Das HRZ stellt allen Studierenden und Bediensteten der JLU eine E-Mail-Adresse und ein elektronisches Postfach für E-Mails und andere Funktionen zur Verfügung.
Es gibt eine Pflicht, dieses Postfach zu nutzen.
Beantragung einer E-Mail-Adresse
Studierende bekommen automatisch eine E-Mail-Adresse sowie den zugehörigen Benutzernamen bei der Einschreibung ausgehändigt. Infos in ILIAS.
Mitarbeitende bekommen mit Dienstantritt eine E-Mail-Adresse, die ihrem Account zugeordnet ist.
Damit das Postfach angelegt wird, muss der Account im IAM aktiviert werden. Daher ist es wichtig, den Anweisungen in den Mitteilungen zum Studienbeginn bzw. Dienstantritt zu befolgen.
E-Mail-Adressen an der JLU
Für eine korrekte Funktion ist es zwingend erforderlich, dass nur die Ihnen zugewiesene, vollständige und gültige E-Mail-Adresse verwendet wird.
Sie können Ihre E-Mail-Adresse im IAM (hier) einsehen.
Der Namensteil (Bereich vor dem @) setzt sich aus dem Rufnamen und dem Nachnamen getrennt durch einen Punkt zusammen.
Beispiel: Für Manfred Herbert Mustermann, Beschäftigter der JLU, bei dem "Manfred" als Rufname hinterlegt ist, ergibt sich folgende E-Mail-Adresse: manfred.mustermann@uni-giessen.de
Besteht der Rufname aus mehreren durch Leerzeichen getrennten Namen, wird ab dem zweiten Vornamen jeder weitere Vorname durch ein Initial abgekürzt.
Beispiel: Für Martina Margret Musterfrau, Studierende der JLU, deren Rufname mit Martina Margret belegt ist, ergibt sich dann folgende E-Mail-Adresse: martina.m.musterfrau@stud.uni-giessen.de
Jede E-Mail-Adresse darf nur einmal existieren. Sollte die berechnete E-Mail-Adresse bereits existieren, wird die E-Mail-Adresse der neuen Person mit der nächsten freien Ziffer nummeriert.
Beispiel: Wenn die berechnete E-Mail-Adresse peter.muster@uni-giessen.de bereits durch eine andere Person genutzt wird, so erhält die Person, die neu an die JLU eintritt, die E-Mail-Adresse peter.muster-2@uni-giessen.de bzw. sollte diese ebenfalls belegt sein peter.muster-3@uni-giessen.de
Exchange
Exchange integriert die Organisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten in das elektronische Postfach. Die gemeinsame Nutzung innerhalb von Instituten erleichtert die Koordination.
Durch Freigabe von Kalendern oder einzelnen Terminen, von Aufgaben oder von E-Mail-Ordnern kann eine bessere Zusammenarbeit erreicht werden. In einem gemeinsam genutzten Kalender kann z.B. jede:r Mitarbeiter:in ihren Urlaub eintragen.
Das HRZ stellt Microsoft Exchange Server 2019 zur Verfügung. E-Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen, Kontakte, unpersönliche Mailkonten (Shared Mailbox) sind Funktionen.
Die JLU benutzt kein Exchange Online. Ihre E-Mails und anderen Inhalte sind ausschließlich auf JLU-Servern gespeichert.
Speicherplatz
Wichtig: Exchange ist keine Dateiablage. Anhänge und andere Elemente gehören nicht in Exchange sondern in z.B. Winfile. Löschen Sie daher Anhänge.
Senden Sie Anhänge möglichst als Link mit der Hessenbox.
Mitarbeitende erhalten zu Beginn 10 GB. Schrittweise kann auf bis zu 25 GB erhöht werden. Nach 25 GB kann ein 100 GB Online-Archiv aktiviert werden.
Studierende erhalten 5 GB Speicherplatz. Es kann nicht vergrößert werden. Sollte der Speicherplatz nicht ausreichen und auch das Löschen von alten E-Mails nicht reichen, empfehlen wir den Export von alten E-Mails in eine PST und das Ablegen dieser PST auf dem Home-Laufwerk.
Shared Mailbox erhält zu Beginn 10 GB. Dies kann auf 50 GB vergrößert werden. Nach 80 GB kann ein 100 GB Online-Archiv aktiviert werden.
Online-Archiv
Mitarbeitende können bei mehr als 25 GB Speicherplatzbedarf auf Anfrage ein Online-Archiv erhalten. Das Online-Archiv ist ein eigener Baum in Outlook bzw. OWA und Elemente aus dem Postfach werden dort automatisch hinverschoben. Voraussetzung ist Outlook in der Pro-Version oder OWA. Dieses Archiv ist kostenfrei.
Studierende können kein Online-Archiv erhalten.
Webmailer / Web-Oberfläche
Mit Outlook-Web-App (OWA) ist der Zugriff auf Exchange aus jedem Browser möglich:
Bitte verwenden Sie nur aktuelle Browser, die alle Updates installiert haben.
In das Feld "Benutzername" geben Sie bitte Ihre Kennung (z.B. J_A1B2C3D) ein.
Outlook
Um Exchange in vollem Umfang nutzen zu können, ist der Einsatz von Microsoft Outlook nötig.
Office Outlook 2016 und 2019 sind bis November 2025 möglich. Wir empfehlen Outlook 2024 oder Office 365.
Das Helpdesk unterstützt nur Outlook-Clients von Mitarbeiter:innen, die auf JLU-eigenen Geräten installiert sind. Privatgeräte werden nicht supportet. Für private Hardware und für Studierende stehen umfangreiche Anleitungen zur Verfügung, oder Sie können OWA (Link) nutzen.
Smartphone-App
Via Outlook-App: Die Verwendung der Outlook-App für iOS und Android ist nicht erlaubt.
Es werden die Zugangsdaten und die Mail-Inhalte auf US-Servern im Klartext gespeichert, was nicht empfehlenswert ist. Mehr Infos.
Via IMAP-App: Der Zugriff auf E-Mails kann auf jedem aktuellen Smartphone eingerichtet werden via IMAP.
Mögliche Apps: GMail, Apple Mail, K-9 Mail.
Wichtig: Es können nur E-Mails gesendet/empfangen werden. Unpersönliche E-Mail-Adressen (Shared Mailbox) können nicht via App abgerufen werden: Auf dem Smartphone nutzen Sie bitte OWA (Link).
Andere E-Mail-Programme
Der Zugriff auf E-Mail ist via IMAP in allen aktuellen Programmen möglich.
Kontotyp: IMAP/SMTP
Via IMAP können nur E-Mails empfangen werden. Zum Senden wird SMTP verwendet.
Zum Vergleich: Das bessere Protokoll heißt MAPI. Es kann neben E-Mails auch Kalender, Notizen, Kontakte, Aufgaben, etc. Das MAPI-Protokoll steht jedoch nur in bestimmten Anwendungen/Apps zur Verfügung.
Für eine korrekte Funktion ist es zwingend erforderlich, dass nur die Ihnen zugewiesene, vollständige und gültige E-Mail-Adresse verwendet wird.
Posteingang
- Server: exchange.uni-giessen.de
- Port: 993
- Verschlüsselung: SSL/TLS
- Authentifizierung: Passwort, normal
- Benutzername: ad\Accountkennung
- Passwort: Account-Passwort
Postausgang
- Server: smtp.uni-giessen.de
- Port: 587
- Verschlüsselung: STARTTLS
- Authentifizierung: Passwort, normal
- Benutzername: Accountkennung (nicht ad\Accountkennung)
- Passwort: Account-Passwort
Support
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Sie erreichen uns telefonisch unter 0641 99-13100