Computer Aided Facility Management (CAFM)
Das CAFM-System unterstützt die Immobilienbewirtschaftung der JLU als etablierte Lösung.
Das Computer Aided Facility Management (CAFM)-System ist an der JLU als zentrales Werkzeug etabliert und befindet sich im laufenden Betrieb. Die Softwarelösung unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung effizient bei der Erfüllung ihrer Aufgaben in der kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Immobilienbewirtschaftung.
Ein zentrales Datenmanagement gewährleistet dabei eine hohe Datensicherheit und -transparenz sowie einen schnellen Datenzugriff. Die internen Prozesse des Immobilienmanagements werden kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert, während das Berichtswesen und Controlling stetig ausgebaut werden. Zudem unterstützt das System maßgeblich die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung der JLU.
Die folgende Abbildung visualisiert die Prozesse, die bereits durch das CAFM-System unterstützt werden, sowie die Prozesse, die sich noch in Vorbereitung befinden. Die Abbildung ist interaktiv: Durch Klicken auf die einzelnen Kacheln erhalten Sie weitere Informationen zu den Prozessen.
Flächenmanagement
Das CAFM-Modul bildet alle Raum- und Gebäudedaten in alphanumerischer und grafischer Form ab: rund 345 Gebäude (einschließlich Anmietungen und Nebengebäuden) mit über 21.000 Räumen und einer Bruttogrundfläche von knapp 660.000 Quadratmetern.
Es unterstützt bei der Zuweisung von Räumen zu Einrichtungen der JLU sowie bei der Planung und Prüfung quantitativer und qualitativer Flächenbedarfe.
Der CAD-Kern der Software ermöglicht die direkte Bearbeitung von CAD-Plänen im CAFM-System.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Abteilung Flächenmanagement und CAFM der JLU.
Arbeitsaufträge
CAFM-Arbeitsaufträge können einerseits aus Störungsmeldungen resultieren. Sie werden erzeugt und intern ggf. an andere zuständige und ausführende Mitarbeitende zur Abarbeitung weitergeleitet.
CAFM-Arbeitsaufträge können auch aus Auftrags- bzw. Instandhaltungsplänen resultieren. Diese Pläne im CAFM-System definieren wiederkehrende Aufgaben. Mit ihnen wird festgelegt,
- wer (zuständige und ausführende Mitarbeitende)
- was (betroffene Objekte, z. B. technische Anlagen)
- wann (an welchem Datum und in welchem Intervall)
- wie (es können Checklisten hinterlegt werden)
Die Mitarbeitenden des Dezernats E können mithilfe von Tablets, auf denen unter anderem Apps des CAFM-Systems installiert sind, Meldungen und Arbeitsaufträge bearbeiten.
JLUmaps
Auf JLUmaps können die verschiedenen Campusbereiche auf einer Online-Karte von OpenStreetMap betrachtet werden. Die Universitätsgebäude sind interaktiv, sodass man sich bis zum einzelnen Raum durchklicken kann. Jeder Raum kann einzeln angewählt, im Geschossplan farbig markiert und als URL verschickt werden.
Zu jedem Gebäude können hilfreiche Informationen abgerufen werden. Dazu gehören Fotos, ein Link zu einem Routenplaner und umfangreiche Hinweise zur Barrierefreiheit und Familienfreundlichkeit.
JLUmaps finden Sie hier.
Budgetmanagement
Die Budgets der Abteilung "Bauliches und technisches Facility Management" werden mithilfe eines Budgetbaums im CAFM-System verwaltet. Dieser gliedert die Budgets nach Jahren, Budgetgruppen und Haushaltsstellen. Dadurch ist eine realitätsnahe Abbildung der Budgetstrukturen möglich, die unabhängig vom SAP-System erfolgt.
Die Budgetüberwachung erfolgt automatisiert durch die Verknüpfung mit den Modulen Maßnahmen und Bauaufträge. Durch die enge Verzahnung mit dem Bauauftragswesen entsteht eine vollständige Übersicht über Aufträge, Vergaben und Abrechnungen.
DGUV-V3-Prüfungen
Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel werden an der JLU in der Regel dezentral geprüft. Die Ergebnisse der einzelnen Prüfungen werden im CAFM-System dokumentiert.
Veranstaltungsservice
Nachdem eine Raumanfrage über das Web-Formular bei der Abteilung „E3 - Immobilienbewirtschaftung“ der JLU eingegangen ist, wird der Raumbedarf anhand der im Formular angegebenen Anforderungen analysiert. Nach der Prüfung der Verfügbarkeit werden der Raum bzw. die Räume in Stud.IP reserviert. Im CAFM-System werden anschließend Vertragsinformationen zur Vorbereitung eines Raumnutzungsvertrags hinterlegt. Im CAFM-System können dann Formulare zur Reservierungsbestätigung, zum Anschreiben und zum Raumnutzungsvertrag erstellt werden.
Durch das systematische Verwalten aller Raumnutzungsverträge ist jederzeit ein Überblick über laufende Veranstaltungen gegeben.
Technische Anlagen
Im CAFM-System sollen die Stammdaten aller prüfpflichtigen technischen Anlagen der JLU verwaltet werden. Im Modul "Flächenmanagement" werden sie ihrem Standort, z. B. einem Raum, zugeordnet. Sie bilden zudem eine wichtige Basis für die Erstellung von Instandhaltungsplänen.
Die Grundlage für diese Verwaltung ist ein Klassen-Attribut-Modell. Über dieses Modell werden Klassen (Objektarten) und Attribute (Merkmale) der technischen Anlagen definiert, nach Gewerken und Kostengruppen kategorisiert und Verantwortlichkeiten für die Datenpflege festgelegt.
Bestellungen
Über das CAFM-Modul können die Anwender*innen Bestellungen bis zu einer festgelegten Wertgrenze verwalten. Der Prozess kann damit beginnen, dass aus einer Bestellung heraus Preise zu gewünschten Leistungen bei verschiedenen Firmen abgefragt werden. Steht die zu beauftragende Firma fest, können über die Vorgänge Bestellformulare erzeugt werden.
Die Formulare für Preisanfragen und Bestellungen können direkt aus dem CAFM-System per E-Mail an die externen Firmen verschickt werden.
Auch Einzelbeauftragungen zu Rahmenverträgen der JLU können über das Modul vollständig digital durchgeführt werden.
Flur/Flurstücksverwaltung
Im CAFM-System sind alle Flurstücke der JLU in einer Baumstruktur nach Gemarkungen und Fluren gegliedert. Zu jedem Flurstück sind die wesentlichen Stammdaten hinterlegt.
Einige Flurstücke der JLU sind darüber hinaus im CAFM-System in einem Gesamtplan Gießens grafisch abgebildet.
Maßnahmenplanung
Von Instandhaltungen über energetische Sanierungen, Renovierungen und Modernisierungen bis hin zu Neubauten werden alle Maßnahmen der Abteilung "Bauliches und technisches Facility Management" der JLU über das CAFM-System gemanagt. Neben den wesentlichen Planungsdaten können viele Zusatzinformationen hinterlegt werden. Die Kosten können durch die Auflistung von Leistungen gemäß DIN 276 ermittelt werden. Weiterhin können die an den Maßnahmen Beteiligten definiert und eine Termin- sowie eine Mittelplanung hinterlegt werden.
Durch die Zuweisung von Budgets sowie die Zuordnung von Bauaufträgen und Rechnungen können Kostenrahmen, Kostenprognose, Kostenanschlag, Kostenfeststellung und genehmigte Kosten je Maßnahme überwacht werden.
Im CAFM-System können auch die Folgeprozesse Abnahmen, Gewährleistungen und Bürgschaften erstellt und verwaltet werden.
Personaleinsatzplanung
Das Dezernat E mit seinen über 440 Mitarbeitenden erfordert eine umfassende Personalorganisation und -einsatzplanung. Diese Vorgänge sollen durch das CAFM-System unterstützt werden.
Der entsprechende Prozess befindet sich aktuell im Probebetrieb.
Objektschutzleistungen
Die von der JLU beauftragten Objektschutzleistungen sind gebäudespezifisch im CAFM-System hinterlegt. Ereignisberichte und Wächterprotokolle der Sicherheitsdienste werden als Meldungen im System angelegt und den zuständigen Mitarbeitenden zur Bearbeitung zugeordnet. Die weitere Bearbeitung, z. B. die Kommunikation mit betroffenen und eingebundenen Personengruppen, Organisationen und Behörden kann dann direkt aus dem CAFM-System per E-Mail erfolgen.
Störungen
Über die Störungsmeldungswebsite der JLU, die Teil des CAFM-Systems ist, werden jährlich über 7.000 Meldungen an das "Dezernat E - Liegenschaften, Bau und Technik" weitergeleitet.
Die Meldungen werden dann im CAFM-System bearbeitet und sind oft die Grundlage weiterer CAFM-Prozesse, wie interne Arbeitsaufträge und die Beauftragung externer Firmen, die aus den Meldungen generiert werden können. Die Mitarbeitenden des Dezernats E können mithilfe von Tablets, auf denen unter anderem Apps des CAFM-Systems installiert sind, Meldungen und Arbeitsaufträge bearbeiten.
Melder*innen erhalten automatisch E-Mails zum Stand der Bearbeitung ihrer Meldung.
Verträge
Im CAFM-Modul Vertragsmanagement werden die laufenden Verträge des Dezernats E dokumentiert. Zu jedem Vertrag sind die wesentlichen Stammdaten erfasst. Diese können als digitale Dokumente hinterlegt und mit Instandhaltungsplänen und Maßnahmen verknüpft werden.
Das CAFM-System erinnert die für die Verträge zuständigen Mitarbeitenden automatisch per E-Mail an Kündigungsfristen. Nicht gekündigte Verträge können vom System automatisch verlängert werden.
Dashboards
Mit den Dashboards stehen im CAFM-System grafische Benutzeroberflächen zur Verfügung, die Daten und Kennzahlen in Echtzeit visualisieren. Mithilfe dieser Dashboards können die Anwenderinnern und Anwender ihre Vorgänge, wie Meldungen, Arbeitsaufträge und Bestellungen, auf einen Blick überwachen und steuern.
Bauaufträge
Das Modul Bauauftragswesen unterstützt die JLU bei der zentralen Planung, Vergabe, Steuerung und Dokumentation von Bauaufträgen und Instandsetzungsmaßnahmen. Aufgaben und Fortschritte sind für alle Beteiligten jederzeit transparent nachvollziehbar.
Durch detaillierte Budgetzuweisungen, Mittelbindungen und eine kontinuierliche Kostenüberwachung behalten die Mitarbeitenden den Überblick über geplante, gebundene und tatsächlich angefallene Kosten. Finanzielle Abweichungen werden frühzeitig erkannt, sodass rechtzeitig gegengesteuert werden kann.
Die Beauftragungen erfolgen direkt und digital aus dem CAFM-System.
Zudem können auch die Folgeprozesse Abnahmen, Gewährleistungen und Bürgschaften erstellt und verwaltet werden.
Mietverwaltung/Gästehäuser
Die JLU bietet internationalen Gastwissenschaftlern, Professoren und Doktoranden hochwertige Unterbringungsmöglichkeiten in eigenen Gästehäusern. Die beiden primären Einrichtungen sind das Alexander-von-Humboldt-Haus und das Wilhelm-von-Humboldt-Haus. Die Verwaltung erfolgt zentral über das Dezernat E (Wirtschaftsverwaltung).
Die JLU verwendet eine eigens für ihre Anforderungen programmierte Software zur Verwaltung der Gästehäuser. Mit dieser lassen sich Termine und Zimmerbelegungen planen, Belegungsstatistiken erstellen, Zimmer und Inventar verwalten sowie Buchungsbelege und Rechnungen ausstellen.
Instandhaltungsmanagement
Instandhaltungspläne im CAFM-System definieren wiederkehrende Aufgaben. Mit ihnen wird festgelegt,
- wer (zuständige und ausführende Mitarbeitende)
- was (betroffene Objekte, z. B. technische Anlagen)
- wann (an welchem Datum und in welchem Intervall)
- wie (es können Checklisten hinterlegt werden)
Die Mitarbeitenden des Dezernats E können mithilfe von Tablets, auf denen unter anderem Apps des CAFM-Systems installiert sind, Meldungen und Arbeitsaufträge bearbeiten.
Schlüsselverwaltung
Über das CAFM-Modul zur Schlüsselverwaltung werden die Schließanlagen für mechanische Schlüssel und Schließzylinder für Gebäude und Räume der JLU verwaltet. Die Prozesse zur
- Bestellung
- Abholung
- Ausgabe
- Verlängerung
- Rückgabe
- Verlust und Vernichtung
Um stets aktuelle Daten zu den Schlüsselinhaber*innen vorhalten zu können, besteht eine Schnittstelle zum Identity- und Access-Management-System (IAM) der JLU. So kann insbesondere gewährleistet werden, dass Schlüssel rechtzeitig zum Austritt aus der JLU zurückgegeben werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Schlüsselverwaltung der JLU.
Energiemanagement
Zentraler Bestandteil des CAFM-Moduls Energiemanagement ist der Energiebaum. Über diesen wird die Standortstruktur der JLU, d. h. die Campusbereiche, Liegenschaften, Gebäude, Geschosse und Räume, speziell für die Energiezähler abgebildet. So können die Zähler den jeweiligen Standorten zugeordnet werden, die sie mit Energie versorgen.
Im CAFM-System werden Energiezähler aller Energiearten verwaltet. Ausgenommen sind Energiezähler, die mit der Gebäudeleittechnik der JLU verbunden sind. Zählerverbräuche werden importiert. Zählerwerte werden mithilfe von Tablets dokumentiert, auf denen unter anderem eine CAFM-App zum Energiemanagement installiert ist.
Darüber hinaus werden im CAFM-System Maßnahmen zur Einsparung von Energie (Strom, Wärme und Kälte) erfasst. Die daraus resultierenden Kosten- und Energieeinsparungen bilden die Datenbasis für die strategische Finanzierung (Intracting) sowie für das Reporting von Energieeffizienzmaßnahmen und erneuerbaren Energien in den Liegenschaften der JLU.
Weitere Informationen zum Energiemanagement der JLU finden Sie auf der Website der Abteilung E3 - Immobilienbewirtschaftung.
Rechnungsverwaltung
Rechnungen zu Bestellungen und Bauaufträgen, die mit dem CAFM-System erstellt wurden, werden nach Freigabe in SAP und Auszahlung über eine Schnittstelle in das CAFM-System übertragen und den entsprechenden Bestellungen bzw. Bauaufträgen zugeordnet. Sie fließen direkt in die Budget- und Maßnahmenüberwachung ein, sodass die Ist-Kosten von Bauprojekten und Aufträgen/Bestellungen im CAFM jederzeit sichtbar und aktuell sind. Dies unterstützt die Budget- und Kostenkontrolle enorm.
Die Schnittstelle ist sehr komplex, verfügt über zahlreiche Prüfmechanismen und löst bei notwendigen Nacharbeiten und Fehlern, die beim Rechnungsimport auftreten, automatisch E-Mail-Benachrichtigungen aus.
Die Schnittstelle befindet sich aktuell im Aufbau.
Fuhrparkverwaltung
Über das CAFM-Modul zum Fuhrparkmanagement werden mehr als 220 landeseigene Kraftfahrzeuge verwaltet. Neben den Stammdaten der Fahrzeuge und deren Kosten werden auch Termine für TÜV- und UVV-Prüfungen überwacht. Zudem werden die Kilometerstände dokumentiert und es wird festgehalten, ob die Fahrzeugnutzer*innen ihre Fahrtenbücher ausgefüllt haben. Fahrgenehmigungen können digital erteilt, erweitert, verlängert und entzogen werden. Die entsprechenden Informationen und Formulare werden automatisch vom CAFM-System per E-Mail an die Inhaber*innen versendet.
Über eine Schnittstelle können Fahrzeugkosten importiert werden.
Um Führerscheinkontrollen zu überwachen, besteht eine Schnittstelle zur Software der JLU, mit der die Führerscheinkontrollen über Terminals durchgeführt werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Fuhrparkverwaltung der JLU.
Strategisches Gebäudemanagement
Das CAFM-System fungiert als zentrale Informationsdrehscheibe. Es nutzt die Daten des CAFM, um langfristige Ziele wie Kostenoptimierung, Werterhalt und Nachhaltigkeit zu erreichen. Es unterstützt im Wesentlichen durch
- Datentransparenz als Entscheidungsgrundlage
- Werterhaltung und Zustandsbewertung
- Flächenoptimierung und Portfolio-Strategie
- Nachhaltigkeit und Energiemanagement
- Risikomanagement und Rechtssicherheit
Desk Sharing
Desk-Sharing wird an der JLU bereits auf vielfältige Art und Weise praktiziert. Es wird derzeit geprüft, ob das CAFM-System Teile dieser Prozesse unterstützen kann.
Reinigungsmanagement
In der Abteilung Immobilienbewirtschaftung wird die Eigenreinigung über Reinigungsreviere organisiert. Mithilfe des CAFM-Systems soll die Steuerung dieser Reinigungsreviere weiter digitalisiert und somit auch vereinfacht werden.
Weitere Informationen finden Sie finden Sie auf der Website des Sachgebiets zur Organisation der Eigenreinigung der JLU.
Mobile Mängelerfassung
Aktuell entwickelt die JLU gemeinsam mit dem CAFM-Anbieter eine CAFM-App zur Dokumentation mobiler Abnahmen baulicher und technischer Anlagen sowie zur sonstigen mobilen Mängelerfassung. Über Eingabemasken können Mängel kategorisiert, beschrieben und mit Fotos hinterlegt werden. Zudem wird eine genaue Verortung der Mängel auf Geschossplänen möglich sein. Nach der Synchronisierung werden die Daten im CAFM-System weiterbearbeitet. So können Berichte erstellt und Mängelanzeigen per E-Mail direkt aus dem System an Externe verschickt werden.
Beteiligte Planer und Dienstleister sollen außerdem die Möglichkeit erhalten, Mängelbeseitigungen auf einer eigenständigen Website zu dokumentieren.