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Häufig gestellte Fragen

Unten ist eine Sammlung von häufig gestellten Fragen der Nutzenden in Eveeno.

Zuständigkeiten und Event-Anlage

Q: Ich habe selbst ein Event in Eveeno angelegt. Muss ich das Formular ausfüllen?

A: Ja. Für Veranstaltungen der JLU nutzen Sie bitte immer das JLU-Formular. Ihre Veranstaltung wird dann durch das BfD in Eveeno mit den richtigen Berechtigungen angelegt. Notwendige Grundeinstellungen werden gesetzt, es wird auf die JLU-Datenschutzerklärung verwiesen, die Veranstaltung erscheint im Corporate Design der JLU und die angefragten Organisationsberechtigungen werden vergeben. Nur so können Sie alle Eveeno-Features vollumfänglich für Ihre Planung nutzen.

Weitere Informationen: www.uni-giessen.de/eveeno

Q: Wie kann ich ein Event aus meinem Account übertragen und DSGVO-konform gestalten?

A: Kontaktieren Sie uns (bfd) und erteilen Sie dem BfD Organisationsrechte für das zu übertragende Event (im Event unter Berechtigungen > Team). Wir kopieren das Event, passen die Grundeinstellungen an und geben Ihnen Berechtigungen. Nur so können Sie alle Eveeno-Features vollumfänglich für Ihre Planung nutzen.
Das Originalevent können Sie anschließend löschen oder umbenennen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Bearbeitung von Events

Q: Wie bearbeite ich Felder/Formulare in meinem Event?

A: Für die Bearbeitung Ihres Events (Anmeldeformulars) nutzen Sie bitte den Eveeno-Formular-Editor. Dieser bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung und Anpassung an Ihre Veranstaltung. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie hilfreiche Hinweise zur Nutzung finden Sie hier: https://eveeno.com/doc/hilfe-und-faq/formulareditor/

Testen und Veröffentlichung

Q: Wie kann ich ein Event testen, bevor es veröffentlicht wird?

A: Zur Überprüfung Ihrer Veranstaltung in Eveeno können Sie ganz bequem die Liveansicht oder die Testansicht nutzen. So haben Sie die Möglichkeit, alle Inhalte und Einstellungen in Ruhe zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen, bevor Teilnehmende Zugriff erhalten.

 

Alternativ können Sie Ihre Veranstaltung bereits aktivieren und zunächst auf „privat“ setzen. In diesem Fall ist das Event nicht öffentlich auffindbar und kann in geschütztem Rahmen geprüft werden. Sobald alle Einstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen und alles bereit ist, können Sie die Sichtbarkeit mit wenigen Klicks auf „öffentlich sichtbar“ umstellen.

Spracheinstellung

Q: Können Events auf Englisch dargestellt werden?

A: Ja, Sie können die Sprache Ihres Events selbstständig anpassen. Gehen Sie dazu in den Bereich „Einstellungen“ > „Sprache“ und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus: Deutsch, Englisch, Französisch oder eine gemischte Variante.

Bei den ersten drei Optionen wird der gesamte Buchungsprozess in der gewählten Sprache durchgeführt. Dazu zählen unter anderem Beschriftungen, Systemmeldungen, E-Mails, Rechnungen und Tickets.

Weitere Informationen finden Sie hier: Spracheinstellungen – Hilfe und FAQ.

Hinweis: Eine Datenschutzerklärung in englischer Sprache ist derzeit noch nicht verfügbar, wird aber derzeit erarbeitet. Es gilt die Datenschutzerklärung der JLU in deutscher Sprache.

Datenschutz

Q: Muss ich das Feld zur Datenschutzerklärung anpassen?

A: Nein, im Feld „Datenschutzerklärung“ müssen Sie keine Anpassungen vornehmen. Wenn Sie Ihr Event über das Formular beantragt haben, wird automatisch auf die JLU-Datenschutzerklärung in Ihrem JLU-Eveeno-Event verwiesen.

Hinweise: 

  • Eine englische Datenschutzerklärung kann nicht bereitgestellt werden. Es gilt die Datenschutzerklärung der JLU in deutscher Sprache.
  • Sobald Sie eine anmeldepflichtige Veranstaltung mit Eveeno planen und personenbezogene Daten abfragen, nutzen Sie bitte das JLU-Formular um das Tool datenschutzkonform nutzen zu können.

Schulungen

Q: Gibt es Schulungen für Eveeno?

A: Es werden keine zentralen Schulungen angeboten. Eveeno ist ein intuitiv bedienbares Tool mit umfangreicher Dokumentation.

Wir setzen auf den „Learning-by-Doing“-Ansatz: Nutzer/-innen können in ihren kostenlosen Accounts ganz entspannt ausprobieren, sich durchklicken und alles in ihrem eigenen Tempo entdecken.

 Finanzen / Musterkalkulationen 

Q: Wann muss ich eine Kostenkalkulation erstellen?

A: Eine Kalkulation ist immer dann erforderlich, wenn im Rahmen Ihrer Veranstaltung über Eveeno Einnahmen geplant sind – insbesondere, wenn Teilnehmendenentgelte erhoben werden oder Kosten gedeckt werden müssen (z. B. Catering, Workshops oder Materialien).

Auch wenn Sie unsicher sind, ob eine Kalkulation notwendig ist, empfiehlt es sich, frühzeitig in die Abstimmung mit dem Dezernat D zu gehen, um finanzielle und organisatorische Fragen rechtzeitig zu klären.

Hinweise:

 Namensschilder 

Q: Wie erstelle ich in Eveeno Namensschilder für meine Veranstaltung?

A: Sie können Namensschilder über das Event-Dashboard herunterladen. Wählen Sie dort die Option „Dokumente herunterladen“ und anschließend „Badges herunterladen“. So können Sie Namensschilder für alle bisher angemeldeten Personen als ZIP-Datei herunterladen.

In der ZIP-Datei liegt jedes Namensschild als einzelne PDF vor. Wenn Sie die Schilder gemeinsam drucken möchten – zum Beispiel über die Hausdruckerei (HRZ) – können Sie die Dateien in Adobe Acrobat Pro zu einer Datei zusammenführen.

Support

 Q: An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Bei Fragen zum JLU-Formular, zu Funktionen oder zum Datenschutz wenden Sie sich gern an uns (bfd).

Für technische Fragen rund um die Nutzung von Eveeno steht Ihnen der Hilfe- und Supportbereich von Eveeno zur Verfügung: Eveeno Hilfe und Support

Zögern Sie nicht, uns bei Bedarf zu kontaktieren – wir helfen Ihnen gern weiter.