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E-Mailsystem der JLU ab KW 51 2019

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E-Mailsystem der JLU ab KW 51 2019

Zur Wiederherstellung der elektronischen Kommunikationsfähigkeit wird ab der KW 51 ein E-Mail-System in Betrieb genommen, das auf IMAP basiert. Hierzu beantworten wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fragen und stellen Ihnen entsprechende Anleitungen getrennt nach den einzelnen Zielgruppen bereit.

 

Allgemeine Informationen

  • Für den Abruf und Versand von E-Mails ist ein Internetanschluss erforderlich. Da das Datennetz der JLU (Datendosen und WLAN) noch nicht in allen Bereichen verfügbar ist, ist die Nutzung des E-Mailsystems ggf. nur außerhalb der JLU-Datennetz-Infrastruktur möglich.
  • Für den Abruf und Versand von E-Mails steht Webmail unter https://wm.hrz.uni-giessen.de zur Verfügung. Des Weiteren können E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird genutzt werden (Anleitung). Es muss in jedem Fall das neue Passwort verwendet werden, das in der KW 51 ausgeteilt wurde. Mitarbeitende der JLU, die ein Exchange-E-Mail-Konto des HRZ der JLU genutzt haben, beachten bitte unbedingt die untenstehenden Informationen hierzu. 
  • E-Mails, die von externen E-Mailadressen aus in dem Zeitraum ab dem Sicherheitsvorfall (8.12.) bis zur KW 51 verschickt wurden, konnten häufig nicht zugestellt werden. Die Absender erhielten in diesem Fall jedoch von ihrem E-Mail-Anbieter in der Regel den Hinweis, dass die E-Mails „unzustellbar“ sind (ggf. erst nach einigen Tagen), so dass sie nach dem Ende des Serverausfalls ihre Nachrichten erneut versenden können. Da E-Mailserver die Zustellung zum Teil mehrfach über einen längeren Zeitraum anstoßen, werden auch E-Mails in den Postfächern zu finden sein, die nach dem 8.12. verschickt wurden.
  • Weiterleitungen können derzeit nicht eingerichtet werden. Wir werden Sie informieren, sobald diese Funktionen wieder zur Verfügung stehen.
  • Abwesenheitsbenachrichtigungen können direkt in Horde-Webmail eingerichtet werden (oben im Menü: Webmail -> Filter -> Mitte: Abwesenheit).

 

Wichtige Informationen für Mitarbeitende der JLU, die bisher ein Exchange-E-Mail-Konto des HRZ der JLU genutzt haben

Wo finde ich meinen alten E-Mails?

Alle E-Mails, die vor der Umstellung des Postfachs von IMAP zu Exchange in der Mailbox waren, stehen weiterhin zur Verfügung. 

Alle E-Mails, die über Exchange empfangen wurden, stehen über IMAP nicht zur Verfügung. Diese liegen aber ggf. noch lokal auf den Rechner vor und sollten unbedingt gesichert werden. Hierzu sind folgende Hinweise zwingend zu beachten:

  1. HINWEIS 1: Wenn die Anmeldung an dem dienstlichen PC über die Domäne der JLU „uni-giessen.de“ erfolgt (Prüfmöglichkeit siehe unten), sollten die alten Outlook-Elemente inkl. E-Mails, Kontakte etc. gesichert werden (Anleitung). Dies ist sehr wichtig, da die Zeit, in der die Anmeldung noch über die Domäne möglich ist, begrenzt ist. Daher können Sie sich ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr an ihrem PC anmelden und folglich nicht mehr an Ihre Daten gelangen.
    Die exportierten Daten importieren Sie sodann entweder auf einen PC/Mac, an dem Sie sich ohne Anmeldung an der Domäne „uni-giessen.de“ anmelden können oder aber Sie lassen sich ein lokales Benutzerkonto auf ihrem PC einrichten. Bitte kontaktieren Sie hierfür ihren lokalen IT-Ansprechpartner vor Ort.
  2. HINWEIS 2: Wenn Sie das neue IMAP-Konto unter Outlook einrichten, sollten Sie die gesicherten und vorher exportierten E-Mails als neues Konto importieren. Hierbei bitte auf keinen Fall die importierten E-Mails in das neue IMAP-Konto kopieren! Dies würde dazu führen, dass die Postfächer zu groß werden und bei einem Wiederumstieg zurück auf Exchange Dubletten entstehen würden.

 

Eine Verbindung der doppelt-grün gescannten Rechner mit dem JLU-Netz muss weiterhin unterbleiben. Doppelt-grün gescannte Endgeräte dürfen jedoch in allen übrigen Netzwerken - unter der Voraussetzung einer installierten und aktualisierten Virenscansoftware - genutzt werden. Nach Möglichkeit sind regelmäßig Windows-Updates zu installieren.

 

Wie kann ich prüfen, ob mein PC an der Domäne uni-giessen.de angemeldet war?

 

  • Öffnen Sie bitte den Datei-Explorer.
  • Geben Sie in der Adresszeile „Systemsteuerung\Alle Systemsteuerungselemente\System“ ein.
  • Im Bereich „Einstellungen für Computername, Domäne, Arbeitsgruppe“ ist im Falle der Anmeldung an der JLU-Domäne bei Domäne „uni-giessen.de“ eingetragen.

 

Screenshot

 

Wie kann ich meine E-Mails über IMAP ab der KW 51 abrufen/versenden?

  1. Webmail: Sie können Ihre E-Mails mit einem Webbrowser (Webmail) unter https://wm.hrz.uni-giessen.de abrufen und über diesen Weg auch E-Mails versenden. 
  2. E-Mail-Programme (z.B. Outlook): Anleitung

Eine Verbindung der doppelt-grün gescannten Rechner mit dem JLU-Netz muss weiterhin unterbleiben. Doppelt-grün gescannte Endgeräte dürfen jedoch in allen übrigen Netzwerken - unter der Voraussetzung einer installierten und aktualisierten Virenscansoftware - genutzt werden. Nach Möglichkeit sind regelmäßig Windows-Updates zu installieren.

Weitere wichtiger Hinweise:

  • Wiederumstieg auf Exchange: Dies ist geplant, jedoch können wir aktuell keinen Zeitpunkt benennen, wann dies erfolgen kann. Es ist unsere Zielsetzung, dass bei dem Wiederumstieg alle Ihre alten E-Mails erhalten bleiben.
  • Für Mitarbeitende der JLU, die bisher kein Exchange-E-Mail-Konto genutzt haben sowie Mitarbeitende am FB11, die das Exchange-E-Mail-Konto vom UKGM (AKAD) verwendet haben, gelten nur die allgemeinen Hinweise und nicht diese zielgruppenspezifischen Hinweise.
  • Derzeit arbeiten wir an der Reaktivierung der unpersönlichen E-Mail-Postfächer/Funktionsadressen. Wir werden Sie unter www.uni-giessen.de informieren, sobald diese wieder zur Verfügung stehen.



Kontakt:

Hochschulrechenzentrum der JLU

Tel.: 0641 99 10600

support@hrz.uni-giessen.de