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Jahresgespräche (JG)

Einführung von Jahresgesprächen an der JLU

Basierend auf den von der hessischen Landesregierung beschlosseneGrafik Jahresgesprächn Grundsätzen über Zusammenarbeit und Führung in der hessischen Landesverwaltung führt die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ab 2019 verbindlich das Personalentwicklungsinstrument der Jahresgespräche ein. Alle Beschäftigten werden somit angehalten, zusätzlich bzw. ergänzend zur alltäglichen Kommunikation Jahresgespräche mit den jeweiligen Vorgesetzten bzw. unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen. Das Rundschreiben 2018/32 informiert zur Einführung der Jahresgespräche an der JLU.

Was ist das Jahresgespräch und was sind die Ziele?

Das Jahresgespräch ist ein Gespräch, das zwischen der Führungskraft und den Beschäftigten einmal jährlich, strukturiert, vertraulich und losgelöst vom Alltagsgeschäft durchgeführt wird. Das Jahresgespräch ergänzt die alltägliche Kommunikation und fördert einen strukturierten Dialog. Es soll andere Gespräche (wie z. B. Beurteilungs-, Feedback- und Planungsgespräche) nicht ersetzen, sondern ergänzen. Dabei werden in der Regel folgende Themenfelder behandelt:

  • Rückblick auf das vergangene Jahr und die Gegenwart im Hinblick auf die Arbeitssituation, Arbeitsleistung, Arbeitszufriedenheit und Zusammenarbeit mit der Führungskraft und den Kolleginnen und Kollegen
  • (über-)fachliche Kompetenzen und Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten
  • Vereinbarungen und Ziele für das folgende Jahr.

Das Jahresgespräch dient somit der Bestandsaufnahme und Reflexion der bisherigen Arbeitsziele und Arbeitsergebnisse, dem Kennenlernen und Verstehen der Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie der gemeinsamen Gestaltung der weiteren Arbeitsprozesse und möglichen Entwicklungsperspektiven. Darüber hinaus gibt das Jahresgespräch Führungskräften ein wertvolles Feedback über ihre Führungstätigkeit.

Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU

Die Regeln der Durchführung sind in den Rahmenvorgaben zur Durchführung von Jahresgesprächen an der JLU festgehalten, welche u.a. folgende Vorgehensweisen festlegen:

  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Das Jahresgespräch ist zwischen unmittelbaren Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen. Unmittelbare Vorgesetzte sind diejenigen Personen, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Arbeitsalltag Anordnungen erteilen können und die fachliche Weisungsbefugnis haben. Im Falle einer großen Führungsspanne kann das Führen der Jahresgespräche auch an eine Stellvertreterin bzw. einen Stellvertreter delegiert werden, sofern diese bzw. dieser ebenfalls fachlich weisungsbefugt ist.
  • Verbindlichkeit: Auf das Jahresgespräch kann nur im gegenseitigen Einverständnis verzichtet werden. Ein einseitiger Verzicht bzw. eine einseitige Ablehnung eines Jahresgespräches ist nicht möglich.
  • Vertraulichkeit: Die Inhalte des Jahresgesprächs sind vertraulich. Grundsätzlich gilt für das Jahresgespräch das „Vier-Augen-Prinzip“. Informationen dürfen an Dritte nur im beiderseitigen Einvernehmen weitergegeben werden. Hinweise über die Durchführung oder Inhalte des Jahresgesprächs werden nicht in die Personalakte aufgenommen.
  • Dokumentation: 
    • Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.
    • Die Gesprächsergebnisse und die ggf. vereinbarten Ziele sollten unabhängig hiervon schriftlich als vertrauliches Protokoll zum Jahresgespräch dokumentiert und von beiden Seiten unterschrieben werden. Die Gesprächsinhalte und -ergebnisse sowie die ggf. vereinbarten Ziele sind vertraulich, das Protokoll ist daher von beiden Seiten unzugänglich für Dritte aufzubewahren.
    • Sofern im Jahresgespräch Personalentwicklungsbedarfe festgestellt werden, können diese in beiderseitigem Einvernehmen in einem separaten Dokument als Bedarfsmeldung Personalentwicklung an die Abteilung Personalentwicklung adressiert werden.

Vorbereitung und Durchführung des Jahresgesprächs

Die Vorbereitung des Jahresgespräches beginnt schon einige Wochen vor der Durchführung. Für die Organisation stehen Ihnen eine Checkliste und Beispieleinladung zur Verfügung.

 

Als Führungskraft oder Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter sollten Sie sich ausführlich auf das Jahresgespräch vorbereiten. Eine gute Vorbereitung erhöht die Qualität der Gespräche und führt zu besseren kurz- und langfristigen Ergebnissen. Vorbereitungszeit ist also sinnvoll investierte Zeit. Mit den Gesprächsleitfäden (Version für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen) können Sie sich einen Überblick über die Gesprächsstruktur und -inhalte verschaffen. Zur intensiven inhaltlichen Vorbereitung können Sie die Beispielfragen auf dem Vorbereitungsbogen für das Jahresgespräch (Vorbereitungsbogen für Führungskräfte; Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen) als Denkanstöße für die unterschiedlichen Themengebiete nutzen. Bearbeiten Sie nicht alle Fragen und Themen, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Was wollen Sie konkret im Gespräch thematisieren und was davon hat für Sie hohe Priorität? Halten Sie diese schriftlich fest.

 

Das Jahresgespräch ist ein partnerschaftlicher Dialog. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung obliegt beiden Beteiligten. Die Verantwortung für die Gesprächsführung und den Gesprächsablauf liegt vorwiegend bei der/dem Vorgesetzten, wenngleich beide Gesprächspartnerinnen bzw. -partner für das Gesprächsergebnis und die getroffenen Vereinbarungen verantwortlich sind. Die Gesprächsleitfäden (siehe oben), Vorbereitungsbögen (siehe oben) und Hinweise zur Gesprächsführung und Zielsetzung (Zusammenstellung zu Gesprächstechniken) unterstützen bei der Durchführung des Gespräches.

Unterlagen für Führungskräfte

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Führungskraft bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

 

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen zu nutzen.

  • Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

 

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

Unterlagen für Mitarbeiter/innen

Hier finden Sie alle Unterlagen, die Sie als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen unterstützen.

 

Verpflichtende Unterlagen:

Diese Unterlagen sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen zu nutzen.

  • Die Tatsache, dass ein Gespräch stattgefunden hat, bzw. dass auf ein Gespräch in beiderseitigem Einvernehmen verzichtet wurde, ist schriftlich auf einem Dokumentationsbogen zur Durchführung eines Jahresgesprächs festzuhalten. Das Dokument ist über die nächsthöheren Vorgesetzten an die Abteilung Personalentwicklung weiterzuleiten. Es dient den Berichtspflichten der JLU gegenüber dem Land.

 

Unterstützende Unterlagen:

Um Ihnen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Jahresgesprächen zu erleichtern, stellen wir Ihnen Leitfäden, Formulare und Checklisten zur Verfügung.

E-Learnings

Wir bieten Ihnen 5 thematische Selbstlerneinheiten, die Sie jederzeit und von überall online abrufen und nutzen können. Dies soll Ihnen ermöglichen, sich unabhängig von möglichen Schulungsterminen, maximal flexibel und selbstbestimmt auf Ihr Jahresgespräch vorzubereiten. Alle Einheiten richten sich gleichermaßen an Führungskräfte und Mitarbeiter/innen und gehen in unterschiedlichen Beispielen und Übungen auf beide Rollen ein.

 

Die E-Learnings bzw. Selbstlerneinheiten bestehen aus

  • dem Video einer vertonten Schulung,
  • zugehörigen Präsentationsfolien,
  • Übungen zur praktischen Anwendung/Umsetzung sowie
  • Musterlösungen für Ihre Selbstkontrolle.

 

Anmelden können Sie sich direkt über die unten angegebenen Studip-Links.

 

Die E-Learnings [1]+[2] vermitteln alle wichtigen Basics und stellen wichtige Pflichtunterlagen vor, die jede/r JLU-Beschäftigte kennen sollte. Die Einheiten [3]-[5] bauen darauf auf und widmen sich Gesprächstechniken für eine gelingende Durchführung.

 

E-LearningInhalte | Dauer | Zugang

[1] Rahmen-bedingungen zum Jahresgespräch an der JLU

(Code 22JG05)

  • Allgemeine Informationen zur E-Learning-Reihe
  • Einführung von Jahresgesprächen an der JLU
  • Vorstellen von Pflicht-(!) und Unterstützungunterlagen
  • Definition & Rahmenvorgaben zur Durchführung
  • Gründe & Ziele für bzw. von Jahresgesprächen

Videodauer: 52min | Übungen: zzl. 35min

Direkt zum E-Learning in Studip >>

[2] Vorbereitung & Durchführung des Jahresgesprächs

(Code 22JG06)

  • Rollen & Aufgaben vor/während/nach dem Gespräch
  • Vorbereitung: Inhalte & persönliche Themenfindung (inkl. Techniken)
  • Einladung & Terminierung
  • Durchführungsbeispiel eines Gesprächs (Einstieg> Themenbesprechung> Vereinbarungen> Abschluss)
  • Nachbereitung und Dokumentation

 Videodauer: 90min | Übungen: zzl. 60min

Direkt zum E-Learning in Studip >>

[3] Lösungsorientierte Kommunikation im Jahresgespräch

(Code 22JG07)

  • Gesprächswirkung & typische Durchführungsfehler
  • Aktives Zuhören
  • Konstruktive Wortwahl (Minimax-Techniken)
  • Nachfragetechniken (konkretisierend & lösungsorientiert)
  • Deeskalation im Gespräch

Videodauer: 60min | Übungen: zzl. 45min

 Direkt zum E-Learning in Studip >>

[4] Ziele und Vereinbarungen im Jahresgespräch

(Code 22JG08)

  • Grundlagen: Was sind Ziele? Warum brauchen wir sie?
  • Zielfindung auf Basis Ihrer Gesprächsthemen
  • Zielsetzung: Formulierung und Techniken
  • Verschriftlichung & Dokumentation
  • Zielerreichung und -umsetzung
  • Exkurs: Zielattraktivität und Anreize
  • Exkurs: Verhandlung & Einigung

Videodauer: 75min | Übungen: zzl. 60min

 Direkt zum E-Learning in Studip >>

[5] Feedback geben und nehmen im Jahresgespräch

(Code 22JG09)

  • Grundlagen: Warum ist Feedback wichtig?
  • Feedback (an-)nehmen
  • Feedback geben (Techniken)
  • Exkurs: Feedback an die Führungskraft
  • Exkurs: Wenn Feedback eskaliert

Videodauer: 90min | Übungen: zzl. 40min

 Direkt zum E-Learning in Studip >>

Schulungen

Schulungsangebote im Fort-/Weiterbildungsprogramm

Vonseiten der Abteilung Personalentwicklung bieten wir Ihnen jedes Jahr unterschiedliche Gruppenschulungsangebote im Themenfeld Jahresgespräch an. Die aktuellen Schulungsangebote finden Sie jeweils im Fort- und Weiterbildungsprogramm 2022.

Anmelden können Sie sich direkt via Studip.

 

Noch ausstehende Schulungstermine in 2022 sind:

Workshop: 22JG02 Begleitaustausch zum Jahresgespräch für Führungskräfte (Herbst)

Workshop: 22JG04 Begleitaustausch zum Jahresgespräch für Mitarbeiter/innen (Herbst)

 

Beschreibung: Der „Begleitaustausch“, ist ein fünfwöchigen Blended‑Learning‑Format: In einer festen Schulungsgruppe erarbeiten Sie sich wöchentlich u. zeitlich flexibel das jeweilige E‑Learning. Darauf folgt ein 1,5h‑Gruppenaustausch zur Nachbesprechung/Reflektion des Gelernten. Termine siehe unten. Empfohlen wird eine Teilnahme in Reihe an allen Terminen. Es können aber auch einzelne Termine übersprungen/ausgelassen werden.

Termine: Jeweils 11:00‑12:30 Uhr:
(1) Rahmenbedingungen 27.01.2022;
(2) Vorbereitung & Durchführung 03.02.;
(3) Lösungsorientierte Kommunikation 10.02.;
(4) Ziele und Vereinbarungen 18.02.;
(5) Feedback geben/nehmen 25.02.

Format: Online-Veranstaltung: Teilnahme über PC von überall möglich.

 

Sie benötigen kurzfristig eine Vorbereitung auf Ihr Jahresgespräch? Die angebotenen Schulungstermine passen nicht oder Sie haben diese gerade verpasst?

Dann nutzen Sie unser flexibles Selbstlernangebot mittels der zur Verfügung gestellten E-Learnings!

 

 

  Schulungen für ganze Arbeitsgruppen / Teams

Sie wünschen sich für Ihr Team / die Beschäftigten Ihres Arbeitsbereichs eine auf Sie zugeschnittene Schulung bei Ihnen vor Ort? Dann sprechen Sie uns gerne an!

 

Persönliche Beratung und Kontakt

Beratung und Kontakt

Sowohl als Mitarbeiterin und Mitarbeiter als auch als Führungskraft können Sie sich an die Abteilung Personalentwicklung (C5) wenden, wenn Sie:

  • Fragen zum Thema Jahresgespräche haben,
  • allgemeine Beratung zum Jahresgespräch wünschen,
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von (schwierigen) Gesprächen benötigen oder
  • Bedarf an Hilfsangeboten (Beratung, Coaching, Fortbildungen, etc.) haben.

 

Ihre Ansprechpartnerinnen:

Personaldezernat Abteilung Personalentwicklung (C5)

Jessica Grazi, 0641/99-12305

Miriam Schäfer, 0641/99-12351