Bestandteile der Signatur
Ausführliche Erläuterungen zu allen Bestandteilen der E-Mail-Signatur
Signaturtrenner
Es ist etablierte Konvention, eine Signatur durch einen Signaturtrenner vom Nachrichtentext abzutrennen. Dieser besteht aus einer Zeile, die nur die Zeichenfolge "-- " (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) enthält. Dadurch ist es den meisten E-Mail-Programmen und Newsreadern möglich, eine Signatur zu erkennen und beim Zitieren in der Antwort automatisch zu unterdrücken.
Name und Position
Bitte nehmen Sie Ihren vollständigen Name in die E-Mail-Signatur auf, bestehend aus Vor- oder Rufname und Nachname sowie gegebenfalls den akademischen Titeln. Unter ihren Name können Sie bei Bedarf Ihre Position ergänzen (sprich als was Sie an der JLU Gießen tätig sind). Auf Wunsch können Sie in einer weiteren Zeile ein Gender-Pronomen hinzufügen - also zum Beispiel "(er/ihm)" beziehungweise "(he/him)" oder "(sie/ihr)" beziehungsweise "(she/her)" oder ein genderneutrales Pronomen.
Anschrift
Die Anschrift beginnt immer mit "Justus-Liebig-Universität Gießen" oder "Justus Liebig University Giessen" (in der englischen Version). In der nächsten Zeile steht dann der Name Ihrer JLU-Einrichtung. Verwenden Sie dabei bitte ausschließlich die offizielle Bezeichung aus dem JLU-Organigramm. In einer weiteren Zeile kann noch eine Abteilung, ein Sachgebiet oder ähnliches ergänzt werden. Danach folgen eine Zeile mit Straße und Hausnummer sowie eine weitere mit Postleitzahl und Ort. Bei Bedarf können Sie anschließend auch Ihre Raumnummer aufführen. In diesem Fall wird auch ein Verweis zum Raum in JLUmaps empfohlen. In besonderen Fällen können auch mehrere Anschriften aufgelistet werden (zum Beispiel wenn sich die Post- und Besuchsanschriften unterscheiden).
Telefonnummern
In der Signatur soll mindestens eine Telefonnummer enthalten sein. Es können aber beliebig viele weitere Nummern aufgeführt werden. Hierzu gehören beispielsweise Nummern vom Sekretariats, vom Mobiltelefon, vom Fax oder von weiteren weiteren Arbeitsplätzen. Bitte beachten Sie die die unterschiedliche Schreibweise der Telefonnummern in der deutschen und englischen Version der Signatur.
E-Mail-Adressen
Neben der E-Mail-Adresse, von der Sie die Nachricht schreiben, können auch noch weitere Adressen in der Signatur stehen. Dies können zum Beispiel Funktionspostfächer sein.
Internet-Adresse und soziale Netzwerke
Die Signatur soll mindestens einen Hinweis auf unsere Seite uni-giessen.de umfassen. Wenn Ihre Einrichtung ebenfalls eine Präsenz auf uni-giessen.de unterhält, können Sie gerne auch direkt dorthin verweisen. Darüber hinaus können gerne auch Verweise zu den offziellen JLU-Konten auf den unterschiedlichen sozialen Netzwerken aufgenommen werden. Dies sind Facebook, Instagram, X (ehemals Twitter), LinkedIn und Youtube. Falls Ihre Einrichtung eigene Konten bei sozialen Medien hat, können Sie diese natürlich ebenfalls in die Signatur aufnehmen. Falls Sie Ihre E-Mails nicht im Nur-Text-Format verschicken, sollten die Verknüpfungen anklickbar eingerichtet werden.
Zeitangaben
Wenn Sie feste Sprechzeiten haben oder Ihre Einrichtung verbindliche Öffnungszeiten hat, dann können diese am Ende der Signatur aufgeführt werden. Sie können außerdem Ihre Erreichbarkeit angeben, falls Sie in Teilzeit tätig sind.
Bitte klären Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Vorgesetzten, welche Elemente Ihrer Signatur für die Abteilung oder das Team verpflichtend sind, wie z.B. Angaben zur Funktionsadresse, Raumnummer / Gebäudeplan (bei Publikumsverkehr)