Unbeabsichtigt geteilte Dateien innerhalb der JLU über Microsoft Online-Dienste

Vor einigen Wochen haben wir darauf hingewiesen, dass eine datenschutzkonforme Nutzung der Videokonferenzfunktion von MS Teams derzeit nicht gegeben ist.
Da diese Plattform in den vorangegangenen Monaten jedoch für zahlreiche Konferenzen genutzt wurde, möchten auf folgende Gegebenheit aufmerksam machen.

Bei der Bereitstellung von Dateien mithilfe von Microsoft Online-Diensten / Teams wurden, abhängig von der Vorgehensweise bei der Veröffentlichung, als Voreinstellung weitreichende Zugriffsrechte für Angehörige der JLU vergeben. Melden sich diese Nutzer mit dem über die JLU angelegten Microsoft-Konto bei der Suchmaschine Bing an, werden ihnen bei der Personen-Suche auch alle zugehörigen, geteilten Dokumente dieser Person vorgeschlagen (https://www.microsoft.com/de-de/edge/business/intelligent-search-with-bing).

Diese von Microsoft gewünschte Komfortfunktion ist sicher nicht allen Nutzerinnen und Nutzern bewusst und die Freigabe der Dateien für alle JLU-Angehörigen nicht immer beabsichtigt.
Daher haben wir kürzlich die Standard-Einstellung dahingehen geändert, dass Daten nur den vom Benutzer angegebenen Personen präsentiert werden.
Die Konfigurationsänderung hat jedoch keine Auswirkungen auf Dateien, die vor diesem Zeitpunkt veröffentlicht worden sind.
Sofern Sie Daten unter Verwendung Ihres Teams-Kontos geteilt haben, raten wir dazu, den Kreis der zugriffsberechtigten Nutzer zu prüfen.

Unabhängig davon empfehlen wir die Nutzung der vom HRZ zur Verfügung gestellten JLUBox/Hessenbox, wie in der Anleitung für MS Teams erwähnt.

Unintentionally shared files via Microsoft online services within JLU

A few weeks ago, we pointed out that the video conferencing function of MS Teams is currently not used in a privacy-compliant manner.
However, as this platform was used for numerous conferences in the previous months, we would like to draw attention to the following situation.

When files are made available using Microsoft Online Services / Teams, far-reaching access rights for members of the JLU have been assigned as a default setting, depending on the publishing procedure. If these members log in to the Bing search engine with the Microsoft account created via the JLU, all associated, shared documents of the person they are looking for are also suggested to them in the person search (https://www.microsoft.com/de-de/edge/business/intelligent-search-with-bing).

Certainly not all users are aware of this convenience feature desired by Microsoft, and sharing files with all JLU members is not always intentional.
Therefore, we recently changed the default setting to present data only to the people specified by the user.
However, the configuration change does not affect files that were published prior to that time.
To the extent that you have shared data using your Teams account, we advise that you review the group of users authorized to access the data.

Regardless of this, we recommend using the JLUBox/Hessenbox provided by the HRZ, as mentioned in the MS Teams instructions.