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Aufgaben des Archivs

Das Universitätsarchiv nimmt im Bereich der Universität die Aufgaben eines öffentlichen Archivs wahr.

 Sitzungsprotokoll

                  Titelblatt eines Senatsprotokolls

Die rechtliche Grundlage hierfür ist das Hessische Archivgesetz. Universitätsarchive haben ebenso wie die Staatsarchive einen klar ausgewiesenen Zuständigkeitsbereich, den sogenannten Archivsprengel. Darin haben sie die alleinige Zuständigkeit für die aus dem laufenden Dienstbetrieb auszusondernden Unterlagen und für die Dokumentation dieser Materialien. Der Archivsprengel des Gießener Universitätsarchivs umfasst den gesamten Bereich der Justus-Liebig-Universität mit allen dazugehörigen Dienststellen, Fachbereichen, Instituten, Seminaren und sonstigen wissenschaftlichen Einrichtungen. Die Aufgaben des Universitätsarchivs regelt im Einzelnen eine im Juli 2013 verabschiedete Satzung. Dazu zählen die Bewertung, Übernahme, Verzeichnung, Bestandserhaltung und Zugänglichmachung von Unterlagen, die rechtswahrenden Charakter oder historischen Wert haben. Die Arbeit der Universität soll durch die Unterlagen in Auswahl dokumentiert und dauerhaft bewahrt werden. Sie bilden die Grundlage für Forschungen und können bei Bedarf von der Universitätsverwaltung genutzt werden.


Unterlagen von den Dienststellen der JLU

Gemäß den Bestimmungen des Hessischen Archivgesetzes sind alle Dienststellen und Verwaltungseinheiten der Justus-Liebig-Universität verpflichtet, diejenigen Akten und Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienstbetrieb benötigt werden, vor der Aussonderung und Vernichtung dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Diese Anbietungspflicht gilt auch für elektronische Unterlagen. Das Universitätsarchiv entscheidet dann darüber, welche Unterlagen archivwürdig sind und übernommen werden bzw. welche Unterlagen nicht archivwürdig sind. Letztere können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kassiert (vernichtet) bzw. im Fall elektronischer Unterlagen gelöscht werden.

Wenn in einer Dienststelle der JLU Altakten ausgesondert werden sollen, ist das Universitätsarchiv möglichst rechtzeitig zu benachrichtigen. Es wird dann ein Termin vereinbart, an dem ein Archivmitarbeiter die auszusondernden Unterlagen vor Ort sichtet und bewertet. Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen werden anschließend in das Archiv zur weiteren Aufbewahrung und Bearbeitung übernommen.


 

Unterlagen aus privater Hand

 

Neben der Archivierung der im Dienstbetrieb der Justus-Liebig-Universität und ihren Dienststellen erwachsenen Akten ist das Universitätsarchiv daran interessiert, Unterlagen aus privater Hand zur Dokumentation der Gießener Universitätsgeschichte zu sammeln, aufzubewahren und für Forschungszwecke zur Verfügung zu stellen. Das Spektrum reicht dabei von Nachlässen ehemaliger Gießener Wissenschaftler über Vorlesungsmitschriften und Fotoalben bis zu einzelnen Schriftstücken (etwa einem Brief) oder einem Flugblatt einer Gießener Studentenorganisation. Ihre Unterlagen können Sie dem Universitätsarchiv entweder als Schenkung oder als Depositum (mit Eigentumsvorbehalt) übergeben. In beiden Fällen wird das übergebene Material im Universitätsarchiv sorgfältig aufbewahrt und der Forschung zugänglich gemacht.