Versuchspersonen-Verwaltungssystem SONA

Seit 2023 verfügt der Fachbereich 06 Psychologie und Sportwissenschaft über einen eigenen Zugang zum Online-Verwaltungssystem SONA ©. Das System bietet Forscherenden die Möglichkeit, Untersuchungen für Teilnehmende sichtbar zu machen, und Teilnehmenden die Möglichkeit, sich für diese anzumelden und ihre Teilnahmen zu dokumentieren. Perspektivisch sollen alle Untersuchungen, die am Fachbereich 06 angeboten und finanziell oder mit Versuchspersonenstunden vergütet werden, über SONA verwaltet werden.

Studierende der Psychologie, Sportwissenschaften und Lehramt sind daher aufgefordert, sich bei SONA anzumelden und Ihre Versuchspersonenstunden über SONA zu absolvieren. Der alte Versuchspersonenstunden-Laufzettel wird nach einer Übergangsfrist abgeschafft. Die Forschenden stellen Versuche samt Terminen über dieses System bereit und tragen geleisteten Versuchspersonenstunden, oder entschuldigtes bzw. unentschuldigtes Erscheinen ein.

Die Hauptadministratoren sind:

Heiko Maurer (B. Sc. Bewegung und Gesundheit)

Knut Drewing (B. Sc. Psychologie)

Alexander Eitel (Bildungswissenschaft Psychologie im Lehramt)

Sie können sich hier am System anmelden und registrieren:

https://uni-giessen.sona-systems.com

Administratoren und Researcher finden hier und hier hilfreiche Hinweise zum Umgang mit dem System.

Datenschutzerklärung SONA

Wir bitten Sie, sich die untenstehenden Datenschutzrichtlinien sorgfältig durchzulesen. Im Laufe der Registrierung beim Versuchspersonen-Verwaltungssystem wird Ihnen diese Datenschutzerklärung nochmals angezeigt und Sie werden gebeten, dieser zuzustimmen, um die Plattform benutzen zu können.

Das Versuchspersonen-Verwaltungssystem SONA des Fachbereichs Psychologie und Sportwissenschaft (JLU06) an der Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) erfüllt die Bestimmungen der Europäischen Union zur Forschung und zum Datenschutz von Menschen. Sie entspricht den OECD-Richtlinien zum Schutz der Privatsphäre und der EU-Datenschutzrichtlinie.

Zweck und Art der Erhebung

Zweckbindung: Die Plattform wird im Rahmen der Module PSY-BA-PM-14, BA-BuG-22 und 06-Psych-L1/L2/L3/L5/BBB-P eingesetzt und richtet sich an Studierende, die eines dieser Module belegt haben. Sie wurde angeschafft, um das bisherige Verfahren mit den Versuchspersonenstunden-Laufzetteln zu ersetzen und so die Organisation für alle Beteiligten zu erleichtern. Weiterhin kann über die Plattform auch die Teilnahme an Experimenten des FB06 an der JLU außerhalb dieser Module organisiert werden.

Daraus ergibt sich folgende Zweckbestimmung: Die Daten, die für die Terminvereinbarungen (u. a. Ort, Zeit, Informationen zur Studie) und die Credit-Vergabe (u. a. Gutschrift der VPn-Std.) erhoben und verarbeitet werden, sind an diesen Zweck gebunden. Gleiches gilt auch für die Accountdaten (u. a. Name, Loginname, Matrikelnummer und E-Mail-Adresse). Auch diese sind an diesen Zweck gebunden.

Selbst-Registrierung: Versuchspersonen nehmen an dieser Plattform teil, indem sie sich selbst registrieren. Hierbei sind folgende Pflichtangaben nötig:

Vorname
Nachname
User ID (Loginname)
E-Mail-Adresse
Studenten-ID (Matrikelnummer falls vorhanden)
Kurs

Die Angabe einer Telefonnummer ist optional.

Teilnehmer, die die Kurse PSY-BA-PM-14, BA-BuG-22 oder 06-Psych-L1/L2/L3/L5/BBB-P belegen, bitten wir ihre universitäre E-Mail-Adresse und vor allem die Matrikelnummer (Studenten-ID) zu verwenden.

Es stehen vier Kurse zur Auswahl:

Kurs Psychologie, B. Sc., PSY-BA-PM 14 („Expra“): Für Studierende des Hauptfaches Psychologie, B.Sc.
Kurs Bachelor BuG, BA-BuG-22: Für Studierende des Hauptfaches Bewegung und Gesundheit
Kurs Grundmodul Psychologie als Bildungswissenschaft in allen Lehramtsstudiengängen (L1, L2, L3, L5, BBB)
Kurs Teilnahme ohne Modul: Teilnehmende, die freiwillig an wissenschaftlichen Studien teilnehmen möchten

Speicherung und Verarbeitung

Die Daten werden auf den Servern von Sona-Systems gespeichert und stehen alle (Service- und Backup-Server) in Europa. Da Sona-Systems die Daten für den FB06 an der JLU erhebt und verarbeitet, wurde mit dem Unternehmen ein Auftragsverarbeitungsvertrag (EVB-IT) unterzeichnet und es wurde ein Verarbeitungsverzeichnis gem. Art. 30 DSGVO erstellt.

Von Seiten des FB06 an der JLU werden nur Informationsabfragen getätigt. Meist erfolgen diese "OnScreen" (auf dem Bildschirm), also innerhalb der Plattform. Es kann jedoch vorkommen, dass Studienteilnehmerlisten im CSV-Dateiformat am FB06 an der JLU heruntergeladen und auf zweckgebundene Weise verarbeitet werden. Dies ist beispielweise dann der Fall, wenn Daten zum Prüfungsamt des FB06 übermittelt werden müssen.

Gemäß §25 DSGVO erhalten die Benutzer eine Unique ID (Privacy-by-Default), welche mit den persönlichen Daten verknüpft wird. Sie dient innerhalb der Plattform als Identifikation gegenüber den Versuchsleiter:innen (Researchers). Die Versuchsleiter:innen können sich die Teilnehmenden, die sich bei ihrer(n) Studie(n) angemeldet haben, anzeigen lassen. Die Liste hat folgende Spalten: id_code (Unique ID); occur_date (Termindaten); signup_date; location (Raum); credit_type; show_credit; comments. Diese Auflistung ist als CSV-Datei exportierbar.

Jeder Kursbetreuende (Instructor) kann sich alle Teilnehmenden des Kurses auflisten lassen. Dieser bekommt u. a. Vorname, Name und Matrikelnummer angezeigt. Die Liste hat folgende Spalten: Vor- und Nachname ; Student ID # (Matrikelnummer); E-Mail-Adresse; Login ID; Vp-h Earned; Vp-h required; Overall Unexcused No-Shows; Pending Vp-h earned for Course. Diese Auflistung ist als CSV-Datei exportierbar. Wer die aktuellen Kursbetreuer sind, können Sie hier einsehen.

Ein Administrator (ebenso der Haupt-Administrator) kann all das sehen, was Versuchsleiter und Kursbetreuer sehen können und kennt somit auch die Verknüpfung von Namen und Unique ID. Ein Administrator kann sich alle Timeslots, alle Studien und alle Creditgutschriften auflisten lassen. Diese sind unter einem Administrator-Account ebenfalls als CSV-Datei exportierbar.

Der Haupt-Administrator erhält bei jeder Selbst-Löschung eine Benachrichtigungs-E-Mail. In ihr sind enthalten: Loginname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, belegter Kurs, die IP-Adresse und optional die Telefonnummer.

Halbjährliche Routinepflege: Teilnehmende, die die erforderliche Creditanzahl erreicht haben und deren Account nicht deaktiviert wurde, erhalten zum Beginn eines Semesters eine E-Mail, in der Sie die Möglichkeit haben ihren Account selbst zu deaktivieren oder in den Kurs, der für die modulose Teilnahme bestimmt ist, zu wechseln.

Teilnehmende, die sich seit mehr als sechs Monate nicht eingeloggt haben, erhalten zum Beginn eines Semesters eine E-Mail. In dieser werden sie gebeten sich innerhalb eines Monats bei der Plattform anzumelden. Danach werden Benutzer, die sich seit mehr als sieben Monate nicht eingeloggt haben, deaktiviert.

Von den Accounts, die länger als zwei Jahre deaktiviert sind und über ein Creditguthaben verfügen, wird eine Archivdatei mit Vorname, Nachname, Matrikelnummer, gesammelten Credits und benötigten Credits angelegt. Im Anschluss werden sie aus dem "SONA"-System gelöscht. Accounts ohne Creditsguthaben und mit mindestens zwei Jahren Inaktivität werden gleich (ohne Archivierung) gelöscht.

Cookies (vgl. Sona Systems Supplemental Privacy Statement und Privacy Policy · Sona Systems (sona-systems.com)): Ein sogenannter Cookie ist ein Textfragment, das eine Webseite über den Browser auf dem Rechner des Benutzers platziert und dessen Inhalt bei jedem folgenden Zugriff des Browsers auf die Webseite erneut an diese übermittelt wird.

Die Cookie-Informationen dienen Sona-Systems dazu festzustellen, ob die Website schon einmal besucht wurde, und wie oft, wie lange und welche Seiten betrachtet werden. Das Unternehmen verwendet Cookies, um Kunden bei dem Dienst angemeldet zu halten. Weiterhin werden mit ihnen Transaktionsinformationen bezüglich der Seitenbesuche gesammelt und so das Browserverhalten auf dieser Plattform des Benutzer ermittelt. Dies gilt auch für die Seite, die die Datenschutzerklärung anzeigt. Ebenso wird die Sprachpräferenz ermittelt. Cookies werden nicht in Verbindung mit personenbezogenen Daten verwendet und identifizieren keine Einzelperson, sofern dies nicht erforderlich ist, um einen Kunden bei den Diensten angemeldet zu halten. Mithilfe von Cookies gesammelte Informationen werden vom Unternehmen nicht verkauft, und nicht außerhalb der Dienste verwendet, es sei denn, dies ist für die Bereitstellung der Dienste für Kunden erforderlich.

Statistische Informationen (vgl. Sona Systems Supplemental Privacy Statement und Privacy Policy · Sona Systems (sona-systems.com)): Sona-Systems verwendet statistische Informationen um die notwendige Infrastruktur zu betreiben, die für die Bereitstellung der Plattform erforderlich ist. Sie dienen auch zur Problemdiagnose der Infrastruktur. Es werden dabei folgende Daten verwendet: die IP-Adresse, die zum Einloggen verwendet wird; Zugriffsinformationen bezüglich der Seitenaufrufe; Studienauswahl; Änderungen und andere Transaktionsinformationen bezüglich der Studien und der Teilnahmeanmeldungen. Die statistischen Informationen werden nicht mit personenbezogenen Daten verknüpft.

Aufbewahrungsdauer

Persönliche Daten bezüglich gesammelter Credits in Verbindung mit Name und Matrikelnummer können von den SONA-Administratoren am FB06 an der JLU heruntergeladen und beim Prüfungsamt am FB06 an der JLU bis zu 60 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für persönliche Daten von Personen, die das Creditziel nicht erreicht haben.

Weitergabe der Daten

Daten, die vom FB06 an der JLU zur Informationsabfrage heruntergeladen und ggf. innerhalb des universitären Intranets gespeichert werden, werden nicht an Dritte weitergeben.

Von Sona-Systems werden keine statistischen Informationen verkauft. Diese werden auch nicht außerhalb der Dienste verwendet, außer zur Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abrechnung der Dienste für Kunden.

Sona-Systems gibt personenbezogene Daten unter folgenden Umständen weiter:

für Backups
mit Genehmigung des FB06 an der JLU (bspw. Export-Funktion)
als Antwort auf rechtmäßige Bitten von Behörden, einschließlich zur Erfüllung nationaler Sicherheitsanforderungen oder Strafverfolgungsvorschriften

Rechtsgrundlage

Da die Studierenden erst das SONA kennenlernen nachdem sie sich bereits eingeschrieben haben, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung. Die Rechtsgrundlage beruht daher auf Art. 6 (1) b DSGVO.

Jugendliche unter 16 Jahren

Das Versuchspersonen-Verwaltungssystem richtet sich nicht an Jugendliche unter 16 Jahren.

Betroffenenrechte

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Für die Verarbeitung der Daten der Studienteilnehmer gilt Art. 13 (4) DSGVO in Verbindung mit §1 (2) HSDGneu. Dies bedeutet: Da die Teilnehmer des Versuchspersonen-Verwaltungssystems ihre Daten selbst eingeben und u. a. die Timeslots selbst wählen, entfällt die Auskunftspflicht bezüglich der Datenverarbeitung.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Es gilt Art. 5 (1) DSGVO in Verbindung mit HDSG §1 (2).

Recht auf Korrektur (Art. 16 DSGVO): Es besteht das Recht auf sofortige Korrektur von unrichtigen bzw. Vervollständigung von gespeicherten personenbezogenen Daten. In Regel wenden sich hierfür die Benutzer an den Administrator. Sollten tiefere Eingriffe in der Plattform nötig sein, wird das Verlangen an Sona-Systems weitergeleitet.

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber deren Löschung ablehnen und die Daten nicht mehr benötigt werden, sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder sie gemäß §21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht einen Export ihrer personenbezogenen Daten als CSV-Datei zu erhalten. Dies ermöglicht ihnen zum Beispiel den Wechsel zu einem anderen Versuchspersonen-Verwaltungssystemen von Sona-Systems.

Recht auf Widerruf (Art. 3 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Um ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung zu widerrufen genügt eine E-Mail an den Haupt-Administrator.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Die Benutzer der Plattform haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können sie sich an den Datenschutzbeauftragten der JLU wenden.

Kontaktadressen

Sona-Systems - Datenschutzbeauftragter:
Justin Fidler
@ support@sona-systems.com
Sona Systems
Trummi 5
12616 Tallinn
ESTONIA
https://www.sona-systems.com

Bundesland Hessen - Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
Prof. Dr. Alexander Roßnagel
✆ +49 611 1408-0
℻ 0611 1408-611
@ poststelle@datenschutz.hessen.de
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de

Justus-Liebig-Universität Giessen - Datenschutzbeauftragte:
Axel P. Globuschütz
✆ +49 641 99-12230
@ Datenschutz
Ludwigstraße 23
35390 Gießen

Carl Philip Bolldorf
✆ +49 641 99-12270
@ Datenschutz
Ludwigstraße 23
35390 Gießen

Haupt-Administratoren:
Alexander Eitel

✆ +49 641 99-26200
@ sona

oder @ alexander.eitel
Otto-Behaghel-Str. 10D
35394 Gießen

Heiko Maurer

✆ +49 641 99-25233
@ sona

oder @ heiko.maurer@sport.uni-giessen.de
Kugelberg 62
35394 Gießen

Knut Drewing

✆ +49 641 99-12230
@ sona

oder @ knut.drewing
Otto-Behaghel-Str. 10F
35394 Gießen

Weitere-Administratoren per Abteilung finden Sie hier.

Verweise und Haftungsausschluss

Das Versuchspersonen-Verwaltungssystems enthält gegebenenfalls Verweise ("Links") zu Webseiten anderer Anbieter. Der FB06 an der JLU hat keinen Einfluss darauf, ob diese Anbieter ebenfalls die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen erfüllen. Ebenso hat der FB06 an der JLU keinen Einfluss auf den Inhalt und Aktualisierung der verlinkten Seiten. Daher distanziert sich der FB06 an der JLU von allen fremden Inhalten, auch wenn von Seiten des Versuchspersonen-Verwaltungssystems oder den Seiten der Fachbereichs-Homepage auf diese externe Seiten ein Link gesetzt wurde.

Bitte prüfen Sie stets dann die Datenschutzerklärungen der Anbieter.

Weiterführende Links:

https://www.sona-systems.com/privacy.aspx
Sona Systems Supplemental Privacy Statement German · Sona Systems (sona-systems.com)

Gültigkeit

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und zuletzt am 08.09.2023 geändert worden.