Informationen zum Promotionsverfahren

Bitte beachten Sie, dass Änderungen Ihrer Stammdaten (Adresse, Name, Geschlecht) nicht automatisch in die Universitätssyteme übernommen werden. Bitte teilen Sie entsprechende Änderungen im Laufe Ihres Promotionsverfahrens stets umgehend dem Prüfungsamt, dem Studierendensekretariat sowie anderen ggf. relevanten Stellen mit!

Zunächst benötigen Sie das Anmeldeformular zur Promotion sowie den Statistikfragebogen. Sollte die Promotion Ihr erster Abschluss im Rahmen des deutschen Bildungssystems sein (d.h. Abitur/Hochschulzugangsberechtigung, Bachelor, Master etc. alle im Ausland erworben), verwenden Sie bitte den englischen Statistikfragebogen.

Melden Sie Ihre Promotion frühzeitig, am besten zu Beginn des Forschungsvorhabens an. Beachten Sie, dass selbst im Idealfall mindestens ein Monat zwischen der Antragstellung und der Zulassung zur Promotion liegt. 

Bitte reichen Sie alle Unterlagen wie unten beschrieben ausgefüllt bei uns im Prüfungsamt ein. Wir kümmern uns dann um die Weiterleitung der entsprechenden Unterlagen an den Dekan bzw. die Dekanin, den Promotionsausschuss und die betreuende Professur.  

Anmeldeformular

Das Anmeldeformular zur Promotion wird von Ihnen wie folgt ausgefüllt:

• Seite 1 oberhalb der durchgezogenen Linie (bis "Vom Prüfungsamt auszufüllen").
• Seite 3 bis einschließlich "Unterschrift des Doktoranden".
• Seite 4 bis einschließlich "Betreuer".

Auf Seite 2 finden Sie eine Liste aller erforderlichen Dokumente/Informationen. Die einzelnen Punkte sind im Folgenden kurz erläutert:

1. Der Lebenslauf muss datiert und unterschrieben sein. 
2. Wenn Ihr Zeugnis von der JLU stammt, reicht eine unbeglaubigte Kopie aus. Ansonsten muss das Zeugnis amtlich beglaubigt und ggf. ins Deutsche oder Englische übersetzt werden. Alternativ können Sie die Originale bei uns im Prüfungsamt vorlegen, damit wir die Übereinstimmung mit den Kopien offiziell bestätigen können. 
3. Das kann z.B. Ihr Bachelor-Zeugnis oder ein Staatsexamen sein. Es handelt sich hierbei nur um staatliche bzw. akademische Prüfungen, d.h. keine Schulzeugnisse o.ä.
4. Ein kurzer, formloser Vermerk oder auch ein handschriftlicher Vermerk auf dem „Antrag auf Zulassung zur Promotion“ ist ausreichend. Eine Kopie/ein Scan des Schreibens, das den vorzeitigen Abbruch des vorherigen Promotionsverfahrens bestätigt, muss vorgelegt werden, wenn Sie bereits ein anderes Promotionsverfahren begonnen haben.
5. Bitten Sie Ihren vorgeschlagenen Erstbetreuer bzw. Erstbetreuerin, der schriftlichen Stellungnahme (Punkt 9) einen Satz hinzuzufügen, dass Sie über ausreichende Kenntnisse der deutschen oder englischen Sprache verfügen.
6. Die Liste der wissenschaftlichen Veröffentlichungen kann auch Teil des Lebenslaufs sein. In diesem Fall machen Sie bitte einen kurzen Vermerk auf dem Formular. 
7. Kann Teil der Stellungnahme (Punkt 9) sein und muss von Ihnen und der Betreuerin bzw. dem Betreuer unterschrieben sein. Hierzu gibt es keine Vorlage.
8. Tragen Sie den Namen einfach auf dem Antragsformular ein.
9. Muss von der Betreuerin bzw. dem Betreuer unterschrieben sein. Lassen Sie bei Bedarf der Betreuerin bzw. dem Betreuer diese Vorlage zukommen. Bitte beachten Sie ggf. die Vorgaben der Promotionsordnung.
10. Tragen Sie die Unterschrift einfach auf dem Antragsformular ein. Sie finden die Satzung der Justus-Liebig-Universität Gießen zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis hier.
11. Muss nicht unbedingt eingereicht werden (kann aber z.B. von der DFG verlangt werden). Muss ggf. zusätzlich zu Punkt 9 eingereicht werden. 
12. Für Promotionen an den Fachbereichen 07 oder 08 irrelevant.
13. Bitte vergessen Sie nicht, den Statistikfragebogen (deutsch bzw. englisch bei vorherigen Abschlüssen ausschließlich im Ausland) auszufüllen.

Statistikfragebogen

• Wenn Sie mindestens einen Abschluss im deutschen Bildungssystem erworben haben (Hochschulzuganmgsberechtigung, z.B. Abitur, Bachelor, Master o.ä.), füllen Sie bitte den deutschen Statistikfragebogen aus. Wenn die angestrebte Promotion der erste Abschluss im deutschen Bildungssystem ist, verwenden Sie bitte den englischen Statistikfragebogen.
• Die Fragen sind weitestgehend selbsterklärend. Für die Fragen 12 und 13 (Hochschulzugangsberechtigung) beachten Sie bitte diese Ausfüllhilfe. Für Frage 28 (Strukturierte Promotionsprogramme) verwenden Sie bitte die Bezeichnungen aus dieser Liste.

Die Anfertigung einer kumulativen Dissertation muss zu gegebener Zeit, insbesondere vor Abgabe der Dissertationsschrift beantragt werden. Bitte verwenden Sie hierzu unser Antragsformular. Dieser Antrag kann erst gestellt werden, wenn Sie eine entsprechende Anzahl von Publikationen vorweisen können. Bitte beachten Sie unsere Informationsseite zu kumulativen Dissertationen.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen Ihrer Stammdaten (Adresse, Name, Geschlecht) nicht automatisch in die Universitätssyteme übernommen werden. Bitte teilen Sie entsprechende Änderungen im Laufe Ihres Promotionsverfahrens stets umgehend dem Prüfungsamt, dem Studierendensekretariat sowie anderen ggf. relevanten Stellen mit!

Es ist immer ratsam, die von Ihnen avisierte (Wunsch-)Prüfungskommission bereits vor der Abgabe Ihrer Dissertation per Email dem Prüfungsamt zukommen zu lassen. Wir versuchen dann bereits vorab Ihre Kommission genehmigen zu lassen, um die nachfolgenden Prozesse zu beschleunigen. Hierzu benötigen wir von ihnen die folgenden Informationen für alle Kommissionsmitglieder:

• Vollständiger Name und Titel
• Institut (ggf. des Fachbereichs)
• das zugehörige Prüfungsfach/Fachdisziplin
• bei externen Mitgliedern: alle Kontaktdaten (Name, Titel, Institut, Adresse, Email, Fachdisziplin, sowie einen Link zur aktuellen Homepage)
• Beachten Sie bitte bei der Zusammenstellung Ihrer Prüfungskommission, dass alle Kommissionsmitglieder habilitiert sein müssen (ansonsten bedarf es einer Sondergenehmigung), Sie bei "Prüfungsfach" mindestens 3 verschiedene Prüfungsfächer angeben müssen in denen Sie geprüft werden und jeweils mindestens ein Gutachter bzw. eine Gutachterin sowie ein Prüfer bzw. eine Prüferin dem Fachbereich 07 oder 08 angehören müssen.

Sollten wir Rückfragen zu Ihrer Wunsch-Kommission haben, melden wir uns selbstverständlich bei Ihnen. Andernfalls erhalten Sie zu dieser Anfrage keine Rückmeldung. Wenn Sie sich vor Abgabe Ihrer Dissertation versichern möchten, dass Ihre Kommission genehmigt wurde, melden Sie sich gerne bei Frau Wiltheis.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen Ihrer Stammdaten (Adresse, Name, Geschlecht) nicht automatisch in die Universitätssyteme übernommen werden. Bitte teilen Sie entsprechende Änderungen im Laufe Ihres Promotionsverfahrens stets umgehend dem Prüfungsamt, dem Studierendensekretariat sowie anderen ggf. relevanten Stellen mit!

Bei der Abgabe der Dissertation und der Anmeldung der Disputation handelt es sich streng genommen um zwei getrennte Vorgänge, welche allerdings zeitgleich erfolgen sollten. Zudem kann eine abschließende Bearbeitung des Promotionsverfahrens erst erfolgen, wenn die Promotionsgebühren in Höhe von 150 EUR bei uns eingegangen sind: 

• Empfänger: Justus-Liebig-Universität Gießen
• Kreditinstitut: Landesbank Hessen-Thüringen
• BIC: HELADEFF
• IBAN: DE98 5005 0000 0001 0065 50
• Verwendungszweck: Promotion zum Dr. rer. nat. Name, Vorname

Abgabe der Dissertation

• Voraussetzung für die Abgabe ist die Anmeldung der Promotion und ggf. die Beantragung und Genehmigung einer kumulativen Dissertation.
• Bitte deklarieren Sie die Arbeit als Dissertation der JLU und integrieren Sie die unterschriebene Versicherung der Eigenständigkeit aus der Promotionsordnung und achten Sie darauf, dass eine deutsche und eine englische Zusammenfassung (Abstract) in die Arbeit mit eingebunden wurden (Siehe Richtlinien für Promotionsordnungen an der JLU Gießen 1.1). Reichen Sie die gedruckte Dissertation in fünffacher Ausfertigung zusammen mit den Formularen zur Anmeldung zur Disputation und Statistik über Auslandsaufenthalte bei uns ein. Wir versehen alle Exemplare mit einem Eingangsstempel und geben Ihnen 4 Exemplare für die Verteilung an die Prüfungskommission wieder mit.
• Bitte reichen Sie uns neben den 5 gedruckten Exemplaren Ihrer Dissertation zudem eine digital durchsuchbare Version (pdf, nicht größer als 15 MB) per Email ein.
• Wir sind dazu angehalten keine Ringbindungen anzunehmen. Bitte binden Sie Ihre Arbeit in einer anderen Form.

Anmeldung der Disputation

• Füllen Sie das Formular zur Anmeldung der Disputation sowie den Statistikfragebogen zu Auslandsaufenthalten (auch wenn diese nicht vorlagen) aus.
• Sofern Ihre Prüfungskommission nicht vorab bereits genehmigt wurde, beachten Sie bitte bei der Zusammenstellung Ihrer Prüfungskommission, dass alle Kommissionsmitglieder habilitiert sein müssen (ansonsten bedarf es einer Sondergenehmigung), Sie bei „Fachrichtung“ mindestens 3 verschiedene Prüfungsfächer angeben müssen in denen Sie geprüft werden und jeweils mindestens ein Gutachter bzw. eine Gutachterin sowie ein Prüfer bzw. eine Prüferin dem Fachbereich 07 oder 08 angehören müssen.
• Legen Sie oben genannte Formulare (Anmeldung zur Disputation und Statistik über Auslandsaufenthalte) zusammen mit den 5 gedruckten Exemplaren Ihrer Dissertation im Prüfungsamt vor.
• Falls unter den Prüfenden ein externe Person und/oder eine Professorin bzw. ein Professor a.D. sein sollte, legen Sie uns bitte jeweils die vollständige Adresse, sowie die E-Mail-Adresse vor.
• Anschließend legen wir Ihre Kommission der Dekanin bzw. dem Dekan und dem Promotionsausschussvorsitz zur Genehmigung vor und fordern bei den beiden genannten Gutachterinnen bzw. Gutachtern die Gutachten an.
• Sobald das letzte Gutachten eingeht, legen wir die Arbeit 2 Tage später zur Einsicht für die Professorengruppe aus. Die Auslagefrist beträgt 2 Wochen in der Vorlesungszeit und 4 Wochen in der vorlesungsfreien Zeit. Wenn die Auslage nur z.T. in die vorlesungsfreie Zeit fällt, beträgt die Frist ebenfalls 4 Wochen. Da zwischen Bekanntgabe des Disputationstermins und dem Stattfinden der Disputation mindestens eine Woche liegen muss, kann die Disputation frühestens eine Woche nach der Auslage terminiert werden. (Kurz: Zwischen Gutachteneingang und Disputationstermin liegen min 3,5 bzw. 5,5 Wochen!)
• Bitte beachten Sie: Sie, als Promotionskandidatin bzw. -kandidat, dürfen Ihre Gutachten erst nach dem Ablauf der Auslagefrist in den Räumen des Prüfungsamtes einsehen.
• Sobald Sie gemeinsam mit der Kommission einen Disputationstermin festgelegt haben, teilen Sie uns diesen schnellstmöglich mit. Bitte geben Sie das Datum, die Uhrzeit und die vollständige Adresse (inkl. Raumnummer) an.
• Die entsprechenden Daten der Räume fnden Sie in JLUmaps, die Raumverfügbarkeit können Sie über die Raumsuche in Stud.IP prüfen und dort auch die Buchung vornehmen. Sollten Sie keinen Stud.IP-Zugang haben, wenden Sie sich direkt an die Raumvergabe des entsprechenden Fachbereiches (FB07: raumvergabe, FB08: rv-fb08).
• Die Disputation muss innerhalb eines halben Jahres nach Ende der Auslagefrist erfolgen, ansonsten ist die Promotionsprüfung endgültig nicht bestanden.

• Nach der Disputation müssen Sie eventuell noch Auflagen Ihrer Prüfer erfüllen oder anderweitige Änderungen bedingt durch eine angestrebte Veröffentlichung durch einen Verlag (Buch, Zeitschrift) an der Dissertationsschrift vornehmen und dann Ihre Arbeit veröffentlichen.
  Auflagen werden Ihnen schriftlich von der vorsitzenden Person Ihrer Prüfungskommission mitgeteilt. Nach Erfüllung der Auflagen bzw. Durchführung anderweitiger Änderungen senden Sie die aktualisierte Version Ihrer Dissertation in digital durchsuchbarer Form (pdf, nicht größer als 15 MB) per Email an die vorsitzende Person Ihrer Prüfungskommission und setzen dabei das Naturwissenschaftliche Prüfungsamt in Kopie.
  Sobald Sie von vorgenanntem Kommissionsmitglied die Freigabe zur Veröffentlichung der Dissertation erhalten, lassen Sie uns die unterschriebene Erklärung zur Veröffentlichung der Dissertation zukommen.
• Die Veröffentlichung muss innerhalb eines Jahres nach bestandener Disputation erfolgen, es sei denn, es liegt ein Sperrvermerk vor. Versäumt die Doktorandin oder der Doktorand schuldhaft die gesetzte Frist, erlöschen die durch die Promotionsleistung erworbenen Rechte. Welche Möglichkeiten der Veröffentlichung es gibt, entnehmen Sie bitte den aktuellen Richtlinien für Promotionsordnungen an der JLU Gießen.
• Die Endfassung der Dissertation gilt der wissenschaftlichen Öffentlichkeit in angemessener Weise als zugänglich gemacht, wenn die Verfasserin oder der Verfasser entsprechende Pflichtexemplare unentgeltlich an die Universitätsbibliothek abliefert (4.3 der Richtlinien für Promotionsordnungen an der JLU Gießen). Bitte beachten Sie die diesbezüglichen Informationen der Universitätsbibliothek.

Sie erhalten Ihre Urkunde von uns nach Absprache persönlich oder per Post, sobald

• die UB uns darüber informiert hat, dass Sie Ihre Dissertation veröffentlicht haben,
• die unterschriebene Erklärung zur Veröffentlichung der Dissertation bei uns eingegangen ist und
• die Promotionsgebühren in Höhe von 150 EUR bei uns eingegangen sind:
  
  • Empfänger: Justus-Liebig-Universität Gießen
  • Kreditinstitut: Landesbank Hessen-Thüringen
  • BIC: HELADEFF
  • IBAN: DE98 5005 0000 0001 0065 50
  • Verwendungszweck: Promotion zum Dr. rer. nat. Name, Vorname