. Handelt es sich um einen Fort-/Weiterbildungskurs, ist dieser nach dem HHG kostendeckend zu betreiben. Handelt es sich um Kurse, die auch von anderen Anbietern (VHS, Sprachenschule etc.) angeboten werden, sind diese dem wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen.

Ist ein DFG-Forschungsvorhaben dem wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen?

DFG-Projekte sind dem nicht-wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen. Besteht jedoch – wie auch bei BMBF-Projekten – ein Unterauftragsverhältnis gehört dies in den wirtschaftlichen Bereich. Unterauftragsverhältnisse sind gegeben, wenn die Federführung für das Projekt bei einer anderen Hochschule liegt.

Ist eine IIT-Studie (Investigator Initiated Trials) mit Ziel der Publikation ein wirtschaftliches Projekt?

Da es hier an einer Gegenleistung fehlt, ist eine IIT-Studie dem nicht-wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen.

Gehören Fortbildungen zur wirtschaftlichen Tätigkeit?

Fortbildungen, an denen auch Externe (nicht-Universitätsbedienstete) teilnehmen, müssen mit ALLEN Kosten (auch die Betriebskosten, wie Strom, Heizung, etc.) kalkuliert werden und im Fortbildungspreis eingerechnet sein. Interne Fortbildungen gehören nicht zum wirtschaftlichen Bereich.

Wenn ein  Projekt über eine Stiftung finanziert wird und der Nutzen aus dem Projekt fällt an gemeinnützige Vereine – ist dies eine wirtschaftliche Tätigkeit?

Hierbei kommt es im Einzelfall auf die konkrete Vertragsgestaltung an: Sofern ein Leistungsaustausch stattfindet, handelt es sich auch um eine wirtschaftliche Tätigkeit. Liegt demgegenüber kein Leistungsaustausch zugrunde, ist das Projekt dem nicht-wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen.

Wenn ein Unternehmen ein Gewinninteresse an den Projektergebnissen hat, fällt dieses Projekt in den wirtschaftlichen Bereich?

Ja, da Gewinnerzielungsabsichten immer in den wirtschaftlichen Bereich fallen.

Vorkalkulation / Gemeinkostenzuschläge / Gewinnaufschlag

Wird der Gemeinkostenzuschlagssatz nur auf die Personalkosten angewendet?

Ja, Bezugsbasis für den Gemeinkostenzuschlag sind die Personalkosten, da ein direkter Zusammenhang zwischen den Personalkosten einer Organisationseinheit und den zugehörigen Gemeinkosten besteht.

Wie soll der Stromverbrauch für Gerätebenutzung einkalkuliert werden?

Über den Gemeinkostenzuschlagssatz ist auch der Stromverbrauch enthalten und somit bereits einkalkuliert.

Wie hoch sind die einzelnen prozentualen-Anteile, aus denen sich der Gemeinkostenzuschlagssatz zusammensetzt?

Die Anteile aus den Bereichen Gebäude, Verwaltung, Sonstige Einrichtungen sowie Dekanate werden jeweils im Kontoauszug sichtbar sein, sobald die Gemeinkosten verbucht sind.

Wie sollen unvorhergesehene Kosten (z.B. Zusatzausbildung für Personal, Telefonkosten) einkalkuliert werden?

Diese Kosten müssen bisher schon in die Projekte einkalkuliert werden und gehören auch zu einer Vorkalkulation wirtschaftlicher Projekte.

Geht der Overhead in dem Gemeinkostenzuschlag auf?

Der Overhead ist der Gemeinkostenzuschlagssatz. Overhead ist nur eine andere Begrifflichkeit hierfür.

Ist die Programmpauschale der DFG mit den Gemeinkostenzuschlagssätzen vergleichbar?

Nein. Die DFG-Programmpauschale gleicht die Overheadsituation einer Hochschule bei weitem nicht aus. Diese DFG-Förderung hat Lücken, da nicht die gesamten Kosten der Infrastruktur (z.B. für Geräte oder Personal) mit der Programmpauschale abgedeckt werden können.
Bei der Vollkostenrechnung werden Gemeinkostenzuschlagssätze verwendet, um die gesamt anfallenden Kosten für ein Projekt abzubilden. Stellen sich hier Lücken in der Finanzierung heraus, ist dies mit einer Fehlkalkulation des Projektes durch den Projektverantwortlichen gleichzusetzen.

Zeiterfassung

Müssen Mitarbeiter der Institutsverwaltung (Sekretärinnen) auch Zeiten aufschreiben?

Dekanatssekretärinnen sind über den Gemeinkostenzuschlagssatz kalkuliert. Die Institutssekretärin, die z.B. für ein wirtschaftliches Projekt die administrativen Tätigkeiten übernimmt (wie Zahlungsanforderungen und Verwendungsnachweise erstellen), muss diese Zeiten aufschreiben.

Wenn Drittmittelpersonal (Projektpersonal) Arbeiten für Landesprojekte durchführt, muss das Drittmittelpersonal dann negative Zeitaufschreibung machen?

Drittmittelpersonal ist per Arbeitsvertrag nur für das Drittmittelprojekt eingestellt und darf daher nur für das Drittmittelprojekt tätig werden.

Istabrechnung

Wird der Gewinnaufschlag als Rücklage angelegt?

Ja, der Gewinnaufschlag wird, insbesondere zur Absicherung von Risiken, zentral vereinnahmt.

Budgetfolgen

Wohin fließen die Gemeinkosten und der Gewinnaufschlag?

Die Mittel fließen den entsprechenden Budgetebenen zu:

  • Freiwerdende Budgets durch anteilige in Rechnung Stellung von wissenschaftlichem und technisch/administrativem Personal verbleiben im Fachbereich; sie werden dem Dekanat zugewiesen.
  • Freiwerdende Budgets durch anteilige in Rechnung Stellung von Professoren(innen)bezügen werden zentral vereinnahmt und erhöhen das zentrale Professoren(innen)budget.
  • Freiwerdende Budgets durch in Rechnung Stellung von Gemeinkosten für Verwaltung, Gebäude und zentralen Einrichtungen werden zentral vereinnahmt (Allokationsebene Präsidium).
  • Freiwerdende Budgets durch in Rechnung Stellung des Fachbereichsoverheads verbleiben im Fachbereich; sie werden dem Dekanat zugewiesen.
  • Gewinnaufschlag: Die Mittel werden zentral vereinnahmt

Zu wie viel Prozent wird der Gewinnaufschlag zentral vereinnahmt?

Der Gewinnaufschlag wird komplett einem „Solidarfond“ zugeführt. Im Hinblick auf Fehlkalkulationsrisiken (Deckung Projektdefizit; Deckungsbeitrag zu defizitären Projekten im wirtschaftlichen Bereich)  ist es erforderlich, diesen Solidaritäts- und Ausgleichmechanismus  zentral sicherzustellen. Insofern ist der Gewinnzuschlag zentral zu verankern.

Warum erhält das Dekanat die über die Zeitaufschreibung in Rechnung gestellten Personalkosten und nicht die das Projekt durchführende Einrichtung (z.B. Professur)?

Weil gemäß § 45 Abs. 1 HHG das Dekanat über die Ausstattung eines Fachgebiets, also die Verwendung der Personal- und Sachmittel entscheidet.