1.71.00 Nr. 2 Datenschutz im öffentlichen Bereich

Datenschutz im öffentlichen Bereich
vom 14. April 1999

Nach dem ab 1. Juni 1999 geltenden § 6 Abs. 1 HDSG hat jede der in § 3 Abs. 1 HDSG genannten öffentlichen Stellen, die im Rahmen eines automatisierten Verfahrens personenbezogene Daten speichert oder gemäß § 4 HDSG im Auftrag speichern lässt, sicherzustellen, dass der für den Einsatz des Verfahrens Zuständige ein für den behördlichen Datenschutzbeauftragten bestimmtes Verzeichnis nach dem als Anlage abgedruckten ersten Muster erstellt. Ein Verfahren ist die Gesamtheit aller automatisierten Verarbeitungsschritte zur rechtmäßigen Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes.

Ein solcher fachbezogener Verwaltungszweck ist zum Beispiel die automatisierte Zeiterfassung (Rechtsgrundlage § 34 HDSG) oder die Altlastensanierung (Rechtsgrundlage § 18 HAltlastG).

Für Standardverfahren, die ohne Anbindung an eine bestimmte Verwaltungsaufgabe übergreifend als "Werkzeug" für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden, ist kein Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Dies gilt zum Beispiel für Standardprogramme zur Erstellung und Weiterleitung von Texten aller Art, die allgemeine Schriftgutverwaltung oder für Telefonanlagen mit Speicher, die von der öffentlichen Stelle insgesamt genutzt werden. (Allerdings müssen auch für diese Verfahren die Zulässigkeitsvoraussetzungen des HDSG wie die Erforderlichkeit nach § 11 Abs. 1 oder die Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 6 erfüllt sein.)

Wird ein Standardverfahren als "Werkzeug" zur Erfüllung eines bestimmten Verwaltungszweckes eingesetzt, dann ist diese Tatsache in das für die jeweilige Aufgabe zu erstellende Verfahrensverzeichnis (siehe 8.3 des ersten Musters) aufzunehmen, wenn das Standardverfahren in diese Verwaltungsaufgabe eingebunden und auf sie abgestellt ist.

Für Gemeinsame Verfahren nach § 15 HDSG ist ein Gesamtverzeichnis nach dem als Anlage abgedruckten zweiten Muster zu erstellen. Dieses Verzeichnis wird von der federführenden Stelle unter Mitwirkung aller Teilnehmer erstellt und bei ihr und allen Teilnehmern vom behördlichen Datenschutzbeauftragten aufbewahrt. Außerdem erhält die federführende Stelle ein Doppel der von den Teilnehmern zu erstellenden Verzeichnisse aller Verfahren nach § 6 HDSG, die Teil des Gemeinsamen Verfahrens sind.

Die abgedruckten Muster können als Vorlage für die Textverarbeitung Microsoft Word sowohl aus dem Hessischen Landesintranet als auch aus dem Internet unter folgenden Adressen heruntergeladen werden:

Landesintranet:
http://www.intern.hessen.de/HDSG-Vz

Internet:
http://www.hessen.de/hdsb/HDSG-Vz

Bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main - Referat Beschaffungswesen -, Rheingaustraße 186, 65203 Wiesbaden, ist der Vordruck zum Verfahrensverzeichnis nach § 6 HDSG (erstes Muster) unter der Nr. 1.210 erhältlich.

Wiesbaden, 14. April 1999

Hessisches Ministerium des Innern und für Sport

II B 2 - 98a 0801
Gült.-Verz. 300 -
StAnz. 17/1999 S. 1226

Verfahrensverzeichnis nach § 6 HDSG

Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt.
Ausgenommen sind die Angaben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG

1.1 Name und Anschrift

1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet

1.3 Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach § 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden

2.1 Zweckbestimmung

2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens

2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden)

Frist für Löschung:

Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände (§19 Abs. 3 HDSG)

Gesamtverzeichnis für gemeinsame Verfahren nach § 15 HDSG

Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt.
Ausgenommen sind die Angaben nach § 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG

1.1 Name und Anschrift der federführenden Stelle

1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet

1.3 ggf. Bezeichnung des Verfahrens

1.4 Name und Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach § 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden

Wenn der Raum einzelner Spalten nicht ausreicht, sind dort Buchstaben (o.andere Zeichen einzutragen, die hier näher erläutert werden